Rapports de vérification 2022
Résultats d’une vérification ponctuelle sur les nominations à des emplois occasionnels de moins d’un an
Principaux constats de la vérification
- Tous les dossiers vérifiés ont été considérés comme conformes en ce qui a trait au respect des conditions minimales d’admission à la classe d’emplois.
- Concernant le respect des dispositions relatives à la durée maximale permise de l'emploi et sa prolongation ou son renouvellement, pour le DPCP un dossier ne respectait pas le cadre normatif puisque la durée cumulative des deux contrats sur le même poste surpasse la durée maximale permise et pour le MSP, la Commission n'a pas été en mesure de confirmer le respect de la durée maximale permise des contrats dû à l'absence de documents.
- Concernant l’attribution de la rémunération, pour un dossier au MSP et un à la SQ il y a eu erreur dans la détermination du traitement lors de la nomination.
- Concernant la tenue de dossiers, dans trois dossiers au DPCP, les descriptions d'emplois étaient manquantes. Dans un dossier à la SQ, l’acte de nomination amendé à la suite du rajustement de la rémunération était manquant.
- Tous les dossiers vérifiés au MFFP et à RQ se sont avérés conformes. La Commission les félicite et les invite à poursuivre dans cette voie.
Les cinq recommandations de la Commission
Recommandation au DPCP
Recommandations au MSP
Recommandation à la SQ
Recommandation au DPCP et à la SQ
Résultats d’une vérification ponctuelle portant sur le classement du personnel professionnel au ministère de l’Enseignement supérieur
Constats
- Dans quatre dossiers, des employés occupaient des postes ayant des tâches semblables, sans appartenir au même corps d’emplois;
- Dans trois dossiers, le corps d’emplois attribué ne correspondait pas aux tâches effectuées dans la description d’emploi.
Surveillance des offres d’emploi publiées en ligne selon le nouveau processus de sélection au recrutement et à la promotion
Principaux constats
- Défaut de précéder le titre de l’emploi d’un astérisque pour un emploi de complexité supérieure;
- Défaut d’indiquer une clause de compensation (scolarité ou expérience de travail pertinente) ou clause erronée;
- Défaut d’indiquer la date prévue d’entrée en fonction;
- En promotion, absence du libellé voulant qu'il faut faire partie du personnel régulier de la fonction publique et du libellé pour les personnes ayant le droit de réintégrer la fonction publique;
- Défaut de mentionner la clause aspirant pour la scolarité, la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou la détention d’un permis de travail.
Recommandations
- s’assurer de la qualité des offres d’emploi qu’ils publient en ligne en respectant les exigences de fond et de forme dans la rédaction de ces dernières. À cet effet, elle recommande aux MO d'utiliser les documents élaborés par le SCT, plus particulièrement « Le gabarit d’offre d’emploi au recrutement et à la promotion » et le document « Exigences de l’emploi et vérification de la conformité des candidatures »;
- considérer l’utilisation des réseaux sociaux pour le recrutement pour chaque offre d’emploi.
- élaborer un modèle d'offre d’emploi en vue de la promotion dans la fiche informative « Le gabarit d’offre d’emploi au recrutement et à la promotion »;
- ajouter une légende pour l’utilisation de l’astérisque dans Recrutement en ligne (comme c’est le cas dans Emplois en Ligne) afin que les personnes candidates comprennent qu’il s’agit d’un emploi de complexité supérieure.
Publication des résultats d’une vérification ponctuelle portant sur l’attribution de la rémunération des cadres
Le 17 juin 2022, la Commission a transmis au ministère de la Famille (MFA), au ministère des Forêts, de la Faune et des Parcs (MFFP), au ministère des Finances (MFQ), au ministère de la Sécurité publique (MSP) et à Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ) les résultats d'une vérification ponctuelle portant sur l’attribution de la rémunération des cadres. L’objectif était de s’assurer du respect du cadre normatif en matière d’attribution de la rémunération, notamment de la Directive concernant l’ensemble des conditions de travail des cadres.
La Commission a examiné 72 dossiers.
Principaux constats de la vérification
- Tous les dossiers vérifiés ont été considérés conformes en ce qui a trait à l’attribution de la rémunération lors d’un recrutement.
- Concernant les nominations à la promotion, pour le MSP un dossier ne respectait pas le cadre normatif puisqu’il y a eu erreur dans la détermination du traitement lors de la nomination.
- Dans quatre dossiers au MSP et deux dossiers au MFFP la preuve de la révision du traitement ou le formulaire d’évaluation du rendement était manquante. L’acte de nomination amendé à la suite de l’ajustement du traitement était manquant dans un dossier au MFQ.
- Enfin, un dossier a été retiré, car la nomination est non conforme. En effet, la Directive concernant l’ensemble des conditions de travail des cadres et la Directive concernant les emplois occasionnels de la fonction publique ne prévoient pas pour les cadres d’être embauché à des emplois occasionnels pour les classes de 1 à 5.
Les quatre recommandations de la Commission
Recommandation au MSP
Réviser le dossier qui comporte une erreur dans l’attribution de la rémunération.
Recommandation au MFFP et au MSP
Mettre en place des mécanismes afin de consigner au dossier de l’employé les documents ayant servi à la révision du traitement.
Recommandation au MFQ
Mettre en place des mécanismes afin de consigner au dossier de l’employé les documents à jour ayant servi à sa nomination.
Recommandation au MFFP
Mettre fin à la nomination non conforme selon la Directive concernant l’ensemble des conditions de travail des cadres et l'article 1 de la Directive concernant les emplois occasionnels de la fonction publique.
Suivi des recommandations
En octobre 2022, la Commission terminait le suivi de l’application de la recommandation au ministère des Finances. Au vu des actions entreprises par ce ministère, la Commission considère qu’il a réalisé des progrès satisfaisants dans la mise en œuvre de la recommandation qui lui avait été formulée.
En juillet 2023, la Commission terminait le suivi de l’application des recommandations au ministère des Forêts, de la Faune et des Parcs et au ministère de la Sécurité publique. Au vu des actions entreprises par ces ministères, la Commission considère qu’ils ont réalisé des progrès satisfaisants dans la mise en œuvre des recommandations qui leur avaient été formulées.
Publication des résultats d’une vérification ponctuelle portant sur l’attribution de la rémunération des avocats et des notaires au ministère de la Justice
Mise à jour du 28 août 2023
Le 15 juin 2022, la Commission a transmis au ministère de la Justice du Québec (MJQ) les résultats d'une vérification ponctuelle portant sur l’attribution de la rémunération des avocats et des notaires. L’objectif était de s’assurer du respect du cadre normatif en matière d’attribution de la rémunération, notamment de la Directive concernant l’attribution de la rémunération des fonctionnaires et des dispositions de la Convention collective des avocats-notaires 2010-2015 (Convention) en ce qui a trait aux modalités d’avancements d’échelons et d’accès au niveau expert. La Commission a examiné 138 dossiers.
Principaux constats de la vérification
Tous les dossiers vérifiés ont été considérés comme conformes en ce qui a trait aux conditions d’admissibilité qui exigent, pour être admis à la classe d'avocat et notaire, qu’un candidat soit inscrit au tableau de l'Ordre des avocats du Québec ou de l'Ordre des notaires du Québec.
Le formulaire d’évaluation annuelle du rendement, aux fins d’avancement du dernier échelon, était manquant dans 51 % des dossiers des personnes se situant dans les échelons 1 à 18. Ainsi, le MJQ n’a pu confirmer que les juristes ont fait l’objet d’une évaluation annuelle démontrant un rendement satisfaisant.
Parmi les 31 dossiers se situant au niveau expert, le formulaire d’évaluation du rendement justifiant l’accès à ce niveau était manquant dans 58 % des dossiers. Dans 19 dossiers sur 31 (61 %), un courriel de rappel a été envoyé aux gestionnaires par la Direction des ressources humaines lorsque le juriste est près d’atteindre les deux ans requis pour accéder au niveau expert, ce que la Commission considère comme une bonne pratique. Ce courriel demande une recommandation écrite, mais il y est suggéré aux gestionnaires d’attester leur satisfaction en répondant par un simple courriel. Cette façon de faire contrevient aux dispositions de la Convention en ce qui concerne l’évaluation du rendement et l’accès au niveau de juriste expert. Si les parties décidaient de simplifier le processus, celui-ci devrait être officialisé dans les conditions de travail.
Parmi les 138 dossiers analysés, 73 avaient un horaire majoré. Pour 16 d’entre eux, le document justificatif était manquant ou les raisons invoquées pour octroyer l’horaire majoré ne correspondaient à aucune des dispositions prévues à la Convention.
La description d'emploi (DE) était manquante dans 64 dossiers (46 %). Pour les 74 dossiers ayant une DE, 65 (87 %) étaient incomplètes (non signée, non datée, non évaluée ou une combinaison de ces situations). Enfin, 28 DE (38 %) dataient de plus de dix ans. La Commission considère comme une bonne pratique le fait qu’une DE soit mise à jour avant de doter l’emploi ou, minimalement, aux dix ans. En effet, des situations récurrentes peuvent modifier les tâches d’un emploi, par exemple : les évolutions technologiques, les changements de structure administrative, les modifications normatives, la main-d’œuvre disponible ou les besoins de l’organisation.
Recommandations formulées au MJQ
- S’assurer d’appliquer correctement la Directive concernant l’attribution de la rémunération des fonctionnaires;
- S’assurer d’appliquer correctement les dispositions de la Convention collective des avocats et notaires 2010 2015 qui concernent les avancements d’échelons et l’accès au niveau de juriste expert, notamment que le juriste ait fait l’objet d’une évaluation annuelle démontrant un rendement satisfaisant;
- Consigner au dossier de l’employé tous les documents justifiant l’octroi du traitement, notamment le formulaire d’attribution de la rémunération, le formulaire d’évaluation du rendement et le document justifiant l’horaire majoré;
- Consigner au dossier de l’employé la description d’emploi à jour, dûment approuvée et évaluée.
Suivi des recommandations
Le 21 juillet 2023, la Commission terminait le suivi de l’application des recommandations découlant de cette vérification ponctuelle.
Au vu des actions que le MJQ a déjà entreprises, la Commission considère qu’il a réalisé des progrès satisfaisants dans la mise en œuvre des recommandations qui lui avaient été formulées.
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