Commission
de la fonction publique

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Rapports de vérification 2022

Résultats d’une vérification ponctuelle sur les nominations à des emplois occasionnels de moins d’un an

Le 28 octobre 2022, la Commission a transmis au Directeur des poursuites criminelles et pénales (DPCP), au ministère des Forêts, de la Faune et des Parcs (MFFP), au ministère de la Sécurité publique (MSP), à Retraite Québec (RQ) et à la Sureté du Québec (SQ) les résultats d’une vérification ponctuelle sur les nominations à des emplois occasionnels de moins d’un an. L’objectif était de s’assurer que les nominations d’une durée inférieure à un an respectent le cadre normatif, notamment la Directive concernant les emplois occasionnels de la fonction publique, la Directive concernant la classification et l’évaluation des emplois de la fonction publique et la Directive concernant l’attribution de la rémunération des fonctionnaires.

La Commission a examiné 39 dossiers.

Principaux constats de la vérification

Tous les dossiers vérifiés ont été considérés comme conformes en ce qui a trait au respect des conditions minimales d’admission à la classe d’emplois.
Concernant le respect des dispositions relatives à la durée maximale permise de l'emploi et sa prolongation ou son renouvellement, pour le DPCP un dossier ne respectait pas le cadre normatif puisque la durée cumulative des deux contrats sur le même poste surpasse la durée maximale permise et pour le MSP, la Commission n'a pas été en mesure de confirmer le respect de la durée maximale permise des contrats dû à l'absence de documents.
Concernant l’attribution de la rémunération, pour un dossier au MSP et un à la SQ il y a eu erreur dans la détermination du traitement lors de la nomination.
Concernant la tenue de dossiers, dans trois dossiers au DPCP, les descriptions d'emplois étaient manquantes. Dans un dossier à la SQ, l’acte de nomination amendé à la suite du rajustement de la rémunération était manquant.
Tous les dossiers vérifiés au MFFP et à RQ se sont avérés conformes. La Commission les félicite et les invite à poursuivre dans cette voie.

Les cinq recommandations de la Commission

Recommandation au DPCP

Prendre les mesures afin de s'assurer d'appliquer les règles énoncées dans la Directive concernant les emplois occasionnels de la fonction publique et ne pas prolonger ou renouveler les contrats au-delà de la durée permise par cette directive.

Recommandations au MSP

Prendre les mesures afin de s'assurer d'appliquer les règles énoncées dans la Directive concernant les emplois occasionnels de la fonction publique afin de démontrer le respect de la durée maximale permise par celle-ci.

Réviser le dossier qui comporte une erreur dans l’attribution de la rémunération.

Recommandation à la SQ

S’assurer d’appliquer correctement la Directive concernant l’attribution de la rémunération des fonctionnaires.

Recommandation au DPCP et à la SQ

Mettre en place des mécanismes afin de consigner au dossier de l’employé tous les documents ayant servi à sa nomination.

La Commission tient à souligner la bonne pratique du MSP et de RQ qui consiste à afficher la majorité des postes avant de les pourvoir par des contrats occasionnels de moins d'un an.

Résultats d’une vérification ponctuelle portant sur le classement du personnel professionnel au ministère de l’Enseignement supérieur

Le 11 novembre 2022, la Commission a transmis au ministère de l’Enseignement supérieur (MES) les résultats d’une vérification ponctuelle portant sur le classement du personnel professionnel, au 5 mai 2022.

Cette vérification avait pour objectif de s’assurer que le classement des emplois du personnel professionnel était conforme aux attributions principales et habituelles prévues à leurs directives de classification respective. Elle s’est ainsi assurée que les tâches inscrites à la description d’emploi (DE) correspondaient aux attributions caractéristiques de la catégorie, du corps et de la classe d’emplois. La Commission a examiné 56 dossiers.

Constats

Dans neuf dossiers, le ministère n’a pu fournir de description d’emploi permettant à la Commission de statuer sur la catégorie ou le corps d’emplois. Elle a constaté que tous les dossiers analysés étaient conformes en ce qui concerne la catégorie d’emplois de niveau professionnel. Toutefois, dans sept dossiers, le corps d’emplois a été considéré comme non conforme :

Dans quatre dossiers, des employés occupaient des postes ayant des tâches semblables, sans appartenir au même corps d’emplois;
Dans trois dossiers, le corps d’emplois attribué ne correspondait pas aux tâches effectuées dans la description d’emploi.

Le MES aurait dû s’assurer de la cohérence interne et du respect des directives de classification des emplois professionnels lors de l’attribution du classement de ces emplois.

Enfin, dans deux dossiers, les tâches présentes dans la DE et le contexte de l’emploi étaient similaires, alors que l’un d’eux était évalué de niveau standard et l’autre de niveau expert. Le MES aurait dû s’assurer de la cohérence organisationnelle lors de cette l’évaluation du niveau de complexité de ces emplois.

La Commission a formulé deux recommandations au MES.

Surveillance des offres d’emploi publiées en ligne selon le nouveau processus de sélection au recrutement et à la promotion

Des modifications ont récemment été apportées à la Loi sur de la fonction publique (LFP) permettant une réforme en profondeur de la façon de doter les emplois. En février 2022, un nouveau processus de sélection au recrutement et à la promotion a été déployé, notamment, pour permettre à la fonction publique québécoise de faire preuve d’agilité et de souplesse afin de mieux répondre aux enjeux de main-d’œuvre.

L’objectif de la présente surveillance était de s'assurer du respect des dispositions du nouveau processus de sélection par les ministères et les organismes (MO) lors de la publication des offres d’emploi en ligne dans le portail de la fonction publique (Recrutement en ligne ou Emplois en Ligne) et dans les réseaux sociaux suivants : Facebook, Twitter et LinkedIn.

La Commission de la fonction publique a analysé 764 offres d’emploi publiées en ligne entre le 28 février et le 1^er juin 2022, à savoir 721 offres d’emploi en vue du recrutement et 43 offres d’emploi en vue de la promotion. Cela représente 49 MO vérifiés.

Principaux constats

Bien que la Commission ait constaté que la majorité des offres d’emploi vérifiées était conforme et que les MO ont fait preuve de rigueur en ce qui a trait au cadre normatif, plusieurs cas d’irrégularités ont été identifiés, notamment, pour les motifs suivants :

Défaut de précéder le titre de l’emploi d’un astérisque pour un emploi de complexité supérieure;
Défaut d’indiquer une clause de compensation (scolarité ou expérience de travail pertinente) ou clause erronée;
Défaut d’indiquer la date prévue d’entrée en fonction;
En promotion, absence du libellé voulant qu'il faut faire partie du personnel régulier de la fonction publique et du libellé pour les personnes ayant le droit de réintégrer la fonction publique;
Défaut de mentionner la clause aspirant pour la scolarité, la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou la détention d’un permis de travail.

Lorsque le nouveau processus de sélection est utilisé, certains MO semblent avoir de la difficulté à différencier les libellés à inscrire dans les offres d’emploi en vue du recrutement et de la promotion. Par ailleurs, certains MO publient des offres d’emploi en vue de la promotion sur Recrutement en ligne alors qu’elles devraient l’être uniquement sur Emplois en Ligne. Rappelons que pour les processus en vue du recrutement, les offres paraissent sur Emplois en ligne et Recrutement en ligne.

Recommandations

La Commission invite les MO à :

s’assurer de la qualité des offres d’emploi qu’ils publient en ligne en respectant les exigences de fond et de forme dans la rédaction de ces dernières. À cet effet, elle recommande aux MO d'utiliser les documents élaborés par le SCT, plus particulièrement « Le gabarit d’offre d’emploi au recrutement et à la promotion » et le document « Exigences de l’emploi et vérification de la conformité des candidatures »;
considérer l’utilisation des réseaux sociaux pour le recrutement pour chaque offre d’emploi.

La Commission encourage le SCT à :

élaborer un modèle d'offre d’emploi en vue de la promotion dans la fiche informative « Le gabarit d’offre d’emploi au recrutement et à la promotion »;
ajouter une légende pour l’utilisation de l’astérisque dans Recrutement en ligne (comme c’est le cas dans Emplois en Ligne) afin que les personnes candidates comprennent qu’il s’agit d’un emploi de complexité supérieure.

Publication des résultats d’une vérification ponctuelle portant sur l’attribution de la rémunération des cadres

Le 17 juin 2022, la Commission a transmis au ministère de la Famille (MFA), au ministère des Forêts, de la Faune et des Parcs (MFFP), au ministère des Finances (MFQ), au ministère de la Sécurité publique (MSP) et à Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ) les résultats d'une vérification ponctuelle portant sur l’attribution de la rémunération des cadres. L’objectif était de s’assurer du respect du cadre normatif en matière d’attribution de la rémunération, notamment de la Directive concernant l’ensemble des conditions de travail des cadres.

La Commission a examiné 72 dossiers.

Principaux constats de la vérification

Tous les dossiers vérifiés ont été considérés conformes en ce qui a trait à l’attribution de la rémunération lors d’un recrutement.
Concernant les nominations à la promotion, pour le MSP un dossier ne respectait pas le cadre normatif puisqu’il y a eu erreur dans la détermination du traitement lors de la nomination.
Dans quatre dossiers au MSP et deux dossiers au MFFP la preuve de la révision du traitement ou le formulaire d’évaluation du rendement était manquante. L’acte de nomination amendé à la suite de l’ajustement du traitement était manquant dans un dossier au MFQ.
Enfin, un dossier a été retiré, car la nomination est non conforme. En effet, la Directive concernant l’ensemble des conditions de travail des cadres et la Directive concernant les emplois occasionnels de la fonction publique ne prévoient pas pour les cadres d’être embauché à des emplois occasionnels pour les classes de 1 à 5.

Les quatre recommandations de la Commission

Recommandation au MSP

Réviser le dossier qui comporte une erreur dans l’attribution de la rémunération.

Recommandation au MFFP et au MSP

Mettre en place des mécanismes afin de consigner au dossier de l’employé les documents ayant servi à la révision du traitement.

Recommandation au MFQ

Mettre en place des mécanismes afin de consigner au dossier de l’employé les documents à jour ayant servi à sa nomination.

Recommandation au MFFP

Mettre fin à la nomination non conforme selon la Directive concernant l’ensemble des conditions de travail des cadres et l'article 1 de la Directive concernant les emplois occasionnels de la fonction publique.

Publication des résultats d’une vérification ponctuelle portant sur l’attribution de la rémunération des avocats et des notaires au ministère de la Justice

Le 15 juin 2022, la Commission a transmis au ministère de la Justice du Québec (MJQ) les résultats d'une vérification ponctuelle portant sur l’attribution de la rémunération des avocats et des notaires. L’objectif était de s’assurer du respect du cadre normatif en matière d’attribution de la rémunération, notamment de la Directive concernant l’attribution de la rémunération des fonctionnaires et des dispositions de la Convention collective des avocats-notaires 2010-2015 (Convention) en ce qui a trait aux modalités d’avancements d’échelons et d’accès au niveau expert. La Commission a examiné 138 dossiers.

Principaux constats de la vérification

Tous les dossiers vérifiés ont été considérés comme conformes en ce qui a trait aux conditions d’admissibilité qui exigent, pour être admis à la classe d'avocat et notaire, qu’un candidat soit inscrit au tableau de l'Ordre des avocats du Québec ou de l'Ordre des notaires du Québec.

Le formulaire d’évaluation annuelle du rendement, aux fins d’avancement du dernier échelon, était manquant dans 51 % des dossiers des personnes se situant dans les échelons 1 à 18. Ainsi, le MJQ n’a pu confirmer que les juristes ont fait l’objet d’une évaluation annuelle démontrant un rendement satisfaisant.

Parmi les 31 dossiers se situant au niveau expert, le formulaire d’évaluation du rendement justifiant l’accès à ce niveau était manquant dans 58 % des dossiers. Dans 19 dossiers sur 31 (61 %), un courriel de rappel a été envoyé aux gestionnaires par la Direction des ressources humaines lorsque le juriste est près d’atteindre les deux ans requis pour accéder au niveau expert, ce que la Commission considère comme une bonne pratique. Ce courriel demande une recommandation écrite, mais il y est suggéré aux gestionnaires d’attester leur satisfaction en répondant par un simple courriel. Cette façon de faire contrevient aux dispositions de la Convention en ce qui concerne l’évaluation du rendement et l’accès au niveau de juriste expert. Si les parties décidaient de simplifier le processus, celui-ci devrait être officialisé dans les conditions de travail.

Parmi les 138 dossiers analysés, 73 avaient un horaire majoré. Pour 16 d’entre eux, le document justificatif était manquant ou les raisons invoquées pour octroyer l’horaire majoré ne correspondaient à aucune des dispositions prévues à la Convention.

La description d'emploi (DE) était manquante dans 64 dossiers (46 %). Pour les 74 dossiers ayant une DE, 65 (87 %) étaient incomplètes (non signée, non datée, non évaluée ou une combinaison de ces situations). Enfin, 28 DE (38 %) dataient de plus de dix ans. La Commission considère comme une bonne pratique le fait qu’une DE soit mise à jour avant de doter l’emploi ou, minimalement, aux dix ans. En effet, des situations récurrentes peuvent modifier les tâches d’un emploi, par exemple : les évolutions technologiques, les changements de structure administrative, les modifications normatives, la main-d’œuvre disponible ou les besoins de l’organisation.

Recommandations formulées au MJQ

S’assurer d’appliquer correctement la Directive concernant l’attribution de la rémunération des fonctionnaires;
S’assurer d’appliquer correctement les dispositions de la Convention collective des avocats et notaires 2010 2015 qui concernent les avancements d’échelons et l’accès au niveau de juriste expert, notamment que le juriste ait fait l’objet d’une évaluation annuelle démontrant un rendement satisfaisant;
Consigner au dossier de l’employé tous les documents justifiant l’octroi du traitement, notamment le formulaire d’attribution de la rémunération, le formulaire d’évaluation du rendement et le document justifiant l’horaire majoré;
Consigner au dossier de l’employé la description d’emploi à jour, dûment approuvée et évaluée.

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