Dossiers d’intérêt publiés dans le rapport
annuel 2009-2010
- Promotions sans concours
- Détermination du niveau d’un emploi
- Évaluation additionnelle
- Bonnes mœurs et antécédents judiciaires
- Sélection de candidats
- Utilisation d’une liste de déclaration d’aptitudes
- Vérification de l’admissibilité à des réserves de candidatures
- Désignations à titre provisoire pour des emplois de cadres
- Importance de transmettre une information suffisante aux personnes
Promotions sans concours
À la demande de neuf personnes, la Commission a effectué des enquêtes concernant des promotions sans concours au ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale (MESS). Six promotions sans concours avaient été accordées pour des emplois d’analyste de l’informatique et des procédés administratifs à l’intérieur d’une même direction.
Le Guide d’application sur la promotion sans concours énonce les conditions qui doivent être respectées par le délégataire du président du Conseil du trésor pour procéder à la vérification d’aptitudes. Ainsi, celui-ci doit donner la prépondérance à la vérification des habiletés de base de la classe d’emplois et utiliser les moyens d’évaluation appropriés à cette vérification. Or, le Ministère n’a pas vérifié les mêmes habiletés pour toutes les personnes visées.
Même s’il s’agissait de six emplois semblables, le Ministère a utilisé deux procédures d’évaluation différentes.En effet, même s’il s’agissait de six emplois semblables, le Ministère a utilisé deux procédures d’évaluation différentes. Bien que les deux procédures d’évaluation étaient adéquates et que les critères d’évaluation utilisés pour déclarer aptes les personnes promues étaient tous pertinents à la classe d’emplois, la Commission a recommandé au MESS d’utiliser des procédures d’évaluation uniformes, par souci d’équité, dans les prochains processus de promotion sans concours visant un même emploi, en évaluant les personnes en fonction des mêmes critères. Le ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale entend respecter la recommandation et s’assurera de l’uniformité des processus d’évaluation dans de telles situations.
Détermination du niveau d’un emploi
La Commission a effectué une enquête sur la détermination du niveau d’un emploi professionnel, soit celui de secrétaire d’un des forums de concertation en administration. Avant l’entrée en vigueur, en 2006, de la Directive concernant la détermination du niveau de complexité des emplois professionnels et la gestion des emplois de complexité supérieure, le titulaire de l’emploi recevait une prime qui lui a été retirée en vertu des règles, et ce, parce que cet emploi a été évalué agent d’information de niveau de complexité standard.
La Commission estime que le Secrétariat du Conseil du trésor a agi avec impartialité lors du retrait de cette prime. En effet, l’emploi a été évalué par un comité dûment constitué par le Secrétariat selon les règles et procédures établies. La Commission a constaté que l’emploi analysé était effectivement un emploi d’agent d’information de niveau de complexité standard conformément à la Directive.
De plus, le Cadre de gestion des forums de concertation en administration, adopté en 2005, indiquait que la description de l’emploi de secrétaire de forum était la même pour chacun des forums. Il précisait également que cette description correspondait à celle d’un emploi professionnel de niveau de complexité standard et que, sous réserve du plafond salarial, le titulaire de cet emploi pourrait avoir un niveau plus élevé que celui fixé.
En juin 2009, ce cadre de gestion a été modifié et le niveau de l’emploi de secrétaire des forums n’est plus précisé. Les décisions doivent être prises dans le respect des politiques du Conseil du trésor. En outre, il est prévu que le ministère des Services gouvernementaux est désormais responsable de l’application du cadre de gestion au lieu du Secrétariat du Conseil du trésor.
Aucune disposition du cadre normatif ne prévoit la possibilité pour un cadre, dans cette situation particulière, d’occuper un emploi professionnel et de conserver son traitement de cadre.La Commission a toutefois constaté qu’à l’automne 2009, les sept emplois de secrétaire des forums étaient occupés par des cadres. Or, aucune disposition du cadre normatif ne prévoit la possibilité pour un cadre, dans cette situation particulière, d’occuper un emploi professionnel et de conserver son traitement de cadre.
Par conséquent, compte tenu de l’absence de descriptions d’emplois pour la plupart des emplois de secrétaire des autres forums et de la présence de titulaires classés à des niveaux plus élevés que celui de l’emploi, la Commission a recommandé au ministère des Services gouvernementaux de faire ou de réviser les descriptions d’emplois de tous les secrétaires de forums, d’évaluer les emplois et de pourvoir à ceux-ci, dans un délai raisonnable, par des personnes ayant le classement correspondant au niveau évalué. En outre, si le classement des personnes ne correspondait pas au niveau de l’emploi évalué, la Commission a recommandé de procéder aux actions requises tout en s’assurant du caractère impartial et équitable des décisions, et ce, dans le respect de la Loi sur la fonction publique, de la Loi sur l’administration publique et du cadre normatif. Le ministère des Services gouvernementaux est d’accord avec ces constats. Depuis, il a revu les descriptions d’emplois et en a déterminé le niveau à la classe 4 de la classification des cadres.
Évaluation additionnelle
La Commission a effectué cinq enquêtes concernant l’évaluation de candidats lors de processus de sélection à la suite de concours de recrutement et de promotion. Quatre des cinq enquêtes ont été initiées par la Commission tandis que la cinquième faisait suite à la demande d’un candidat. Ces enquêtes concernaient des emplois de technicien, de professionnel et de cadre. Les processus de sélection ont eu lieu à la Société de l’assurance automobile du Québec, au ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale et au ministère du Revenu du Québec.
La reprise, dans un processus de sélection, d’un critère ayant déjà été retenu lors de la procédure de concours, ou l’ajout d’un nouveau critère requis pour l’emploi contreviennent à l’article 48 de la Loi sur la fonction publique.La Commission a observé que des évaluations additionnelles avaient été faites au cours des processus de sélection. Pour ce faire, divers moyens d’évaluation ont été utilisés. Ainsi, un examen pratique (exercice de groupe) portant sur des habiletés telles que l’analyse, la capacité d’adaptation, la créativité et la prise de décision a été administré à un certain nombre de candidats déclarés aptes et devait l’être éventuellement à tous les autres. Des entrevues structurées ont également été menées pour vérifier des habiletés telles que l’esprit d’équipe et le sens des relations humaines ou encore des connaissances du domaine d’activités. Enfin, un examen écrit portant sur des habiletés comme l’esprit d’analyse et de synthèse et l’habileté à rédiger a été exigé.
Selon la Commission, la reprise, dans un processus de sélection, d’un critère ayant déjà été retenu lors de la procédure de concours ou l’ajout d’un nouveau critère requis pour l’emploi, constitue une procédure qui contrevient à l’article 48 de la Loi sur la fonction publique. Cet article prévoit que l’évaluation des candidats est basée, au moment du concours, sur des critères précis – connaissances, expériences, aptitudes requises pour l’emploi - soit bien avant la constitution de la liste de déclaration d’aptitudes. Or, dans ces enquêtes, en comparant le processus du concours et celui de la sélection, la Commission a découvert que les candidats avaient à nouveau été évalués selon l’un ou plusieurs de ces critères et même en fonction de nouveaux critères.
La Commission considère que ces pratiques démontrent, d’une part, que les gestionnaires ne connaissent peut-être pas les critères retenus lors des concours et, d’autre part, qu’ils croient que la procédure d’évaluation utilisée pour les concours est insuffisante pour juger de l’aptitude des candidats.
Elle est d’avis qu’en plus de ne pas être équitables envers les personnes évaluées à nouveau, ces pratiques engendrent des coûts significatifs, notamment pour l’élaboration d’examens.
La Commission s’est déjà prononcée sur le fait qu’inviter des candidats à une entrevue de sélection ou à un entretien d’embauche est conforme à la Loi sur la fonction publique, pourvu que les gestionnaires n’effectuent pas une évaluation additionnelle des connaissances, des expériences ou des aptitudes des candidats.
À la suite de ces enquêtes, la Commission a recommandé aux ministères et à l’organisme concernés de prendre les mesures nécessaires pour s’assurer qu’il n’y ait pas, dans les prochains processus de sélection, d’évaluations additionnelles à celles effectuées lors des concours qui ont donné lieu à la constitution des listes de déclaration d’aptitudes ayant servi à la sélection des personnes.
Les ministères et l’organisme ont pris acte des constats faits par la Commission et ont reconnu avoir procédé à des évaluations additionnelles. De plus, ils ont identifié certains moyens afin que les responsables de la dotation des directions des ressources humaines et les gestionnaires ne reproduisent pas ces façons de faire qui contreviennent à la Loi.
Bonnes moeurs et antécédents judiciaires
La Commission a effectué deux enquêtes concernant le refus de l’admissibilité d’un candidat à un concours de recrutement tenu afin de pourvoir à des emplois d’agents de protection de la faune au ministère des Ressources naturelles et de la Faune, et d’un autre candidat à un concours de recrutement visant à pourvoir à des emplois d’agents de services correctionnels au ministère de la Sécurité publique.
L’objet de ces enquêtes était, notamment, de déterminer si les ministères avaient agi avec équité et impartialité lorsque fut prise la décision de ne pas admettre ces personnes aux concours et lors de la révision de cette décision. Les ministères ont vérifié leur admissibilité entre autres au regard de l’une des conditions minimales d’admission prévues aux directives de classification des classes d’emplois des agents de la paix, soit satisfaire aux exigences d’une enquête sur les bonnes mœurs et les antécédents judiciaires.
Lors de l’enquête concernant l’emploi d’agent de protection de la faune, la Commission a constaté que le Ministère n’avait pas informé le candidat qu’il pouvait demander une révision de la décision concernant son admissibilité. Le candidat avait d’abord été recruté comme occasionnel avant que les autorités ministérielles ne reçoivent le rapport d’enquête sur les bonnes moeurs et les antécédents judiciaires. À la suite d’informations complémentaires fournies par le candidat, celui-ci a été mis à pied et n’a pas été admis au concours de recrutement.
À la suite de la demande de révision du candidat, le Ministère a, pour la première fois, constitué un comité de révision d’une décision de ce type.
La Commission a décelé plusieurs lacunes relatives au processus de révision. Ainsi, elle est d’avis qu’il s’apparentait à un processus quasi judiciaire et, en l’occurrence, qu’il était inapproprié puisque la décision d’un comité de révision sur la vérification de l’admissibilité d’une personne est de nature administrative.
L’objet, le mandat et les rôles des membres d’un comité de révision d’une décision administrative doivent être pertinents et clairs pour que le processus soit transparent et équitable.En outre, la décision du comité n’a pas porté sur l’objet même de la décision qui devait être révisée, c’est-à-dire l’admissibilité du candidat, mais plutôt sur son congédiement. Enfin, la Commission a noté que le mandat des membres du comité de révision n’était pas clair, que leurs rôles étaient confus et que les membres du comité avaient été eux-mêmes mal informés de l’objet de la révision. Le candidat, bien qu’informé de la tenue d’un comité de révision, ne l’a pas été adéquatement sur son mandat, le rôle de ses membres et son fonctionnement.
Par conséquent, la Commission a recommandé au ministère des Ressources naturelles et de la Faune de reprendre la révision de la décision relative à l’admissibilité du candidat. Elle a également réitéré la recommandation qu’elle avait émise dans son rapport produit en janvier 2008 et intitulé Rapport de vérification concernant les enquêtes sur les bonnes moeurs et les antécédents judiciaires ainsi que l’examen médical exigé pour l’admission aux classes d’emploi des agents de la paix, à savoir que les ministères doivent informer les candidats de la possibilité de demander la révision d’une décision d’admissibilité.
Elle y précisait également que la considération de l’ensemble des éléments du contexte, au moment de la prise de décision, favorise le traitement équitable des candidatures. Quant au comité de révision, il doit nécessairement être composé de gestionnaires différents de ceux qui ont pris la décision initiale et à qui l’on avait donné une formation en éthique. La Commission tient à rappeler ces éléments du rapport qui s’appliquent aux enquêtes visées et qui doivent guider les ministères dans leur prise de décisions.
Enfin, le Ministère ne reprendra pas la révision de la décision à l’égard du candidat. Toutefois, il s’engage à davantage baliser ses façons de faire à l’avenir.
À la suite d’une autre enquête menée au ministère de la Sécurité publique, la Commission a constaté que le candidat avait été informé de la possibilité de demander la révision de son admissibilité et, qu’à la suite de cette demande, un comité avait été formé. Ce comité, dont le mandat était clair, a été adéquatement constitué et il a maintenu la décision de refuser la candidature. Toutefois, une enquête plus avancée a été demandée par le Ministère, lequel a mis en place un deuxième comité de révision composé de nouveaux gestionnaires connaissant bien l’emploi à pourvoir, et qui devait analyser l’ensemble de l’information obtenue. Ce comité a finalement décidé d’admettre le candidat à la classe d’emplois d’agents de services correctionnels.
La Commission n’a émis aucune recommandation relativement à cette dernière enquête puisqu’elle estime que le processus d’enquête a été suivi de manière objective, impartiale et équitable en considérant tous les éléments pertinents dans leur contexte.
Sélection de candidats
À la suite de quatre enquêtes, la Commission a constaté que le ministère du Revenu du Québec ajoutait une condition d’admission à celles prévues à la Directive concernant la classification de la catégorie du personnel professionnel lors de la nomination de candidats à des emplois de vérificateur fiscal en vérification externe.
En effet, l’appel de candidatures ayant servi à tenir un concours d’agent de la gestion financière et, par la suite, à constituer une liste de déclaration d’aptitudes prévoyait les conditions minimales d’admission inscrites à la Directive. Plus précisément, il était mentionné que l’expérience pertinente pouvait compenser le diplôme universitaire exigé, en l’occurrence un baccalauréat en administration avec des concentrations particulières. Toutefois, au moment de pourvoir à un emploi, le Ministère exigeait que les candidats déclarés aptes aient l’équivalent d’un certificat universitaire en comptabilité pour être nommés à un emploi de vérificateur fiscal en vérification externe. Ce motif de refus est inacceptable à cette étape à la fois au regard de la Loi sur la fonction publique, de la Loi sur l’administration publique et de la valeur d’équité.
Dans l’appel de candidatures, les conditions d’admission ne mentionnaient aucune exigence additionnelle, ce qui veut dire que les conditions minimales d’admission devaient s’appliquer intégralement tout au long du processus.D’abord, il faut rappeler que la Directive prévoit qu’un candidat, qui a un nombre d’années de scolarité inférieur au diplôme universitaire terminal dans une discipline pertinente aux attributions du corps d’emplois, et dont l’obtention requiert un minimum de seize années d’études, est aussi admis à la condition qu’il compense chaque année de scolarité manquante par deux années d’expérience pertinente aux attributions du corps d’emplois. Or, dans l’appel de candidatures, les conditions d’admission ne mentionnaient aucune exigence additionnelle, ce qui veut dire que les conditions minimales d’admission devaient s’appliquer intégralement tout au long du processus. C’est d’ailleurs ce qui a été fait au moment de la tenue du concours. Cependant, le Ministère ne peut ajouter, dans une étape ultérieure, des exigences additionnelles qui sont au-delà des conditions minimales d’admission.
Le Ministère devait également respecter l’article 38 du Règlement sur la tenue de concours qui précise qu’une liste de déclaration d’aptitudes n’est valide que pour les utilisations annoncées dans l’appel de candidatures. Il doit alors se conformer à ce qu’il a annoncé et appliqué lors du concours, c’est-à-dire utiliser la liste de déclaration d’aptitudes pour des emplois qui requièrent des conditions minimales d’admission et tenir compte des clauses de compensation de la scolarité par de l’expérience pertinente.
La Commission a donc recommandé au Ministère de s’assurer que les processus de sélection pour pourvoir aux emplois de vérificateur fiscal en vérification externe n’en restreignent pas l’accès par des exigences additionnelles concernant la scolarité qui n’ont pas été annoncées dans l’appel de candidatures.
Le Ministère a décidé de ne pas donner suite à cette recommandation. Il soutient que la nature complexe des dossiers traités par les titulaires des emplois requiert un certificat en comptabilité et que celui-ci est une exigence minimale.
La Commission maintient qu’un certificat universitaire n’est pas une condition minimale d’admission en vertu de la Directive. Elle estime aussi que si des exigences additionnelles sont requises pour ces emplois, le Ministère doit s’assurer qu’elles sont conformes aux règles en vigueur dans la fonction publique. Ainsi, ces exigences devraient, par souci de transparence, être inscrites dans l’appel de candidatures.
Utilisation d’une liste de déclaration d’aptitudes
La Commission a effectué une enquête sur un processus de sélection pour quatre emplois occasionnels de conseiller en affaires internationales au ministère de l’Immigration et des Communautés culturelles.
L’appel de candidatures du concours de recrutement précisait que la connaissance de l’anglais serait évaluée par un examen écrit. Par la suite, les candidats admis au concours ont été informés que la connaissance de l’anglais serait évaluée, le cas échéant, au moment de la dotation des emplois et non dans le cadre du concours. Enfin, à partir de la liste de déclaration d’aptitudes constituée, le Ministère a sélectionné vingt et un candidats sur la base de leur connaissance de l’anglais, et les a convoqués à une entrevue où il n’a toutefois pas évalué cette connaissance.
D’une part, la Commission considère que l’annonce dans l’appel de candidatures qu’un examen écrit comportera une évaluation de la connaissance de l’anglais a pu empêcher des personnes de présenter leur candidature et ainsi limiter l’accessibilité aux emplois. D’autre part, elle estime que le Ministère ne devait pas limiter la sélection aux personnes ayant mentionné une connaissance de l’anglais. Manifestement, cette connaissance n’était pas une exigence essentielle.
L’annonce, dans l’appel de candidatures, qu’un examen écrit comportera une évaluation de la connaissance de l’anglais a pu empêcher des personnes de présenter leur candidature et ainsi limiter l’accessibilité aux emplois.La Commission a recommandé au Ministère de ne plus utiliser, ni prolonger la durée de la liste de déclaration d’aptitudes constituée à la suite de ce concours de recrutement. Le Ministère en a toutefois prolongé la durée afin de pouvoir nommer de nouveau les personnes occasionnelles qui étaient à son emploi. Cependant, il n’entend plus l’utiliser pour d’autres nominations.
Vérification de l’admissibilité à des réserves de candidatures
La Commission a procédé à des enquêtes concernant la vérification de l’admissibilité de personnes à une réserve de candidatures de conseillers ou conseillères en gestion des ressources humaines comportant des concours exigeant de trois à quatorze années d’expérience. Elle a recommandé d’admettre deux personnes à la suite de ces enquêtes.
En effet, la Commission a constaté que le Centre de services partagés du Québec (CSPQ) avait considéré pertinente une expérience de travail de conseiller en emploi pour trois personnes, compte tenu des tâches décrites dans leur offre de service. La Commission a reconnu que cette même expérience de travail était aussi pertinente pour deux autres personnes que le CSPQ a admises à la suite de ses recommandations.
La Commission a également effectué dix enquêtes sur la vérification de l’admissibilité de personnes à une réserve de candidatures constituée par le CSPQ, en février 2009, afin de pourvoir à des emplois de préposées ou préposés aux renseignements dans divers ministères et organismes.
À la suite de ces enquêtes, la Commission a recommandé au CSPQ d’admettre trois personnes et de réviser l’admissibilité de tous les candidats susceptibles d’être admissibles en fonction de la condition minimale d’admission suivante : posséder trois années d’expérience pertinente aux attributions de préposée ou préposé aux renseignements, notamment dans le domaine du service à la clientèle.
L’expérience reconnue pertinente par le CSPQ n’était pas préparatoire, mais plutôt égale ou supérieure au niveau de la classe d’emplois des préposés aux renseignements.En effet, la Commission a constaté que l’expérience reconnue pertinente par le CSPQ n’était pas préparatoire, mais plutôt égale ou supérieure au niveau de la classe d’emplois des préposés aux renseignements. Cette application n’est pas conforme à la Directive concernant la classification des emplois de la fonction publique et sa gestion, aux conditions d’admission de la classe d’emplois des préposés aux renseignements et au Guide sur la tenue de concours de recrutement et de promotion.
La Directive concernant la classification des emplois de la fonction publique et sa gestion prévoit des règles précises concernant la vérification de l’admissibilité : « Pour être admis à une classe d’emploi, un candidat doit rencontrer les conditions minimales d’admission suivantes : […] posséder l’expérience pertinente correspondant à la classe d’emploi visée; pour être reconnues pertinentes, la scolarité et l’expérience exigées aux conditions minimales d’admission doivent avoir permis l’acquisition de connaissances ou d’habiletés préalables à l’exécution des emplois du niveau de la classe visée ».
Le CSPQ a admis les trois personnes pour lesquelles la Commission a fait des recommandations. Toutefois, il n’appliquera pas la recommandation générale qui vise la révision de l’admissibilité des candidats susceptibles de l’être.
La Commission a aussi recommandé d’admettre deux personnes à des réserves de candidatures constituées par le CSPQ afin de pourvoir à des emplois d’agents d’indemnisation à la Commission de la santé et de la sécurité du travail et à la Société de l’assurance automobile du Québec et de techniciens en vérification fiscale ainsi que d’agents de recouvrement fiscal au ministère du Revenu du Québec. Le CSPQ n’avait pas tenté d’obtenir les informations complémentaires qui auraient pu rendre admissibles ces personnes à la réserve de candidatures alors qu’il aurait dû le faire. Il a admis les personnes à la suite des recommandations de la Commission.
Désignations à titre provisoire pour des emplois de cadres
La Commission a procédé à quatre enquêtes relativement à des désignations à titre provisoire de personnes qui n’étaient pas déclarées aptes à des emplois de cadres alors que trois des quatre requérants l’étaient.
Trois enquêtes portaient sur des emplois de cadres, classe 4 au ministère du Revenu du Québec (MRQ), au ministère des Ressources naturelles et de la Faune (MRNF) et à la Sûreté du Québec (SQ), la quatrième concernait un emploi de cadre, classe 7 au MRNF.
Les désignations à titre provisoire sont permises en vertu des directives du Conseil du trésor et des conventions collectives applicables. Toutefois, les désignations devraient être d’une durée limitée et ne pas se prolonger indûment. De plus, le processus de dotation devrait être enclenché le plus rapidement possible lorsqu’un emploi est vacant. Dans son rapport de vérification de 2007 sur les désignations à titre provisoire pour des emplois de cadres, la Commission recommandait notamment aux ministères et aux organismes de ne pas effectuer de désignations à titre provisoire qui excèdent douze mois. Elle demandait aussi d’expliquer les motifs pour lesquels les emplois vacants étaient pourvus de façon provisoire, particulièrement lorsqu’il y avait des employés déclarés aptes sur une liste de déclaration d’aptitudes. En conclusion du suivi de cette vérification effectué en 2009-2010, la Commission réitère les recommandations formulées en 2007 étant donné que les ministères et les organismes concernés n’avaient pas ou peu appliqué ses recommandations.
Concernant les enquêtes de l’année en cours, la durée des désignations à titre provisoire pour des emplois de cadres, classe 4, variait de 12 à 18 mois et les désignations étaient toujours en vigueur en mars 2010. Malgré le nombre élevé de candidats déclarés aptes sur les listes de déclaration d’aptitudes de cadres, classe 4, deux ministères et un organisme n’ont pas été en mesure de trouver un candidat qui répondait au profil recherché. L’emploi du MRNF requérait de l’expérience dans le domaine de la foresterie, alors que celui du MRQ nécessitait à la fois des habiletés particulières de gestion et des connaissances du domaine d’activités. L’emploi de la SQ, quant à lui, exigeait des connaissances variées en informatique.
Les ministères et les organismes ont souvent besoin de cadres connaissant les contenus de travail, alors que seules des habiletés en gestion ont été évaluées dans les concours centralisés.L’étude de la Commission sur les listes interministérielles de déclaration d’aptitudes pour la classe 4 du personnel d’encadrement, effectuée en mars 2009, soulignait d’ailleurs que les ministères et les organismes ont souvent besoin de cadres connaissant les contenus de travail, alors que seules des habiletés en gestion ont été évaluées dans les concours centralisés.
Bien que les ministères et l’organisme sur lesquels portaient les enquêtes soient préoccupés par la durée des désignations qui sont toujours en vigueur, ils comptent sur la tenue d’un nouveau concours visant à pourvoir à des emplois de cadres, classe 4, et sur la constitution de la liste de déclaration d’aptitudes qui en découlera pour effectuer les nominations.
Par ailleurs, l’emploi de cadre, classe 7, au MRNF était occupé par intérim depuis près de quatre ans par une personne qui n’était pas inscrite sur une liste de déclaration d’aptitudes. Malgré ses efforts, le Ministère n’avait pas encore réussi à pourvoir à cet emploi de manière permanente, soit parce que les candidats pressentis ont refusé l’emploi ou parce qu’ils ne répondaient pas au profil recherché. De toute manière, la durée de cette désignation à titre provisoire est excessive. Depuis, le Ministère a mis fin à la désignation à titre provisoire et a nommé la personne qui avait été désignée à la suite d’un concours pour lequel elle avait été déclarée apte.
Importance de transmettre une information suffisante aux personnes
Il est toujours pertinent de rappeler de nouveau que les ministères et organismes ont l’obligation de fournir les informations nécessaires pour faire comprendre le bien-fondé de leurs décisions.Bien que la Commission soit consciente que les gestionnaires, et particulièrement les représentants des directions des ressources humaines, répondent à de très nombreuses demandes d’explications sur des motifs de refus relatifs à divers sujets, elle considère qu’il est toujours pertinent de rappeler de nouveau que les ministères et les organismes ont l’obligation de fournir les informations nécessaires pour faire comprendre le bien-fondé de leurs décisions.
Ainsi, la Commission a effectué cinq enquêtes à la demande de personnes n’ayant pas obtenu une information suffisante sur les motifs du refus de leur candidature ou sur d’autres décisions visant des emplois d’agent de la paix, de personnel de bureau, de technicien et de cadre.
La première enquête concerne le refus d’une candidature pour une mutation à la suite d’un examen médical requis aux conditions minimales d’admission de la classe d’emplois. La personne n’avait pu obtenir du ministère de la Sécurité publique les informations demandées quant à sa condition médicale, et ce, au regard des exigences requises pour l’emploi. À la suite de la recommandation de la Commission, le Ministère a offert à la personne de lui fournir les explications demandées, mais celle-ci n’a finalement pas donné suite à cette offre.
La seconde enquête a trait au refus d’une candidature lors d’un processus de mutation à la suite d’une entrevue de sélection. La personne a été informée que ce refus reposait sur des références négatives sans lui en préciser la nature, l’empêchant ainsi de faire valoir son point de vue. Les lacunes constatées n’avaient pas été mentionnées à l’employé, ni verbalement ni dans une évaluation écrite de son rendement. La Commission a recommandé à l’organisme, d’une part, de mieux informer la personne des motifs de refus et, d’autre part, d’identifier le moyen approprié afin que ses gestionnaires consignent par écrit leur appréciation du comportement et les résultats des employés, particulièrement lorsque des lacunes ont été observées. Ainsi, le cas échéant, les références seront documentées et pourront être utilisées ultérieurement de façon plus objective. La Régie de l’assurance maladie du Québec a appliqué avec célérité la première recommandation. Quant à la seconde recommandation, la Régie a mis en place un projet institutionnel qui comprend des aspects relatifs à la gestion du rendement. De plus, elle poursuit certaines démarches tels une offre d’ateliers sur le sujet aux gestionnaires de la Régie et un rappel d’un guide pratique qui leur est destiné.
Une troisième enquête concerne le congédiement d’un employé occasionnel qui n’a reçu qu’une explication très sommaire des motifs justifiant cette mesure. La Société de l’assurance automobile du Québec a communiqué à la personne les motifs de sa fin d’emploi.
Une quatrième enquête concerne le refus d’une candidature après une entrevue de groupe dans un processus de sélection. La personne désirait obtenir une rétroaction sur le résultat de l’entrevue. La Société de l’assurance automobile du Québec a appliqué la recommandation de la Commission en fournissant à la personne les explications sur les profils des emplois, l’information sur les éléments observés lors de l’entrevue relativement à chacun des profils ainsi que sur son résultat.
Enfin, la Commission a constaté, lors de la dernière enquête, qu’à la suite de la présentation de sa candidature à une offre d’affectation et de promotion au ministère du Revenu, une personne a reçu une lettre imprécise du Ministère concernant l’appréciation de sa candidature. Le Ministère a refusé de communiquer avec cette personne pour lui donner plus d’information. Toutefois, il est en voie de réviser le contenu des lettres transmises à la suite des offres d’affectation ou de mutation afin que le message ne comporte aucune ambiguïté quant au motif de refus.
La Commission est d’avis que chaque personne visée par une décision doit être adéquatement informée pour être en mesure de la comprendre et d’en apprécier le caractère équitable et impartial. Toute personne a le droit de connaître les motifs qui justifient des décisions importantes prises à son égard en matière de gestion des ressources humaines, qu’il s’agisse de refus pour un emploi, de décisions prises à différentes étapes d’un processus ou d’un congédiement. Cela est d’autant plus justifié lorsque le gestionnaire dispose d’un pouvoir discrétionnaire. En outre, la Commission considère que, bien qu’à la suite de son intervention, une personne soit informée de certains aspects d’une décision, il demeure qu’un ministère ou un organisme a la responsabilité de fournir l’information de la façon la plus appropriée au regard du contexte applicable.