Résumés d'enquête

La Commission rend publics les résumés de ses enquêtes fondées, ainsi que les rapports d'enquête qu'elle produit si une entité n'adhère pas aux recommandations formulées ou encore si elle le juge opportun. Elle protège les renseignements personnels qui sont confidentiels en vertu de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. De plus, elle anonymise ses rapports d'enquête, et ce, malgré le fait que les personnes physiques qui occupent une fonction dans un organisme public puissent être identifiées, ces renseignements n'étant pas considérés comme confidentiels en vertu de la Loi.

Lacunes constatées dans le traitement d’une candidature au ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration

Le 20 février 2023, la Commission a transmis au ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI) les conclusions d’une enquête concernant le traitement d’une candidature reçue dans le cadre d’un processus de sélection d’une technicienne ou d’un technicien en immigration.

La Commission a constaté qu’une gestionnaire du MIFI a confirmé au requérant qu’il a été retenu pour un emploi de technicien en immigration et que la date d’entrée en fonction serait le 16 janvier 2023. Le requérant a confirmé qu’il acceptait le poste et a transmis certains documents dans le cadre de son embauche. Quelques jours avant son entrée en fonction, il est informé qu’il ne répondait pas aux exigences de l’emploi et que sa candidature n’était plus retenue.

La Commission constate que la décision du MIFI de refuser la candidature du requérant respecte le cadre normatif en vigueur, le requérant n’ayant pas la scolarité pertinente exigée. Toutefois, la Commission a noté des lacunes dans le traitement des candidatures. Par exemple, l’embauche des candidates et des candidats a été confirmée alors que l’admissibilité n’avait pas encore été vérifiée.

La Commission rappelle l’importance de mettre en place un mécanisme de contrôle pour s’assurer de l’admissibilité des candidates et des candidats dès le début du processus.

Dans un courriel du 9 février 2023, le MIFI a informé la Commission des ajustements apportés à la séquence des activités liées à son processus de sélection :

L’admissibilité est confirmée par les ressources humaines sur la base des informations inscrites au dossier d’inscription en ligne avant que les candidatures ne soient transmises au ou à la gestionnaire (étape de présélection).
Avant de procéder à la convocation aux moyens d’évaluation, les pièces justificatives sont demandées (preuve de diplômes, relevés de notes, évaluation comparative) aux personnes candidates présélectionnées.

Le MIFI s’engage ainsi à confirmer l’admissibilité avant l’administration des moyens d’évaluation. La Commission en a pris bonne note.

Lacunes observées dans le cadre du traitement d’une candidature à la Société de l’assurance automobile du Québec

Le 24 janvier 2023, la Commission a transmis à la Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ) les conclusions d’une enquête concernant le traitement d’une candidature reçue dans le cadre d’un processus de sélection de contrôleuse routière ou contrôleur routier.

Éléments ne respectant pas les bonnes pratiques en matière de gestion des ressources humaines

Dans le cadre de l’enquête, la Commission a constaté que la personne requérante a questionné la SAAQ pour connaître les prochaines étapes du processus de sélection. La réponse obtenue ne concernant pas le processus de sélection sur lequel la personne avait posé sa candidature et pour lequel elle avait eu un transfert de résultats, celle-ci a questionné à nouveau la SAAQ. Cependant, la nouvelle réponse obtenue ne correspond pas avec le sujet des interrogations de la personne.

Suggestions de la Commission

Communiquer avec la personne requérante et répondre adéquatement à ses interrogations concernant le processus de sélection auquel elle a déposé sa candidature en juin 2022;
S’assurer, à l’avenir, de bien comprendre le contexte avant de répondre aux questions demandées;
Effectuer, à l’avenir, un suivi personnalisé auprès des personnes candidates qui ont effectué un ou plusieurs moyens d’évaluation ou les informer que seules les personnes invitées à l’étape suivante du processus de sélection seront contactées.

Dans un courriel du 20 janvier 2023, la SAAQ a informé la Commission qu’elle adhérait aux suggestions.