Résumés d'enquête

Promotion non conforme à la Sûreté du Québec

Le 28 avril 2023, la Commission de la fonction publique (Commission) a transmis à la Sûreté du Québec (SQ) les conclusions d’une enquête concernant une promotion à titre d'analyste de l’informatique et des procédés administratifs.

Constats

La Commission a fait les constats suivants :

• La Direction des ressources humaines (DRH) a utilisé la banque de « conseillère ou conseiller en technologies de l’information » pour nommer un candidat à un emploi d’analyste de l’informatique et des procédés administratifs. En utilisant cette banque, la SQ n’en a pas fait bon usage comme le prévoit l’article 26 du Règlement concernant le processus de qualification et les personnes qualifiées.
• La DRH savait que la personne n’était pas admissible à la banque de « conseillère ou conseiller en technologies de l’information », banque à partir de laquelle celle-ci a été nommée. Cependant, la DRH n’a effectué aucune démarche pour la faire retirer de la banque comme le prévoit l’article 32 du Règlement concernant les processus de qualification et les personnes qualifiées. Au lieu de cela, la DRH a jugé la candidature admissible et l’a soumise au gestionnaire, qui a décidé de lui offrir l’emploi sans le processus d’entrevue. L’article 9 de la Loi sur la fonction publique indique ce qui suit : « Le fonctionnaire ne peut, directement ou indirectement :

1° accorder, solliciter ou accepter, en sa qualité de fonctionnaire, une faveur ou un avantage indu pour lui-même ou pour une autre personne; [...] ».

• Bien que les besoins de l’organisation étaient de pourvoir un emploi professionnel à horaire majoré (40 heures), la SQ a affiché l’emploi sans aucune mention à cet effet.  
• Le candidat qui a été promu bénéficie d’un horaire majoré à 40 heures par semaine à titre de professionnel. La SQ n’a pas de documents à l’appui de cette majoration d’horaire, excepté celui qui justifiait l’horaire majoré de son emploi précédent.

Recommandations

La Commission a formulé les recommandations suivantes à la SQ :

• Annuler la nomination de la personne;
• S’assurer de mettre en place un processus d’analyse impartial des candidatures reçues pour les emplois à pourvoir afin de vérifier qu’elles répondent bel et bien aux conditions d’admission et au profil recherché;
• Respecter, à l’avenir, les obligations en matière d’éthique prévues à l’article 9 de la Loi sur la fonction publique.

Par ailleurs, la Commission a encouragé la SQ à publier les emplois qui sont à horaire majoré avec une mention en ce sens.

Dans un courriel du 8 mai 2023, la SQ s’est engagée à suivre l’ensemble des recommandations. La Commission effectuera un suivi afin de vérifier les actions qui auront été réalisées dans ce dossier.

Administration du résultat d’un moyen d’évaluation non conforme au ministère de la Sécurité publique

Le 10 mai 2023, la Commission de la fonction publique (Commission) a transmis au ministère de la Sécurité publique (MSP) les résultats d’une enquête, qui avait pour objet l’administration du résultat d’un moyen d’évaluation non conforme au MSP.

Constats

Une personne candidate au processus de sélection numéro 10500SRS009503770702, visant à pourvoir un emploi de conseillère ou de conseiller en sécurité incendie, a rencontré des difficultés importantes lors de la réalisation d’un des deux moyens d’évaluation, en raison d’un problème lié au système informatique sous la responsabilité du ministère. Le MSP a tout de même inscrit le résultat au dossier de cette personne, avec la mention que le système SGIE a connu des ratés, et il a sensibilisé le gestionnaire à cet effet.

La Commission juge que le cadre normatif et les principes de la Loi sur la fonction publique (Loi) n’ont pas été respectés par le MSP, qui a inscrit la note de l’examen problématique au dossier alors qu’il savait que cette note était incertaine. Cela contrevient, notamment, aux articles 50 et 50.1 de la Loi, qui font mention du principe de mérite et du fait qu’un candidat doit être évalué à l’aide de deux moyens d’évaluation selon les bonnes pratiques en la matière.

Les moyens d’évaluation sont des outils qui permettent d’assurer la prise de décisions d’embauche objectives et impartiales, basées sur le mérite. Ils permettent de comparer les candidats sur une même base. Pour ce faire, il importe que les résultats aux moyens d’évaluation soient valides, c’est-à-dire qu’ils reflètent le niveau réel de performance de chaque candidat.

L’administration des moyens d’évaluation doit se dérouler conformément aux directives du concepteur, dans le but d’assurer une standardisation entre les administrations et, ainsi, l’équité entre les candidats, ce qui n’a pas été le cas pour l’un des deux examens du MSP.

Lors de l’enquête, la Commission a constaté que d’autres personnes candidates ont vécu la même situation problématique et que leur résultat a été traité de la même façon.

Recommandation

La Commission a donc recommandé au MSP d’offrir à cette personne, et aux autres qui ont vécu la même situation, la possibilité de reprendre l’entièreté du même moyen d’évaluation ou une version alternative.

Dans un courriel du 17 mai 2023, le MSP a adhéré à nos constats et s’est engagé à suivre notre recommandation.

Admissibilité effectuée par le MCN et nomination à la Sûreté du Québec non conformes

Le 20 avril 2023, la Commission de la fonction publique (Commission) a transmis au Secrétariat du Conseil du trésor (SCT) et à la Sûreté du Québec (SQ) les résultats d’une enquête qui avait pour objet la nomination d’une personne, à titre de cadre, classe 4 à la Sûreté du Québec.

Constats concernant la Direction des processus de qualification du ministère de la Cybersécurité et du Numérique (MCN) (remplacé par le SCT)

L’analyse de l’admissibilité de la personne, faite par la Commission de la fonction publique à la suite de la demande d’enquête, arrive à la conclusion que cette dernière ne répondait pas à l’une des conditions d’admission du processus de qualification qui a servi à sa nomination.

Constats concernant la SQ

La direction des ressources humaines (DRH) de la SQ a analysé l’admissibilité de la personne dans le cadre de l’administration de la promotion de cette dernière, à l’automne 2022. Le constat était qu’elle ne répondait pas à l’une des conditions d’admission du processus de qualification qui allait servir à sa nomination.

La DRH n’a pas informé le SCT afin que ce dernier corrige l’erreur survenue lors de processus de qualification afin, notamment, de retirer de la banque la personne concernée telle que l’indique l’article 50 de la version de la Loi sur la fonction publique en vigueur au moment des faits. Ainsi que l’article 32 du Règlement concernant le processus de qualification et les personnes qualifiées qui stipule qu’une personne qualifiée est retirée d’une banque lorsqu’il est constaté qu’elle ne pouvait satisfaire, au moment de son inscription, aux conditions d’admission du processus de qualification ayant mené à son inscription dans cette banque.

La DRH a procédé à la nomination de la personne sur un emploi de cadre, classe 4 malgré qu’elle ne répondait pas aux conditions d’admission pour cet emploi.

Constat au SCT

La CFP fait le constat au SCT (en remplacement de la Direction des processus de qualification du MCN) que le nom de la personne n’aurait pas dû être inscrit dans la banque de personnes qualifiées numéro 63004BSR03970001. Cependant, aucune recommandation n’est faite au SCT étant donné que les banques de personnes qualifiées sont caduques.

Recommandations à la SQ

À la lumière des informations et de l’analyse qui précèdent, la CFP considère les allégations formulées comme fondées. L’enquête démontre en effet que le cadre normatif et les principes de la Loi sur la fonction publique n’ont pas été respectés. L’article 9 de cette dernière indique clairement que le fonctionnaire ne peut, directement ou indirectement, accorder une faveur ou un avantage indu pour une autre personne. Il apparaît évident que les agissements de la DRH ont porté atteinte à l’intégrité des décisions prises par l’organisation.

• Annuler la nomination de la personne à titre de cadre, classe 4 sur l’emploi visé;
• S’assurer de mettre en place un processus d’analyse impartial des candidatures reçues pour les emplois à pourvoir afin de vérifier qu’elles répondent bel et bien aux conditions d’admission et au profil recherché;
• Respecter, à l’avenir, les obligations en matière d’éthique prévues à l’article 9 de la Loi sur la fonction publique.

La SQ a avisé la Commission, le 28 avril dernier, qu’elle adhère aux constats et recommandations de cette dernière. La Commission effectuera un suivi des recommandations dans les prochaines semaines.

Lacunes constatées dans le traitement d’une candidature au ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration

Mise à jour du texte le 11 mai 2023

Le 20 février 2023, la Commission a transmis au ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI) les conclusions d’une enquête concernant le traitement d’une candidature reçue dans le cadre d’un processus de sélection d’une technicienne ou d’un technicien en immigration.

Constats

La Commission a constaté qu’une gestionnaire du MIFI a confirmé au requérant qu’il a été retenu pour un emploi de technicien en immigration et que la date d’entrée en fonction serait le 16 janvier 2023. Le requérant a confirmé qu’il acceptait l’emploi et a transmis certains documents dans le cadre de son embauche. Quelques jours avant son entrée en fonction, il est informé qu’il ne répondait pas aux exigences de l’emploi et que sa candidature n’était plus retenue.

La Commission constate que la décision du MIFI de refuser la candidature du requérant respecte le cadre normatif en vigueur, le requérant n’ayant pas la scolarité pertinente exigée. Toutefois, la Commission a noté des lacunes dans le traitement des candidatures. Par exemple, l’embauche des candidates et des candidats a été confirmée alors que la conformité de leur candidature n’avait pas encore été vérifiée.

Recommandations

• S’assurer que les candidatures présélectionnées sont conformes au profil affiché sur l’offre d’emploi à pourvoir, comme prévu à l’article 49 de la Loi sur la fonction publique, avant de remettre celles-ci au ou à la gestionnaire. Une candidature dont le profil répond aux exigences de l’emploi est considérée comme conforme. Cette vérification se fait généralement sur la base des renseignements mentionnés dans le formulaire d’inscription au processus.
• S’assurer que les pièces justificatives de la candidate ou du candidat sélectionné ont été vérifiées (diplômes, évaluation comparative, permis de conduire si requis, etc.) avant de procéder à toute nomination et que la copie de ces documents est conservée au dossier du candidat choisi.

Position du MIFI

Dans un courriel du 9 février 2023, le MIFI a informé la Commission des ajustements apportés à la séquence de ses activités liées au processus de sélection : la conformité des candidatures sera désormais confirmée par les ressources humaines sur la base des informations inscrites au dossier d’inscription en ligne avant que les candidatures ne soient transmises au ou à la gestionnaire (étape de présélection). La Commission en a pris bonne note.

Lacunes observées dans le cadre du traitement d’une candidature à la Société de l’assurance automobile du Québec

Suggestions de la Commission