Rapports de vérification 2018

Publication des résultats d’une vérification ponctuelle portant sur le processus de qualification particulier

Le 29 juin 2018, la Commission de la fonction publique a transmis les résultats d'une vérification ponctuelle  aux quatre ministères et à l’organisme suivants :

• ministère du Conseil exécutif (MCE);
• ministère des Finances (MFQ);
• ministère de la Justice (MJQ);
• ministère du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité sociale (MTESS);
• Régie du bâtiment du Québec (RBQ).

L’objectif était de s’assurer du respect du cadre normatif en ce qui concerne le processus de qualification particulier (PQP). La Commission a examiné 32 dossiers de PQP ayant eu cours durant l’année civile 2017.

Il ressort de la vérification que les ministères et organismes (MO) ont développé des pratiques en conformité avec le cadre normatif pour la majorité des étapes de ce processus. Toutefois, en ce qui a trait aux règles de la procédure obligatoire, 31 % des dossiers se sont avérés non conformes. De plus, les résultats ont permis d’établir que les documents relatifs à l’admissibilité de la personne étaient manquants dans 9 % des dossiers.

La Commission rappelle l’importance de respecter l'article 6 de la Directive concernant les emplois étudiants et les stages dans la fonction publique en cas de prolongement d’un emploi étudiant ou d’une réembauche, et que chaque dossier de PQP doit être constitué de tous les documents démontrant l’admissibilité de la personne.

Publication des résultats d’une vérification ponctuelle sur les emplois occasionnels de longue durée

La Commission a récemment transmis les résultats d'une vérification ponctuelle aux deux ministères et à l’organisme suivants :

• ministère de la Culture et des Communications (MCC);
• ministère du Développement durable, de l'Environnement et de la Lutte contre les changements climatiques (MDDELCC);
• Régie de l'assurance maladie du Québec (RAMQ).

L’objectif de cette vérification était de déterminer si les emplois occasionnels sans droit de rappel (un an ou plus) répondent à un besoin provisoire de ressources humaines conformément à la Directive concernant les emplois occasionnels de la fonction publique (Directive).

Aux fins de la vérification, la Commission a considéré que, de façon générale, après trois ans dans un même emploi, les tâches effectuées par un employé occasionnel ne peuvent plus être considérées comme provisoires. En effet, elles s’apparentent davantage à des tâches régulières et récurrentes.

Les dossiers vérifiés étaient respectivement au nombre de neuf au MCC, de 41 au MDDELCC et de 49 à la RAMQ. Les employés occasionnels occupant des emplois dont la durée est supérieure à trois ans étaient de 22 % au MCC, de 22 % au MDDELCC et de 69 % à la RAMQ.

À la RAMQ, 57 % des employés occasionnels ont un contrat initial de cinq ans pour un motif de surcroît de travail, dont 46 % dans la classe d'emplois de préposés aux renseignements. De plus, 8 % des employés occasionnels ont été embauchés pour occuper des emplois vacants. Il est à noter que pour deux dossiers, les personnes occupant un emploi de manutentionnaire ont été nommées selon l’annexe 1 de la Directive puisqu’il n’existe aucune liste de déclaration d’aptitudes ou banque de personnes qualifiées pour cette catégorie d’emplois. Une de ces personnes occupe l’emploi depuis six ans.

La Commission a recommandé au MCC, au MDDELCC et à la RAMQ :

• d’utiliser les motifs de surcroît temporaire de travail, de remplacement et de projet spécifique à bon escient, c’est-à-dire pour combler un besoin provisoire de ressources humaines conformément à la Directive concernant les emplois occasionnels de la fonction publique;
• de s’assurer que les informations contenues dans les actes de nomination et de prolongation et celles dans les documents justifiant le besoin sont exactes et complètes, et ce, pour tous les motifs d’embauche.

La Commission a également recommandé à la RAMQ :

• de pourvoir les emplois vacants avec du personnel régulier comme l’indique la nature de l’emploi;
• d’entamer des démarches avec le Secrétariat du Conseil du trésor pour trouver une solution à la problématique de l’embauche des manutentionnaires (433-15).

Suivi associé
12 août 2019 – Consulter le suivi des recommandations au MCC, au MELCC¹ et à la RAMQ.

1. En 2018, le ministère du Développement durable, de l'Environnement et de la Lutte contre les changements climatiques (MDDELCC) est devenu le ministère de l'Environnement et de la Lutte contre les changements climatiques (MELCC).

Publication d’un rapport de vérification en matière de dotation et sur les ressources externes contractuelles à la Société d’assurance automobile du Québec

Le 19 juin, la Commission a rendu public un rapport de vérification dont l’objectif était d’évaluer l’application des règles en matière de dotation, incluant un volet sur les ressources externes contractuelles, à la Société d’assurance automobile du Québec (SAAQ).

La vérification a fait ressortir certaines lacunes en ce qui a trait à la promotion sans concours (PSC). En effet, des écarts ont été constatés concernant le respect du document Promotion sans concours – Guide d’application.

L’organisme a respecté l’ensemble des éléments du cadre normatif concernant le processus de qualification en vue du recrutement et de la promotion.

En ce qui a trait aux processus de qualification particuliers, l’organisme a respecté en grande majorité les éléments du cadre normatif. Pour les nominations effectuées à partir de listes de déclaration d’aptitudes (LDA) ou de banques de personnes qualifiées (BPQ), certains documents étaient manquants ou ne comportaient pas toutes les dates ou les signatures requises.

En ce qui concerne les emplois occasionnels d’une durée inférieure à 11 semaines ou maximale de 55 jours, la Commission a constaté plusieurs écarts relatifs à la durée permise et la prolongation ou le renouvellement. La Commission incite fortement la SAAQ à prendre les mesures nécessaires afin de respecter le cadre normatif dans les plus brefs délais.

Enfin, concernant le volet des ressources externes contractuelles, la Commission a constaté la présence de liens de subordination dans un contrat. Bien que ce contrat ne représente que 2 % des dossiers analysés, la Commission demeure préoccupée par ce constat.

Le rapport de la Commission contient 17 recommandations adressées à la SAAQ.

Suivi associé
6 août 2019 – Consulter le suivi des recommandations à la SAAQ 

Publication des résultats d’une vérification ponctuelle en matière d’évaluation du rendement et d’octroi d’un boni pour rendement exceptionnel

Le 30 mai 2018, la Commission a transmis les résultats d'une vérification ponctuelle aux cinq ministères et organismes suivants :

• Assemblée nationale du Québec (ASSNAT);
• Centre de services partagés du Québec (CSPQ);
• Commission des transports du Québec (CTQ);
• ministère de l'Agriculture, des Pêcheries et de l'Alimentation du Québec (MAPAQ);
• Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec (RACJ).

L’objectif de cette vérification était de s’assurer du respect du cadre normatif. 

Évaluation du rendement et attentes signifiées

Il ressort de la vérification que l’évaluation du rendement sur la base d’attentes signifiées est très peu ancrée dans les pratiques des ministères et organismes susmentionnés.

Pour l’ensemble des cinq entités vérifiées, à peine 38 % des dossiers comportaient une évaluation du rendement. Dans l’une de ces entités, seuls 14 % des dossiers étaient conformes et une seule organisation obtient une note au-dessus de 50 %.

Le constat est le même en matière d’attentes signifiées. En effet, seulement 23 % des dossiers comportaient des attentes signifiées. Pour trois des cinq entités vérifiées, plus de 75 % des dossiers n’en comportaient pas. Pour deux d’entre elles, les résultats ont permis d’établir que plus de 90 % des employés dont le dossier a été vérifié n’ont pas reçu d’attentes signifiées.

La Commission rappelle l’importance de promouvoir l'évaluation du rendement et d’en accentuer le suivi. Elle recommande de procéder systématiquement à l'évaluation du rendement au moins une fois par année, et ce, sur la base d'attentes préalablement signifiées.

Boni pour rendement exceptionnel

Au chapitre du boni pour rendement exceptionnel, des écarts sont constatés en ce qui a trait à la constitution d’un comité ad hoc et au délai de versement du boni.

Par exemple, 57 % des bonis octroyés n’ont pas été soumis pour approbation à un comité ad hoc. Dans l’une des entités vérifiées, l’ensemble des bonis ont été versés au-delà du délai maximal prévu de deux mois suivant la fin de la période de référence.

La Commission rappelle que la proposition d'un gestionnaire d'attribuer un boni pour rendement exceptionnel à un employé doit être soumise, pour approbation, à un comité ad hoc afin de favoriser l'impartialité, conformément à la Directive concernant l'attribution de la rémunération des fonctionnaires. À cette fin, la Commission recommande de documenter les dossiers devant faire l'objet d'un boni en démontrant le rendement exceptionnel fourni par l'employé.

Publication d’un rapport de vérification en matière de dotation au ministère du Tourisme

Le 17 mai 2018, la Commission de la fonction publique a rendu public un rapport de vérification dont l’objectif était d’évaluer l’application des règles en matière de dotation au ministère du Tourisme (MTO).

La vérification a fait ressortir que le MTO a respecté les cinq conditions du Règlement sur la promotion à la suite de la réévaluation d’un emploi. Toutefois, certains écarts ont été constatés concernant le respect des conditions relatives à la délégation prévues dans le Guide sur la promotion à la suite de la réévaluation d’un emploi.

Pour les nominations effectuées à partir de listes de déclaration d’aptitudes ou de banques de personnes qualifiées, des lacunes ont été constatées dans l’application de la Directive concernant l’attribution de la rémunération des fonctionnaires.

En ce qui concerne les emplois occasionnels d’une durée maximale de 55 jours, certains dossiers présentaient des embauches successives alors que les emplois visés ne pouvaient faire l’objet d’une prolongation ou d’un renouvellement.

Enfin, plusieurs dossiers examinés étaient incomplets. Il est important de consigner au dossier de l’employé tous les documents nécessaires à la nomination afin de démontrer le respect des principes de la Loi sur la fonction publique et de préserver la crédibilité des processus appliqués.

Le rapport de la Commission contient six recommandations adressées au MTO.

Suivi associé
7 août 2019 – Consulter le suivi des recommandations au MTO.