Rapports de vérification 2020
Publication des résultats d’une vérification ponctuelle portant sur l’attribution de la rémunération des ingénieurs au recrutement
Le 11 décembre 2020, la Commission a transmis au ministère de l’Environnement et de la Lutte contre les changements climatiques (MELCC), au ministère de l’Énergie et des Ressources naturelles (MERN), au ministère des Forêts, de la Faune et des Parcs (MFFP) et au ministère des Transports (MTQ) les résultats d'une vérification ponctuelle portant sur la rémunération des ingénieurs au recrutement. L’objectif était de s’assurer que l’attribution de la rémunération pour les embauches des ingénieurs au recrutement respecte le cadre normatif prévu à la Directive concernant l’attribution de la rémunération des fonctionnaires (Directive).
La Commission a examiné 18 dossiers au MELCC. De ce nombre, deux ne respectaient pas la Directive. Il lui a été recommandé de réviser les dossiers qui comportaient une erreur dans l’attribution de la rémunération et de s’assurer d’appliquer correctement cette directive. De plus, la Commission a recommandé de réviser la nomination faite à partir d’une liste de déclaration d’aptitudes non valide au moment de celle-ci.
Parmi les trois dossiers vérifiés au MERN, tous se sont révélés conformes. La Commission le félicite et l’invite à poursuivre dans cette voie.
Un des deux dossiers vérifiés au MFFP comportait une erreur dans l’attribution de la rémunération. Il lui a donc été recommandé de réviser ce dossier et de s’assurer d’appliquer correctement la Directive.
Au MTQ, cinq dossiers se sont avérés non conformes. Dans trois de ceux-ci, il n’y avait pas de formulaire d’établissement de la rémunération. Un autre dossier comportait une erreur dans l’établissement de la rémunération, n’avait pas de formulaire d’établissement de la rémunération et certains autres documents étaient manquants. De plus, dans un autre dossier, le Ministère a omis de retirer de la banque de personnes qualifiées un candidat lors de sa démission et ne l’a pas réinscrit de façon adéquate lors de sa requalification subséquente. La Commission a donc émis les recommandations suivantes au MTQ :
- Réviser le dossier qui comporte une erreur dans l’attribution de la rémunération;
- S’assurer d’appliquer correctement la Directive;
- Mettre en place des mécanismes afin de consigner au dossier de l’employé les documents ayant servi à sa nomination, soit la description d’emploi à jour, dûment évaluée et approuvée, de même que la preuve du diplôme requis ainsi que tout autre document exigé à la nomination;
- Réviser les procédures de gestion des banques de personnes qualifiées sous la responsabilité du ministère;
- Respecter les articles 49.2 et 50.1, alinéa 8, de la Loi sur la fonction publique ainsi que l'article 33, alinéa 3, du Règlement concernant le processus de qualification et les personnes qualifiées.
Suivi de la vérification ponctuelle portant sur les nominations à titre d’étudiants et de stagiaires
Le 3 décembre dernier, la Commission terminait le suivi de l’application des recommandations découlant des résultats d’une vérification ponctuelle portant sur les nominations à titre d’étudiants et de stagiaires aux ministère et organismes suivants :
- Ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration;
- Curateur public du Québec;
- Tribunal administratif du logement.
La Commission a analysé les informations reçues de ces derniers. Vu les actions déjà initiées et les éléments fournis, la Commission considère qu´ils ont réalisé des progrès satisfaisants dans la mise en œuvre des recommandations qui leur ont été formulées.
Publication des résultats d’une vérification ponctuelle portant sur l’attribution d’un horaire majoré à la Société d’habitation du Québec et au ministère de la Culture et des Communications
Le 28 août et le 9 septembre 2020, la Commission a transmis respectivement à la Société d’habitation du Québec (SHQ) et au ministère de la Culture et des Communications (MCC) les résultats d'une vérification ponctuelle portant sur l’attribution d’un horaire majoré à des employés professionnels. L’objectif était d’évaluer si les horaires majorés attribués respectaient les dispositions prévues notamment à l’article 4-1.05 de la Convention collective des professionnelles et professionnels (Convention).
La Commission a examiné sept dossiers à la SHQ qui se sont tous révélés conformes. La Commission la félicite et l’invite à poursuivre dans cette voie. Parmi les six dossiers vérifiés au MCC, un seul d’entre eux ne respectait pas les dispositions prévues à la Convention. La Commission a recommandé au MCC de régulariser le cas d'horaire majoré non conforme et de respecter à l’avenir les règles d'attributions prévues au cadre normatif en la matière.
Publication d’un rapport de vérification sur la mobilisation du personnel dans la fonction publique
La Commission de la fonction publique publie aujourd’hui le rapport de vérification sur la mobilisation du personnel dans la fonction publique dont l’objectif était de s’assurer que les ministères et les organismes mettent en place des mesures efficaces pour mobiliser leur personnel. Elle a vérifié les pratiques de gestion à cet égard, en lien avec les orientations de la Politique-cadre de gestion des ressources humaines adoptée, en 2013, par le Conseil du trésor.
Quelques faits saillants
En matière de mobilisation, l’un des objectifs de la Politique-cadre, est de « favoriser l’adhésion à la mission, aux valeurs et aux objectifs de l’organisation ». La Commission constate que la communication de la mission, des valeurs et des objectifs organisationnels est bien instaurée et qu’elle est portée par le plus haut niveau d’autorité dans la majorité des entités vérifiées. Cependant, des efforts supplémentaires doivent être mis en œuvre dans certaines d’entre elles pour démontrer l’implication de la haute direction et susciter l’engagement des employés.
Comme spécifié dans la Politique-cadre, « la fonction publique québécoise est soumise aux changements majeurs que génère le contexte démographique, socioéconomique et technologique actuel ». La gestion de ces changements doit donc s’effectuer selon une approche globale, de façon proactive et stratégique en cohérence avec la mission et le contexte organisationnels. Or, seulement deux des six organisations vérifiées ont mis en place une telle approche.
Toutefois, la majorité des entités vérifiées (cinq sur six) sont bien au fait de l’état de mobilisation de leur personnel, qui a été mesuré par sondage. Quatre d’entre elles ont également élaboré un plan d’action pour y donner suite, mais toutes n’ont pas instauré de mécanisme de suivi systématique des activités qui y sont inscrites pour en évaluer les retombées.
En ce qui concerne les moyens mis en place pour soutenir les gestionnaires, les directions des ressources humaines comprennent bien leur rôle à l’égard de la mobilisation et offrent une variété de moyens; le personnel est disponible, proactif, à l’écoute des besoins et prêt à y répondre.
Par ailleurs, bien que le pourcentage d’employés âgés de 50 ans et plus représente près de 40 % de l’effectif régulier et malgré un enjeu parfois affirmé au sujet de la mobilisation de ces derniers, aucune pratique de mobilisation visant précisément le personnel expérimenté n’a été observée. Considérant les enjeux en présence, la Commission estime que le Secrétariat du Conseil du trésor devrait proposer des outils pour appuyer les organisations en ce sens.
Huit recommandations ont été adressées aux entités vérifiées et une au Secrétariat du Conseil du trésor.
Publication d’un rapport de vérification sur l’évaluation complémentaire
Le 10 septembre 2020, la Commission de la fonction publique a publié un rapport de vérification sur l’évaluation complémentaire. Les objectifs de cette vérification étaient de s’assurer du respect de l’article 53 de la Loi sur la fonction publique ainsi que de certains des principes de cette dernière au sein des ministères et des organismes. Elle visait également à vérifier l’état des pratiques concernant l’évaluation complémentaire, plus précisément le respect des lignes directrices et des pratiques recommandées par le Secrétariat du Conseil du trésor. Dans ce rapport, la Commission a aussi analysé les questionnaires d’entrevue d’embauche utilisés dans le contexte de processus de recrutement tenus par six organisations.
Quelques faits saillants
Évaluation complémentaire
La Commission constate un taux de conformité élevé relativement aux critères en rapport avec l’emploi à pourvoir, aux examens réservés aux processus de qualification et au transfert des résultats. Cependant, certaines lacunes ont été observées, notamment au regard de la conservation des renseignements relatifs à l’évaluation complémentaire.
Questionnaire d’entrevue d’embauche
Il ressort de l’analyse des différents questionnaires d’entrevue d’embauche qu’un fort pourcentage de questions évaluent des expériences, des connaissances ou des aptitudes. De plus, une majorité de celles-ci réévaluent des critères déjà pris en considération lors d’un processus de qualification.
Cette situation démontre que les organisations vérifiées ont une méconnaissance des pratiques et des questions permises au moment des entrevues d’embauche au recrutement. La Commission estime qu’un meilleur accompagnement des gestionnaires est nécessaire.
Dix recommandations ont été adressées aux organisations vérifiées et quatre au Secrétariat du Conseil du trésor.