Rapports de vérification 2020

Publication des résultats d’une vérification ponctuelle portant sur l’attribution d’un horaire majoré à la Société d’habitation du Québec et au ministère de la Culture et des Communications

Le 28 août et le 9 septembre 2020, la Commission a transmis respectivement à la Société d’habitation du Québec (SHQ) et au ministère de la Culture et des Communications (MCC) les résultats d'une vérification ponctuelle portant sur l’attribution d’un horaire majoré à des employés professionnels. L’objectif était d’évaluer si les horaires majorés attribués respectaient les dispositions prévues notamment à l’article 4-1.05 de la Convention collective des professionnelles et professionnels (Convention).

La Commission a examiné sept dossiers à la SHQ qui se sont tous révélés conformes. La Commission la félicite et l’invite à poursuivre dans cette voie. Parmi les six dossiers vérifiés au MCC, un seul d’entre eux ne respectait pas les dispositions prévues à la Convention. La Commission a recommandé au MCC de régulariser le cas d'horaire majoré non conforme et de respecter à l’avenir les règles d'attributions prévues au cadre normatif en la matière.

Publication d’un rapport de vérification sur la mobilisation du personnel dans la fonction publique

La Commission de la fonction publique publie aujourd’hui le rapport de vérification sur la mobilisation du personnel dans la fonction publique dont l’objectif était de s’assurer que les ministères et les organismes mettent en place des mesures efficaces pour mobiliser leur personnel. Elle a vérifié les pratiques de gestion à cet égard, en lien avec les orientations de la Politique-cadre de gestion des ressources humaines adoptée, en 2013, par le Conseil du trésor.

Quelques faits saillants

En matière de mobilisation, l’un des objectifs de la Politique-cadre, est de « favoriser l’adhésion à la mission, aux valeurs et aux objectifs de l’organisation ». La Commission constate que la communication de la mission, des valeurs et des objectifs organisationnels est bien instaurée et qu’elle est portée par le plus haut niveau d’autorité dans la majorité des entités vérifiées. Cependant, des efforts supplémentaires doivent être mis en œuvre dans certaines d’entre elles pour démontrer l’implication de la haute direction et susciter l’engagement des employés.

Comme spécifié dans la Politique-cadre, « la fonction publique québécoise est soumise aux changements majeurs que génère le contexte démographique, socioéconomique et technologique actuel ». La gestion de ces changements doit donc s’effectuer selon une approche globale, de façon proactive et stratégique en cohérence avec la mission et le contexte organisationnels. Or, seulement deux des six organisations vérifiées ont mis en place une telle approche.

Toutefois, la majorité des entités vérifiées (cinq sur six) sont bien au fait de l’état de mobilisation de leur personnel, qui a été mesuré par sondage. Quatre d’entre elles ont également élaboré un plan d’action pour y donner suite, mais toutes n’ont pas instauré de mécanisme de suivi systématique des activités qui y sont inscrites pour en évaluer les retombées.

En ce qui concerne les moyens mis en place pour soutenir les gestionnaires, les directions des ressources humaines comprennent bien leur rôle à l’égard de la mobilisation et offrent une variété de moyens; le personnel est disponible, proactif, à l’écoute des besoins et prêt à y répondre.

Par ailleurs, bien que le pourcentage d’employés âgés de 50 ans et plus représente près de 40 % de l’effectif régulier et malgré un enjeu parfois affirmé au sujet de la mobilisation de ces derniers, aucune pratique de mobilisation visant précisément le personnel expérimenté n’a été observée. Considérant les enjeux en présence, la Commission estime que le Secrétariat du Conseil du trésor devrait proposer des outils pour appuyer les organisations en ce sens.

Huit recommandations ont été adressées aux entités vérifiées et une au Secrétariat du Conseil du trésor.

Publication d’un rapport de vérification sur l’évaluation complémentaire

Le 10 septembre 2020, la Commission de la fonction publique a publié un rapport de vérification sur l’évaluation complémentaire. Les objectifs de cette vérification étaient de s’assurer du respect de l’article 53 de la Loi sur la fonction publique ainsi que de certains des principes de cette dernière au sein des ministères et des organismes. Elle visait également à vérifier l’état des pratiques concernant l’évaluation complémentaire, plus précisément le respect des lignes directrices et des pratiques recommandées par le Secrétariat du Conseil du trésor. Dans ce rapport, la Commission a aussi analysé les questionnaires d’entrevue d’embauche utilisés dans le contexte de processus de recrutement tenus par six organisations.

Quelques faits saillants

Évaluation complémentaire

La Commission constate un taux de conformité élevé relativement aux critères en rapport avec l’emploi à pourvoir, aux examens réservés aux processus de qualification et au transfert des résultats. Cependant, certaines lacunes ont été observées, notamment au regard de la conservation des renseignements relatifs à l’évaluation complémentaire.

Questionnaire d’entrevue d’embauche

Il ressort de l’analyse des différents questionnaires d’entrevue d’embauche qu’un fort pourcentage de questions évaluent des expériences, des connaissances ou des aptitudes. De plus, une majorité de celles-ci réévaluent des critères déjà pris en considération lors d’un processus de qualification.

Cette situation démontre que les organisations vérifiées ont une méconnaissance des pratiques et des questions permises au moment des entrevues d’embauche au recrutement. La Commission estime qu’un meilleur accompagnement des gestionnaires est nécessaire.

Dix recommandations ont été adressées aux organisations vérifiées et quatre au Secrétariat du Conseil du trésor.

Suivi de la vérification ponctuelle portant sur la promotion à la suite de la réévaluation d’un emploi, le processus de qualification particulier pour les étudiants et les stagiaires, et les désignations à des emplois de complexité supérieure

Le 2 septembre dernier, la Commission terminait le suivi de l’application des recommandations découlant des résultats d’une vérification ponctuelle portant sur la promotion à la suite de la réévaluation d’un emploi, le processus de qualification particulier pour les étudiants et les stagiaires, et les désignations à des emplois de complexité supérieure aux ministères et organismes suivants :

• Institut de la statistique du Québec;
• Ministère de l'Économie et de l'Innovation;
• Ministère des Relations internationales et de la Francophonie;
• Office québécois de la langue française;
• Tribunal administratif du Québec;
• Tribunal administratif du travail.

La Commission a analysé les informations reçues de ces six ministères et organismes. Vu les actions déjà initiées et les éléments fournis, elle considère qu´ils ont réalisé des progrès satisfaisants dans la mise en œuvre des recommandations qui leur ont été formulées.

Suivi de la vérification ponctuelle portant sur les processus réservés au personnel de cabinet

Le 7 août dernier, la Commission terminait le suivi de l’application des recommandations découlant des résultats d’une vérification ponctuelle sur les processus réservés au personnel de cabinet aux ministères et organisme suivants :

• Centre de services partagés du Québec (CSPQ);
• Ministère de l’Environnement et de la Lutte contre les changements climatiques (MELCC);
• Ministère du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité sociale (MTESS).

Le MELCC ayant obtenu une évaluation de conformité de 100 % pour ses dossiers, il n’a donc pas fait l’objet d’un suivi.

La Commission a analysé les informations reçues du CSPQ et du MTESS. Vu les actions déjà initiées et les éléments fournis, elle considère qu´ils ont réalisé des progrès satisfaisants dans la mise en œuvre de la recommandation qui leur a été formulée.