Audience

Qu’est-ce qu’une audience?

L’audience est une séance au cours de laquelle le tribunal entend la preuve présentée par les parties ainsi que leur argumentation. L'audience peut avoir lieu à distance, il s'agit alors d'une visioaudience. Pour connaître le déroulement d’une audience devant la Commission de la fonction publique, visionnez la capsule Web.

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Est-ce que vous devez assister à l’audience?

Votre présence à l’audience est obligatoire, notamment pour vous assurer que les faits sont bien rapportés et pour faire valoir vos arguments.

Vous devez confirmer votre présence au greffe de la Commission une semaine à l’avance. Si vous êtes dans l’impossibilité d’assister à l’audience, vous devez justifier par écrit sans délai votre demande de remise, laquelle ne sera accordée que si un motif sérieux est invoqué et si l'intérêt de la justice le requiert. La Commission jugera de sa recevabilité et, le cas échéant, elle convoquera à nouveau les deux parties pour les informer de la nouvelle date de l’audience. Si la Commission refuse votre demande de remise, la date de l’audience est maintenue.

Toutefois, si vous ne vous présentez pas à l’audience à laquelle vous avez été convoqué, et que vous n’avez pas informé la Commission d’un motif valable justifiant votre absence, la Commission peut décider du recours, notamment en le rejetant.

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Faut-il être représenté?

Vous avez le droit de vous présenter seul à l’audience ou d'être représenté par un avocat. Si vous désirez qu’une personne vous représente, la Loi sur le Barreau exige que celle-ci soit un avocat.

Vous pouvez également être accompagné par une personne autre qu’un avocat, mais celle-ci ne pourra parler en votre nom.

Afin de préserver son rôle de neutralité, la Commission ne peut vous fournir d’avis juridique ou le nom d’un avocat.

Si vous êtes membre d’une association reconnue par l’employeur, vous pouvez vérifier si elle offre les services d’un avocat.

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Comment se préparer?

La préparation à une audience est importante pour tous, mais elle le devient encore plus si vous n’êtes pas représenté. La Commission vous fait donc quelques suggestions pour vous permettre de bien vous préparer en vue de l’audience. 

Elle vous invite également à consulter son guide d’accompagnement pour les personnes non représentées par un avocat document. Les informations contenues dans ce guide vous aideront à bien évaluer l’impact de votre décision et à mieux comprendre le déroulement d’une audience. Si votre décision n’est pas encore prise, ce guide viendra alimenter votre réflexion. Sans être exhaustif, il facilitera aussi votre compréhension du processus en matière de justice administrative.

Comme toute préparation demande du temps, vous devriez commencer votre démarche le plus tôt possible.

Généralités

Votre recours sera entendu par un juge administratif nommé par l’Assemblée nationale. Il n’a pas de parti pris, ni pour l’employé, ni pour l’employeur.

Pour faire votre preuve, vous devrez démontrer clairement, de façon concise et précise, et à l’aide d'éléments de preuve (témoignages et dépôt de documents), qu’une décision rendue à votre égard n’était pas juste.

L’examen des décisions antérieures de la Commission peut constituer un moyen très utile de comprendre comment le tribunal a analysé des faits et des points litigieux semblables à ceux que vous présentez dans votre recours.

Assister à une audience du tribunal

Un autre moyen de mieux comprendre en quoi consiste une audience, c’est d’y assister. Les audiences tenues à la Commission sont ouvertes au public. Sous réserve d’une ordonnance spéciale de huis clos, vous pouvez y venir en tant qu’observateur, même si vous ne connaissez pas les parties. Vous aurez ainsi la chance de voir le déroulement des procédures, la présentation de la preuve ainsi que l'argumentation.

Si cela vous intéresse, consultez l'horaire des audiences. Ces dernières se tiennent normalement à Québec ou à Montréal.

Nous vous recommandons de vérifier, la veille, si l’audience se tient comme prévu.

Qu’est-ce que la preuve?

Les renseignements contenus dans votre dossier de recours ne constituent pas des éléments de preuve. Les seuls renseignements que le juge administratif peut utiliser pour prendre une décision sont ceux présentés en preuve par les parties pendant l’audience. Cela signifie qu’il faut accorder une attention particulière aux éléments de preuve que vous désirez présenter.

La Commission peut accepter plusieurs types d’éléments de preuve. En voici quelques exemples :

  • Témoignage oral : les parties au dossier ou les témoins informent le juge administratif des faits et des situations en cause dans le recours. D’un point de vue légal, c’est ce qu’on appelle « témoigner ».
  • Preuve documentaire : éléments de preuve écrits présentés par les parties ou les témoins lors de leur témoignage.
  • Déclaration sous serment : lorsqu’une situation l’exige, en particulier si un témoin n’est pas disponible au moment de l’audience, vous pourriez demander au juge administratif de recevoir une déclaration écrite faite sous serment devant une personne autorisée à cette fin par la loi, comme un commissaire à l’assermentation.
  • Cependant, c’est le témoignage oral d’un témoin qui est généralement considéré comme la preuve la plus fiable, et qui a le plus de valeur aux yeux du juge administratif. Aussi, si quelqu’un détient un élément de preuve important pour votre affaire, vaut-il mieux que cette personne participe à l’audience comme témoin. N’utilisez les déclarations écrites qu’en dernier recours.
  • Preuve d’expert : Vous pouvez requérir les services d’un expert pour venir témoigner à l’audience (ex. : un médecin pour appuyer une preuve d’invalidité).

Préparation de la preuve

Faites d’abord un résumé des points que vous désirez faire valoir et, pour chaque point, préparez les éléments qui vont vous servir à faire la preuve des faits pertinents. Afin de ne rien oublier, notez la façon dont vous entendez procéder et ce dont vous aurez besoin au moment de l’audience.

  • Établissez l’ordre chronologique des faits afin de vous aider à déterminer l’ordre dans lequel vous devrez interroger vos témoins et déposer vos documents.
  • Numérotez vos documents selon un ordre chronologique que vous aurez établi au préalable, de façon à ne pas avoir à les chercher au moment de l'audience. Préparez un nombre suffisant de copies : normalement, 5 exemplaires conviennent.
  • Préparez vos arguments afin de convaincre le juge administratif du bien-fondé de votre point de vue.

Quand déposer votre preuve?

Vous avez des documents pertinents au litige que vous désirez déposer en preuve à l’audience? Déposez-les au moment où vous y faites référence afin que chaque partie et le juge administratif puissent en prendre connaissance. Un exemplaire sera conservé au greffe de la Commission.

Demander à une personne de témoigner

Si vous désirez faire témoigner une personne, il suffit généralement de lui demander, par écrit ou verbalement, d’être présente à l’audience à l’heure, à la date et au lieu que vous lui indiquerez.

Toutefois, une personne n’est pas obligée de venir témoigner ou de déposer un document, sauf si elle y est contrainte par une « citation à comparaître ». Cette dernière est délivrée par la Commission, à votre demande, ou par l'avocat qui vous représente, et doit être notifiée avant l’audience. Les délais de notification sont prévus dans le Règlement sur la preuve et la procédure de la Commission de la fonction publiqueCet hyperlien s’ouvrira dans une nouvelle fenêtre. et dans le Règlement sur un recours en appel pour les fonctionnaires non régis par une convention collectiveCet hyperlien s’ouvrira dans une nouvelle fenêtre..

Il est important de parler avec votre témoin, de vérifier sa version des faits, de préparer les questions que vous désirez lui poser, et d’écouter ce qu’il a à vous dire avant de vous présenter à l’audience. Prenez des notes et vérifiez ensemble les faits que vous entendez invoquer.

Comment obtenir une citation à comparaître?

Confirmez votre demande par écrit lorsque la date et le lieu de l’audience ont été fixés. Pour ce faire, communiquez avec le greffe de la Commission (418 643-1425 ou 1 800 432-0432) et fournissez les renseignements suivants :
– nom et prénom du témoin;
– son adresse complète;
– s’il y a lieu, les documents que vous désirez obtenir, et que le témoin doit apporter.

Il n’en coûte rien pour faire émettre une citation à comparaître par la Commission. Cependant, vous devrez assumer les frais de notification au témoin.  

Si l’audience visée par une citation à comparaître ne peut se tenir à la date prévue, peu importe la raison, c’est à vous d’aviser la personne que vous avez fait convoquer par citation à comparaître. Au besoin, vous pouvez demander qu’une nouvelle citation à comparaître soit émise.

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Y a-t-il une étape préalable à l’audience?

La Commission peut convoquer les parties à une conférence téléphonique préparatoire. Cette étape permet notamment de prendre connaissance des positions des parties, mais aussi de planifier le déroulement de l’audience.

Pour les appels en matière de promotion exclusivement, la séance d’échanges et d’information est obligatoire pour les parties et constitue une étape préalable à l’audience, à moins que la Commission n’ait décidé qu’il n’y avait pas lieu de la tenir.

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Comment se déroule l’audience?

Présentations et remarques introductives

Lorsque l'audience débute, le greffier demande d'abord aux deux parties de se présenter, à tour de rôle, ainsi que les personnes qui les accompagnent. Ensuite, le juge administratif explique le déroulement de l'audience. Puis, vous pourrez poser des questions pour obtenir des éclaircissements sur la procédure ou formuler des demandes d'ordonnances particulières.

Présentation de la preuve

Les renseignements contenus dans votre dossier ne constituent pas des éléments de preuve. Les seuls éléments que le juge administratif peut utiliser pour rendre une décision sont ceux que les parties présentent en preuve pendant l'audience; il faut donc accorder une attention particulière à ceux que vous soumettez.

Chaque partie présente sa preuve à tour de rôle. Vous devez généralement exposer la votre en premier, sauf dans le contexte d'un recours portant sur un processus de qualification en vue de la promotion ou en matière disciplinaire, où c'est habituellement l'autre partie qui commence.

Votre preuve doit être constituée de documents et de témoignages que vous présenterez de façon cohérente et chronologique pour expliquer votre version des faits.

Vous devez apporter tous les documents nécessaires à la présentation de votre preuve.

L'argumentation (plaidoirie)

Après avoir présenté leur preuve, les parties soumettent leur argumentation. Cette étape est aussi appelée « plaidoirie ». Vous devez alors exposer verbalement vos prétentions en vue de convaincre le juge administratif de leur bien-fondé. Vous devez ainsi établir des liens entre les faits présentés en preuve, le droit applicable et vos prétentions.

La partie qui a présenté sa preuve en premier plaide la première. Ensuite, l’autre partie répond. Puis la première partie peut répliquer aux arguments soulevés par l’autre partie.

Pour vous préparer, vous pouvez mettre par écrit vos arguments et faire des liens avec les témoignages et les documents que vous comptez déposer. Si vous avez pris soin de préparer un plan de votre texte comprenant des titres et des sous-titres, vous pourrez ainsi choisir de lire votre texte ou d’expliquer chaque point dans vos mots, à partir de votre plan.

Pour appuyer vos arguments, vous pouvez consulter les décisions de la Commission sur des causes qui ressemblent à la vôtre et qui vous semblent favorables. C’est ce que l’on appelle la « jurisprudence ». .

Si vous avez trouvé des décisions rendues dans des cas analogues au vôtre, et qui soutiennent vos prétentions, vous pourrez en déposer des copies en expliquant brièvement leur pertinence par rapport à votre dossier. Vous pourrez également expliquer pourquoi, selon vous, les décisions déposées par l’autre partie et qui ne vous sont pas favorables ne devraient pas être considérées.

Le délibéré et la décision

À la fin de l’audience, le juge administratif peut rendre sa décision immédiatement; cependant, le plus souvent, il prendra la cause en délibéré.

Pendant le délibéré, le juge administratif analysera les faits et les arguments présentés et étudiera les questions de droit pertinentes pour rendre sa décision. Celle-ci sera mise par écrit et motivée, et le greffe en fera parvenir une copie aux parties par courriel. Dans l’intervalle, vous n’avez pas le droit de communiquer avec le juge administratif ni de lui transmettre d’autres documents.

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Comment se comporter à l’audience?

Lorsque vous vous présentez à la Commission, vous devez faire preuve de respect, de courtoisie et de retenue, que ce soit envers le juge administratif, l’autre partie, les avocats, les témoins ou le personnel de la Commission.

De plus, certaines règles doivent être respectées dans la salle d’audience. En voici quelques-unes :

  • être convenablement vêtu;
  • éteindre son cellulaire et tout autre équipement électronique avant d’entrer dans la salle d’audience;
  • se lever et garder le silence au moment où le juge administratif entre dans la salle d’audience ou en sort;
  • vouvoyer toutes les personnes présentes;
  • écouter attentivement les explications du juge administratif;
  • éviter de couper la parole aux autres;
  • s’adresser directement au juge administratif et non à l’autre partie;
  • parler clairement et assez fort pour être bien compris;
  • s’assurer de bien comprendre les questions avant d’y répondre;
  • éviter d’argumenter avec l’autre partie et s’assurer de rester calme;
  • éviter d’apporter de la nourriture ou une boisson ou encore de mâcher de la gomme.

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Y a-t-il des frais?

L’accès au tribunal de la Commission est gratuit. En général, lorsque vous êtes convoqué en audience, vous avez droit à votre traitement pendant la période où votre présence est requise. Vous pouvez aussi être remboursé pour les frais liés à vos déplacements. Vous devez cependant consulter votre direction des ressources humaines afin de connaître les détails et les modalités de remboursement.

À noter que vous n’avez pas droit à votre traitement ni au remboursement de vos frais de déplacement pour vous préparer, s’il y a lieu, en vue de l’audience proprement dite.

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Est-ce que les renseignements fournis sont confidentiels?

Tous les renseignements fournis dans le cadre de votre recours sont d’ordre public, sauf si la Commission les a obtenus alors qu’elle siégeait à huis clos, ou s’ils sont visés par une ordonnance de confidentialité interdisant ou restreignant leur divulgation, leur publication ou leur diffusion.

Toutes les décisions rendues par la Commission sont également publiques.

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Quelle est la durée d’une audience?

La durée de l’audience est variable. Elle peut être de quelques heures à plus d’une journée, selon la complexité du sujet, le nombre de parties et le nombre de témoins.

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Qui est présent à l’audience?

  • Le juge administratif;
  • Le personnel du greffe;
  • Les parties et leur avocat, le cas échéant;
  • Les témoins, le cas échéant.

De plus, toute personne qui le désire peut assister à l’audience, à moins que la Commission n’ordonne le huis clos.

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Que faire si vous changez d’idée?

Peu importe les raisons, si vous désirez mettre un terme à votre recours, vous pouvez le faire en tout temps. Le désistement d’un recours doit être déposé à la Commission, par écrit ou en ligne, ou être exprimé verbalement à l’audience. Le désistement d’un recours entraîne la fermeture de votre dossier sans autre avis ni délai.