Le Centre de services partagés du Québec (CSPQ) offre aux ministères et aux organismes un service payant de référence de candidats qui sont déclarés aptes, qui se montrent disponibles et qui ont un intérêt pour les emplois à pourvoir. Les ministères et les organismes qui veulent utiliser ce service de référence doivent remplir le formulaire prévu à cet effet dans le système de gestion des listes de déclaration d’aptitudes et l’acheminer au CSPQ.
Quand le CSPQ reçoit une demande, il amorce des recherches à partir des listes de déclaration d’aptitudes appropriées. En règle générale, une liste de 75 candidats est nécessaire pour sélectionner au moins cinq personnes que l’emploi à pourvoir intéresse.
Cette liste de candidats est envoyée à un centre d’appels qui a la responsabilité de joindre chacun des candidats. Si une personne a indiqué plusieurs numéros de téléphone pour prendre contact avec elle, le centre d’appels compose chaque numéro et laisse un message en cas d’absence. Quand le centre d’appels a ciblé cinq personnes, il informe les autres candidats qui rappellent que leur nom peut être inscrit sur une liste d’attente en cas de désistement de l’un des postulants.
L’article 3 de la Loi sur la fonction publique prévoit un mode d’organisation des ressources humaines ayant pour objet de favoriser, entre autres, l’égalité d’accès de tous les citoyens à la fonction publique québécoise. Or, dans le contexte de l’enquête en question, la Commission a constaté que les informations transmises aux personnes ne permettaient pas d’atteindre pleinement cet objectif. Le message laissé sur les boîtes vocales manquait de clarté et de transparence quant à l’objectif de l’appel. Le message indiquait qu’un emploi était offert au candidat, alors que le but de l’appel était de vérifier son intérêt à participer à un processus d’entrevue. En effet, ce message indiquait qu’un emploi était offert au candidat, alors que le but de l’appel était de vérifier son intérêt à participer à un processus d’entrevue. De plus, il n’y avait aucune précision sur l’emploi à pourvoir, seul le titre de l’emploi étant mentionné.
Le message aurait dû fournir un minimum de renseignements sur l’emploi, notamment le statut de celui-ci (occasionnel ou régulier), le ministère ou l’organisme visé et la durée prévue. Ces informations auraient favorisé un choix plus éclairé de la part des candidats contactés. Autre élément à signaler, le message ne précisait pas de délai pour rappeler le CSPQ, alors que cela aurait dû être le cas. Ainsi, chacune des personnes communiquant avant l’expiration du délai annoncé aurait eu l’occasion de faire valoir sa candidature et non seulement les cinq premières à avoir exprimé leur intérêt pour l’emploi.
Par souci de transparence, la Commission a recommandé au CSPQ d’informer les candidats d’une façon plus précise sur les emplois à pourvoir lorsqu’un message est laissé sur une boîte vocale. Elle a également recommandé au CSPQ, dans un souci d’équité envers les candidats et d’égalité d’accès aux emplois, de fixer un délai afin de leur permettre de manifester leur intérêt.
Le CSPQ a appliqué les deux recommandations de la Commission.
L’enquête de la Commission a porté sur le processus de sélection en vue de pourvoir un emploi d’agent de bureau offert en mutation à la Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ).
Dans son offre de service, la candidate avait indiqué, dans la section prévue à cet effet, avoir une déficience auditive nécessitant le port de deux prothèses et elle avait signalé avoir déposé le formulaire « Plan d’intervention – Identification des personnes handicapées et adaptation des moyens d’évaluation » auprès du Centre de services partagés du Québec. Ce formulaire indique qu’elle a de la difficulté à percevoir les sons, plus particulièrement lorsqu’elle est en groupe. À la question de l’offre de service « Avez-vous besoin que les moyens d’évaluation soient adaptés lors des examens de sélection? », la candidate avait coché « Non ».
Par la suite, la candidate a été invitée par une adjointe du gestionnaire de la SAAQ à participer à une entrevue de groupe. Étant donné que, à son avis, son handicap l’avait désavantagée lors d’une première expérience d’entrevue de groupe, elle a alors exprimé le souhait d’être plutôt rencontrée en entrevue individuelle. Au cours de l’entretien, l’adjointe du gestionnaire a perçu cette demande comme une réaction au stress et non comme un problème lié à son handicap et a refusé d’y accéder. La candidate s’est donc présentée à l’entrevue de groupe. Sa candidature n’a pas été retenue pour l’emploi par la suite.
Le Plan d’embauche du gouvernement du Québec pour les personnes handicapées prévoit l’obligation de proposer « l’adaptation des moyens d’évaluation et de sélection » pour ces personnes.La Charte des droits et libertés de la personne interdit, dans le contexte d’un processus de sélection, toute discrimination fondée sur le handicap ou sur l’utilisation d’un moyen pour pallier ce handicap. Quant au Plan d’embauche du gouvernement du Québec pour les personnes handicapées, il prévoit l’obligation pour les ministères et les organismes de proposer « l’adaptation des moyens d’évaluation et de sélection » pour ces personnes. Ce plan s’appuie notamment sur les principes d’équité, d’impartialité et de diversité.
La Commission considère qu’il aurait été raisonnable de proposer une adaptation des moyens d’évaluation à la candidate. Elle a donc recommandé à la SAAQ que ses gestionnaires accordent une attention particulière aux offres de service des personnes handicapées et qu’ils mettent en place, avec le soutien approprié des ressources spécialisées, des mesures d’adaptation des moyens de sélection pour ces personnes, le cas échéant. Ces mesures ont pour objet de favoriser l’évaluation des candidatures de façon juste et équitable.
À la suite de ces recommandations, la SAAQ a publié sur son site intranet un document d’information rappelant l’importance d’adapter les moyens de sélection afin que les personnes handicapées puissent être évaluées de façon juste et équitable. De plus, les conseillères et les conseillers de la Direction des ressources humaines prêteront particulièrement attention à ces considérations à l’occasion de leurs échanges avec les gestionnaires.
Il existe une mesure d’exception au paragraphe 7 de l’annexe 1 de la Directive concernant les emplois occasionnels de la fonction publique qui permet de nommer des personnes à un emploi occasionnel pour une durée inférieure à onze semaines lorsque les candidats inscrits sur une liste de déclaration d’aptitudes ne sont pas disponibles.
La Directive concernant les emplois occasionnels de la fonction publique, spécifie clairement que l’engagement dans un tel emploi occasionnel ne peut pas être prolongé ni renouvelé.Cette directive spécifie clairement que l’engagement dans un tel emploi occasionnel ne peut pas être prolongé ni renouvelé. Dans trois enquêtes effectuées auprès de trois organisations, la Commission a constaté des situations de non-conformité à cet égard.
Pour répondre à un surcroît temporaire de travail, le ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation du Québec (MAPAQ) a renouvelé les contrats relatifs à deux emplois occasionnels de moins de onze semaines accordés à une personne. Ces renouvellements sont non conformes à la Directive et vont à l’encontre de l’égalité d’accès aux emplois. En effet, la personne a ainsi occupé un emploi occasionnel pendant plus de dix mois sans être inscrite sur une liste de déclaration d’aptitudes.
La Commission a recommandé au MAPAQ de prendre des mesures pour informer le personnel visé des conditions d’embauche particulières en ce qui a trait aux emplois occasionnels d’une durée inférieure à onze semaines qui sont prévues dans la Directive. Le MAPAQ a ainsi sensibilisé ses gestionnaires à l’application et au respect de ces conditions et en effectuera un suivi plus serré.
La Commission de la santé et de la sécurité du travail (CSST) a accordé un total de treize contrats pour des emplois occasionnels de moins de onze semaines à trois personnes à la retraite pour répondre à des besoins récurrents dans la même direction régionale. Plusieurs de ces contrats constituaient un renouvellement ou une prolongation de contrat.
La Commission a recommandé à la CSST de prendre les mesures nécessaires pour que de telles situations de non-conformité ne se produisent plus. La CSST s’est engagée à suivre la recommandation en diffusant un communiqué à l’intention de l’ensemble de ses gestionnaires afin de les sensibiliser aux exigences de la Directive concernant les emplois occasionnels de la fonction publique en matière d’emploi d’une durée inférieure à onze semaines et de les informer des normes à respecter. Elle a d’ailleurs publié, à l’automne 2012, un article à ce sujet dans son journal interne. De plus, elle s’est engagée à soutenir ses gestionnaires dans leur planification de main-d’œuvre, plus particulièrement en ce qui concerne le transfert d’expertise.
Afin de pallier une absence temporaire, le ministère du Développement durable, de l’Environnement et des Parcs (MDDEP) a embauché une personne pour un emploi occasionnel de moins de onze semaines, mais le contrat a été renouvelé, ce qui lui a permis ainsi d’occuper l’emploi pendant cinq mois consécutifs.
La Commission a recommandé au MDDEP de prendre des mesures pour informer les personnes visées des conditions d’embauche particulières en matière d’emploi d’une durée inférieure à onze semaines qui sont prévues dans la Directive. Le MDDEP s’est engagé à poursuivre ses efforts auprès de ses gestionnaires afin de leur rappeler ces conditions.
La sélection des candidats doit être effectuée de façon aléatoire à partir de la banque de candidatures gérée par Placement étudiant du Québec.Dans son enquête, la Commission a par ailleurs constaté que la personne visée avait d’abord été embauchée, dans la même direction, à titre d’étudiante. Les emplois étudiants sont encadrés par la Directive concernant les emplois étudiants et les stages dans la fonction publique. L’article 9 de cette directive prévoit que la sélection des candidats doit être effectuée de façon aléatoire à partir de la banque de candidatures gérée par Placement étudiant du Québec. Or, le MDDEP n’a pas été en mesure de démontrer que cette sélection avait été effectuée aléatoirement.
La Commission a donc recommandé au MDDEP de s’assurer de l’application intégrale de la Directive concernant les emplois étudiants et les stages dans la fonction publique. Le MDDEP s’est engagé à diffuser une note afin de rappeler aux gestionnaires les dispositions prévues dans la Directive en ce qui concerne les emplois étudiants et de les sensibiliser à l’importance de s’y conformer. De plus, il s’est engagé à effectuer un rappel auprès des équipes responsables de la dotation à la Direction des ressources humaines pour qu’elles veillent à leur application.
L’enquête de la Commission a porté sur une réserve de candidatures au recrutement constituée en vue de pourvoir des emplois de conseillère ou de conseiller en sécurité incendie au ministère de la Sécurité publique (MSP).
La procédure d’évaluation de cette réserve comportait trois examens éliminatoires. Chacun avait une valeur de 100 points pour un total de 300. Lorsque les deux premiers examens étaient réussis par un candidat, celui-ci était convoqué à un examen oral. Le seuil de passage de ce dernier était fixé à 58 sur 100. La personne ayant fait la demande d’enquête a échoué à cette épreuve. Elle a demandé au MSP de l’information sur la méthode d’évaluation afin de mieux comprendre son échec. Le MSP a répondu en lui fournissant de l’information sur l’examen oral, notamment sur les critères évalués. Cette information n’a pas satisfait le candidat qui souhaitait être informé davantage sur sa performance à l’examen.
En vertu de l’article 40 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, « un organisme public peut refuser de communiquer une épreuve destinée à l’évaluation comparative des connaissances, des aptitudes, de la compétence ou de l’expérience d’une personne, jusqu’au terme de l’utilisation de cette épreuve ». Toutefois, au terme de son utilisation, différentes informations peuvent être transmises aux personnes qui en font la demande.
Dans ce cas-ci, selon la Commission, l’information donnée au candidat n’était pas suffisante pour lui permettre de comprendre sa performance à l’examen. D’autres renseignements auraient pu lui être transmis, comme les objectifs de l’examen oral et la définition des critères évalués. La Commission a donc recommandé au MSP de fournir au candidat l’information complémentaire sur sa performance à l’examen oral, ce qui a été fait.
Par ailleurs, la Commission a constaté que le comité d’évaluation avait décidé de ne poser aucune sous-question aux candidats pendant l’examen oral, alors que cela aurait été approprié. Il avait déterminé comme seules interventions possibles de répéter la question et de demander au candidat si sa réponse était complète. Le comité d’évaluation a mentionné avoir agi ainsi dans un souci d’équité.
Le mandat d’un comité d’évaluation est de rechercher les meilleurs candidats afin de pourvoir les emplois. Les membres du comité d’évaluation doivent donc leur fournir l’occasion de démontrer, ou non, leur connaissance des réponses aux questions. C’est ce que l’on appelle le « devoir d’assistance ».Or, le mandat d’un comité d’évaluation est de rechercher les meilleurs candidats afin de pourvoir les emplois. Les membres du comité d’évaluation doivent donc leur fournir l’occasion de démontrer, ou non, leur connaissance des réponses aux questions.
C’est ce que l’on appelle le « devoir d’assistance », c’est-à-dire l’obligation d’aider les candidats à fournir la meilleure prestation possible. Le devoir d’assistance ne doit pas permettre au candidat de fournir une performance au-delà de ses connaissances et de ses capacités, mais plutôt lui offrir la possibilité de fournir une performance à la mesure de ces dernières. Plusieurs décisions rendues par la Commission portent d’ailleurs sur ce devoir d’assistance qui doit être apporté aux candidats à l’occasion d’un examen oral.
Selon la Commission, dans le cas de cette réserve de candidatures, le comité d’évaluation n’a pas rempli son devoir d’assistance puisqu’il n’a pas interagi avec les candidats lorsque cela était approprié. La Commission a donc recommandé au MSP de prendre les mesures nécessaires, quand des examens oraux seront tenus dans le contexte d’une procédure d’évaluation en vue du recrutement, pour que les comités d’évaluation remplissent leur devoir d’assistance. Les conseillers en dotation du MSP ont été informés verbalement et par écrit des pratiques à suivre en la matière.
Dans cette enquête, la Commission a examiné un contrat de services dont le mandat correspondait aux attributions principales et habituelles d’une technicienne en administration. Ce contrat a été attribué par la Direction des ressources financières du ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation du Québec (MAPAQ), en octobre 2010. Le contrat a été réalisé dans les locaux et avec les outils du MAPAQ, sous la supervision directe d’un gestionnaire. Ce dernier justifie l’attribution du contrat par un gel d’embauche.
La Commission a constaté que le contrat attribué par le MAPAQ était un contrat de travail au sens du Code civil du Québec et que, en conséquence, il n'aurait pas dû retenir les services de la personne par l’entremise d’un contrat de services. De plus, aucune démarche de dotation n’avait été entreprise en vue de pourvoir l’emploi.
La Commission a donc recommandé au MAPAQ de prendre des mesures pour prévenir les situations où un contrat de services risque de constituer, dans les faits, un contrat de travail. Pour sa part, le MAPAQ a fait un rappel écrit à l’ensemble de ses gestionnaires concernant l’utilisation des contrats de services et des contrats de travail.
La Commission a procédé à une enquête concernant diverses situations observées à la Direction des ressources financières du ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation du Québec (MAPAQ). Ces situations concernaient une prime de désignation à titre provisoire, l’horaire majoré et les heures supplémentaires d’une employée.
L’employée en question bénéficiait d’une prime de désignation à titre provisoire depuis décembre 2007 pour un emploi de technicienne en administration, classe principale, alors qu’elle détenait un classement de technicienne en administration, classe nominale. Or, elle n’occupait pas cet emploi en remplacement d’une personne absente ou à la suite d’une désignation à un emploi vacant. Il s’agissait plutôt de son propre emploi.
Aucune disposition du cadre normatif de la fonction publique québécoise ne prévoit une rémunération additionnelle pour une personne en attente de se qualifier pour une promotion sans concours.À l’origine, en 2007, le MAPAQ ne pouvait lui accorder une promotion sans concours à titre de technicienne en administration, classe principale, car elle ne répondait pas à l’une des conditions d’admission pour être promue à la classe principale, soit posséder dix années d’expérience à titre de technicienne en administration, classe nominale. On lui a donc accordé une prime de désignation à titre provisoire sur une base annuelle de 5 %.
L’article 33 de la Loi sur l’administration publique indique qu’« aucune rémunération ne doit être payée aux fonctionnaires en plus du traitement régulier attaché à leurs fonctions, sauf conformément à une décision du Conseil du trésor. » Or, aucune disposition du cadre normatif de la fonction publique québécoise ne prévoit une rémunération additionnelle pour une personne en attente de se qualifier pour une promotion sans concours.
La Commission a conclu que cette prime était une rémunération additionnelle non conforme à la Loi sur l’administration publique. Elle a recommandé au MAPAQ de mettre fin à la prime de désignation à titre provisoire, ce qui a été fait.
La Convention collective des fonctionnaires prévoit les situations où il est possible de modifier le régime d’heures de travail.L’employée visée bénéficiait également, depuis octobre 2010, d’un horaire de travail majoré à 40 heures par semaine. La Convention collective des fonctionnaires prévoit les situations où il est possible de modifier le régime d’heures de travail. Dans ce cas-ci, le gestionnaire invoquait l’efficacité du service comme motif pour appuyer sa décision.
Il justifiait l’horaire majoré de l’employée par le fait qu’elle devait répondre à des demandes d’assistance de 8 h 30 à 16 h 30 tout en assumant d’autres tâches. La Commission a considéré que cette décision n’était pas suffisamment motivée pour modifier son horaire de travail de façon récurrente. Elle a donc recommandé au MAPAQ de mettre fin à cette mesure, ce qui a été fait.
La Commission a par ailleurs examiné les heures supplémentaires effectuées par l’employée sur une base annuelle depuis 2005. Le gestionnaire, par subdélégation du sous-ministre, est imputable des décisions prises concernant les heures supplémentaires effectuées dans son unité administrative. La Commission est d’avis que cet aspect de la situation était conforme aux règles.
La Commission a procédé à deux enquêtes à la demande de personnes n’ayant pas obtenu l’information jugée suffisante pour bien comprendre des décisions prises à leur endroit.
La première enquête portait sur une candidature non retenue pour un emploi de contrôleur routier à la Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ). La seconde concernait une candidature non retenue pour deux emplois d’ingénieur de niveau de complexité expert au ministère des Transports du Québec (MTQ). Dans les deux cas, les personnes désiraient savoir pourquoi leur candidature n’avait pas été retenue à la suite des entrevues d’embauche.
Dans le premier cas, les motifs de refus portaient sur les aptitudes particulières exigées pour l’emploi et sur le fait que le candidat n’avait pas démontré suffisamment son intérêt pour la carrière de contrôleur routier. La Commission a recommandé à la SAAQ de l’informer des raisons pour lesquelles il n’avait pas été retenu pour l’emploi. La SAAQ s’est conformée à cette recommandation.
Toute personne visée par une décision en matière de gestion des ressources humaines est en droit d’en être informée de manière appropriée afin de bien comprendre les motifs invoqués et d’en apprécier le caractère équitable et impartial.Dans le second cas, certaines explications verbales avaient déjà été fournies au candidat. La Commission a tout de même recommandé au MTQ de l’informer par écrit des raisons pour lesquelles sa candidature n’avait pas été retenue pour les deux emplois d’ingénieur, ce qui a été fait.
La Commission a tout de même recommandé au MTQ de l’informer par écrit des raisons pour lesquelles sa candidature n’avait pas été retenue pour les deux emplois d’ingénieur, ce qui a été fait.
Toute personne visée par une décision en matière de gestion des ressources humaines est en droit d’en être informée de manière appropriée afin de bien comprendre les motifs invoqués et d’en apprécier le caractère équitable et impartial. Cela est d’autant plus justifié à l’étape du processus de sélection où la décision de retenir ou non une candidature relève du pouvoir discrétionnaire du gestionnaire.
La Commission a effectué deux enquêtes concernant l’égalité d’accès aux emplois offerts dans le cadre d’une mutation : une enquête pour un emploi de technicien en administration à Services Québec et une autre pour un emploi de cadre, classe 4, au Centre de services partagés du Québec (CSPQ).
Des personnes ont été rencontrées en entrevue alors qu’elles ne répondaient pas aux conditions d’admission publiées.Lors de ces enquêtes, la Commission a constaté que des personnes ont posé leur candidature et que plusieurs d’entre elles ont été rencontrées en entrevue, alors qu’elles ne répondaient pas aux conditions d’admission publiées. Or, les conditions d’admission constituent un élément essentiel d’un appel de candidatures. Elles sont rédigées de façon à fournir une information suffisante pour permettre aux personnes d’évaluer si elles peuvent soumettre leur candidature, et ce, par souci d’équité et de transparence, en plus de leur donner une chance égale de poser leur candidature. L’égalité d’accès aux emplois, prévue à l’article 3 de la Loi sur la fonction publique, est un principe fondamental en gestion des ressources humaines.
L’appel de candidatures, qu’il soit utilisé pour le recrutement, la promotion ou la mutation, est le moyen privilégié pour faire connaître aux personnes visées les attributions de l’emploi et les conditions d’admission pour y accéder. Il doit s’adresser au bassin ciblé, de façon exclusive et transparente. Puisque Services Québec et le CSPQ avaient choisi la mutation comme mode de dotation, ils ne pouvaient accepter des candidatures à la promotion, car plusieurs personnes susceptibles d’être candidates à la promotion n’en avaient pas été informées.
Dans ces circonstances, la Commission a recommandé à Services Québec et au CSPQ de respecter les conditions d’admission annoncées lors des appels de candidatures. Services Québec a adhéré à la recommandation. Le CSPQ a aussi souscrit à la recommandation et a entamé des démarches auprès du Secrétariat du Conseil du trésor afin d’obtenir à l’avenir l’autorisation de publier en mutation-promotion.
La Commission a constaté, lors d’une demande d’enquête, que le Centre de services partagés du Québec (CSPQ) n’a pas appliqué correctement les règles de compensation prévues à la Directive concernant la classification des emplois de la fonction publique et sa gestion ainsi qu’au Guide sur la tenue de concours de recrutement et de promotion, et ce, dans deux réserves de candidatures pour des emplois d’agente ou d’agent de secrétariat, classes I et II.
Le CSPQ a appliqué la règle de compensation prévue à l’article 10 de la Directive dans la réserve de candidatures d’agente ou d’agent de secrétariat, classe I. Le 3e alinéa de cet article prévoit que le candidat qui ne satisfait pas aux conditions minimales d’admission à une classe d’emplois peut y suppléer notamment de la façon suivante : chaque bloc de deux années d’expérience pertinente manquante peut être compensé par une année de scolarité pertinente supérieure à la scolarité minimale exigée à la condition minimale d’admission de la classe d’emplois.
Le CSPQ a également appliqué la règle générale de compensation du Guide sur la tenue de concours de recrutement et de promotion lorsque de l’expérience additionnelle aux conditions minimales d’admission est exigée pour la réserve de candidatures d’agente ou d’agent de secrétariat, classe II. Ainsi, une année d’expérience manquante peut être compensée par une tranche de 30 crédits d’études pertinentes et de niveau supérieur aux conditions minimales d’admission de la classe d’emplois.
Le CSPQ a considéré le diplôme d’études professionnelles en secrétariat comme étant une scolarité pertinente de niveau supérieur au diplôme d’études secondaires, ce qui est non conforme à la directive et contraire à la clause de compensation inscrite dans les appels de candidatures.Or, la Directive de classification des agents de secrétariat précise que la condition minimale d’admission à cette classe d’emplois est d’être titulaire d’un diplôme d’études secondaires équivalent à une 5e année du secondaire ou à une 11e année. Dans les deux réserves de candidatures, le CSPQ a considéré le diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat comme étant une scolarité pertinente de niveau supérieur au diplôme d’études secondaires, ce qui est non conforme au 3e alinéa de l’article 10 de cette directive et contraire à la clause de compensation inscrite dans les appels de candidatures.
Dans ces circonstances, la Commission a recommandé au CSPQ de retirer les noms des personnes inscrites sur les listes de déclaration d’aptitudes constituées à la suite des concours tenus à partir des réserves de candidatures qui ne répondent pas à la Directive et à la règle de compensation inscrite aux appels de candidatures.
Le CSPQ n’a pas l'intention de mettre en application la recommandation de la Commission, car le comité d’évaluation de la réserve de candidatures a choisi de compenser de l’expérience pertinente par le DEP en secrétariat compte tenu, selon lui, de la très grande pertinence de ce diplôme.
Dans une réserve de candidatures, la Commission a constaté que le Centre de services partagés du Québec (CSPQ) n’a pas appliqué correctement les conditions minimales d’admission prévues à la Directive concernant la classification et la gestion des emplois de conseillers en gestion des ressources humaines et de leurs titulaires.
Cette directive précise que, pour être admis au grade II de la classe des conseillers en gestion des ressources humaines, un candidat doit détenir un diplôme universitaire terminal dont l’obtention requiert un minimum de 16 années d’études en administration, en relations industrielles, en psychologie, en orientation professionnelle ou dans une autre discipline universitaire pertinente. De plus, l’article 8 de la Directive prévoit que le candidat qui ne remplit pas les conditions minimales d’admission à une classe d’emplois peut y suppléer notamment de la façon suivante : chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d’expérience pertinente. Toutefois, le candidat doit détenir au moins un diplôme d’études collégiales ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente. Ainsi, le candidat doit minimalement détenir, en l’absence d’un baccalauréat pertinent, un diplôme d’études collégiales (DEC).
Le CSPQ a plutôt appliqué la règle de compensation prévue à l’article 10 de la Directive concernant la classification des emplois de la fonction publique et sa gestion, selon laquelle le candidat qui ne remplit pas les conditions minimales d’admission à une classe d’emplois peut y suppléer notamment de la façon suivante : chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux années d’expérience pertinente, ou par une année de scolarité pertinente de niveau égal ou supérieur à celle exigée. Toutefois, l’article 1 de cette directive prévoit que cette règle s’applique à tous les emplois de la fonction publique à l’exception des emplois d’agents de la paix, de conseillers en gestion des ressources humaines et de personnel d’encadrement.
Certains candidats ne possédant ni le diplôme universitaire demandé ni un diplôme d’études collégiales ont été admis à cette réserve de candidatures sans avoir le minimum requis aux conditions minimales d’admission de la classe d’emplois des conseillers en gestion des ressources humaines.Le CSPQ a déterminé que si un candidat possédait une scolarité supérieure au DEC, tel un certificat universitaire pertinent, il pouvait compenser l’absence du diplôme par des années de scolarité pertinente. Ainsi, certains candidats ne possédant ni le diplôme universitaire demandé ni un diplôme d’études collégiales ont été admis à cette réserve de candidatures sans avoir le minimum requis aux conditions minimales d’admission de la classe d’emplois des conseillers en gestion des ressources humaines.
Dans ces circonstances, la Commission a recommandé au CSPQ de retirer les noms des personnes inscrites sur les listes de déclaration d’aptitudes constituées à la suite des concours tenus à partir de la réserve de candidatures qui ne répondent pas à la condition d’admission prévue à l’article 8 de la Directive concernant la classification et la gestion des emplois de conseillers en gestion des ressources humaines et de leurs titulaires.
Le CSPQ n’a pas l'intention de mettre en application la recommandation de la Commission, parce que le comité d’évaluation de la réserve de candidatures considérait important d’admettre les candidats ne détenant pas un diplôme d’études collégiales, mais détenant d’autres diplômes pertinents, notamment des candidats ayant effectué un retour aux études ainsi que des candidats détenteurs d’un diplôme délivré hors Québec.
La Commission a procédé à une enquête concernant un concours de recrutement tenu en 2010 par le ministère des Transports du Québec (MTQ) en vue de pourvoir à des emplois occasionnels de conductrice ou de conducteur de véhicules et d’équipements mobiles, classe 1, parce que la procédure du concours aurait été entachée d’irrégularités.
Deux des cinq personnes admises ne détenaient pas le permis de conduire de classe 1 exigé dans l’appel de candidatures.La Commission a procédé à la vérification de l’admissibilité de toutes les personnes convoquées à la procédure d’évaluation. Elle a constaté que deux des cinq personnes admises ne détenaient pas le permis de conduire de classe 1 exigé dans l’appel de candidatures. Dans ces deux cas, le Ministère n’avait pas appliqué les conditions d’admission d’une façon rigoureuse. Or, il pouvait décider de la classe de permis de conduire appropriée, conformément à la Directive de classification des emplois du personnel ouvrier, et l’indiquer sur l’appel de candidatures. Le non-respect de cette clause lors de la vérification de l’admissibilité n’est pas conforme, et le critère de détenir un permis de conduire de classe 1 limite l’accès des candidats non détenteurs de cette classe de permis. La Commission a donc recommandé au MTQ de déterminer la classe de permis appropriée à ses besoins lors de la tenue de concours similaires, de l’indiquer sur les appels de candidatures et de respecter l’application rigoureuse des exigences publiées.
Par ailleurs, la procédure d’évaluation appliquée dans ce concours comprenait un examen pratique, composé d’une épreuve de vérification avant départ et d’une épreuve de conduite sur route. L’enquête a établi que les critères d’évaluation choisis étaient adéquats.
L’absence d’un guide de correction ne permet pas la reproductibilité des notes attribuées. La Commission a par contre décelé des lacunes, notamment l’absence d’un guide de correction sur le mode d’attribution des résultats. Elle s’est déjà prononcée sur le fait que la validité d’un moyen d’évaluation repose, en bonne partie, sur la standardisation et l’objectivation de l’administration et de la correction. Or, l’absence de guide de correction ou d’éléments permettant de fournir des explications sur les comportements attendus et la façon de les évaluer empêche de constater l’objectivation des notes attribuées, alors qu’un guide doit notamment permettre d’assurer l’impartialité de la procédure d’évaluation. Cette lacune laisse place à la subjectivité des correcteurs et à différents biais : sévérité, générosité ou, plus globalement, impression générale d’un correcteur sur une personne. De plus, l’absence d’un guide de correction dans la procédure utilisée ne permet pas la reproductibilité des notes attribuées. La Commission est également d’avis que le Ministère devrait réexaminer le seuil recommandé pour l’examen, afin de documenter de façon suffisante les décisions relatives à la fixation du seuil de passage.
Le MTQ a révisé le seuil recommandé de l’examen pratique. Il a aussi produit un guide sur le mode d’attribution des résultats. Il a également demandé aux « conseillers en territoires » de faire valider les guides d’évaluation. Conformément à la recommandation de la Commission, le MTQ a déterminé que le permis de conduire de classe 1 est approprié pour la classe d’emplois; il l’indiquera désormais dans ses appels de candidatures et appliquera cette exigence de façon rigoureuse.
La Commission a procédé à trois enquêtes concernant l’attribution de contrats de services par le ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale (MESS), la Régie du logement et le ministère des Transports du Québec (MTQ). L’objet des enquêtes était de vérifier le bien-fondé d’allégations voulant que les contrats de services octroyés étaient en réalité des contrats de travail occasionnels.
L’enquête démontre qu’il y a eu attribution d’un contrat de services d’une durée de douze jours pour pallier l’absence de deux chefs d’équipe, volet spécialiste, en congé de maladie.
Étant donné qu’aucune ressource n’était disponible à proximité du centre local d’emploi visé, le MESS a retenu, par un contrat de services professionnels, les services d’une personne expérimentée qui terminait un emploi occasionnel de moins de onze semaines dans une autre unité administrative du Ministère. L’embauche de cette personne permettait, entre autres, de conclure les ententes de services indispensables pour assurer le service à la clientèle.
L’absence d’un employé est un des motifs permettant d’avoir recours à un employé occasionnel.Or, l’absence d’un employé est l’un des motifs permettant d’avoir recours à un employé occasionnel, comme cela est précisé dans la Directive concernant les emplois occasionnels de la fonction publique. La Commission a recommandé au MESS de prendre les mesures nécessaires pour prévenir des situations où un contrat de services risque de donner lieu, dans les faits, à un contrat de travail.
Le MESS a déjà mis en application la recommandation de la Commission. À cet effet, il a de nouveau sensibilisé ses gestionnaires aux caractéristiques qui distinguent un contrat de travail d’un contrat de services professionnels.
L’enquête a démontré que, dans le cadre d’un contrat de services auxiliaires attribué en 2009, un prestataire avait assumé les attributions principales d’un emploi de préposé aux renseignements dans les bureaux de la Régie du logement à Rivière-du-Loup, à Rimouski et à Baie-Comeau.
Le travail a été effectué de manière discontinue et majoritairement à temps partiel pour l’équivalent de sept semaines, et les outils de travail (bureau, téléphone, ordinateur, etc.) ont été fournis au prestataire par la Régie, dans ses bureaux, au même titre qu’à un de ses employés. Le responsable de l’unité administrative requérait les services du prestataire lors d’absences ponctuelles et non prévisibles de préposés aux renseignements.
Le contrat de services attribué était un contrat de travail au sens du Code civil du QuébecLa Commission a constaté que le contrat de services attribué était un contrat de travail au sens du Code civil du Québec et que, en conséquence, la Régie du logement ne pouvait pas retenir les services du prestataire par l’entremise d’un contrat de services. De plus, aucune démarche de dotation n’avait été entreprise en vue de l’embauche d’un employé occasionnel en vertu de la Directive concernant les emplois occasionnels de la fonction publique. Or, le motif pour octroyer le contrat correspondait à l’un de ceux précisés dans la Directive, à savoir l’absence d’un employé.
La Commission a donc recommandé à la Régie de prendre les mesures nécessaires pour prévenir les situations où un contrat de services risque de donner lieu, dans les faits, à un contrat de travail. La Régie du logement a confirmé à la Commission que cette pratique n’avait plus cours depuis 2009 et que, de ce fait, elle suivait déjà et suit toujours la recommandation de la Commission. Entre autres moyens, une entente ponctuelle avec Services Québec a été convenue pour assurer le service.
Un contrat de services a été octroyé en lieu et place de l’embauche d’une personne à titre occasionnel pour un remplacement d’un congé de maternité.L’enquête de la Commission a révélé que, à la suite d’une absence annoncée pour un congé de maternité, le MTQ a lancé un appel d’offres sur invitation pour un contrat de services de soutien aux communications sans qu’aucune démarche de dotation n’ait été entreprise. Au terme de l’appel d’offres, la seule entreprise à avoir soumissionné appartenait à une employée ayant quitté récemment le MTQ. Le contrat lui a été accordé et le Ministère a justifié l’attribution d’un contrat de services pour le remplacement d’un congé de maternité par l’objectif de respecter son enveloppe d’équivalents temps complet autorisée par le Conseil du trésor.
Or, l’absence d’un employé est l’un des motifs permettant d’avoir recours à un employé occasionnel, comme cela est précisé dans la Directive concernant les emplois occasionnels de la fonction publique. De plus, les tâches effectuées par la prestataire de services ont été analysées et la Commission a constaté qu’elles étaient les mêmes que celles assumées par l’employée permanente; il s’agit là d’un contrat de travail au sens du Code civil du Québec. La Commission a recommandé au MTQ de prendre les moyens pour sensibiliser ses gestionnaires à l’effet de pourvoir les emplois occasionnels comme cela est prévu à la Directive, et de prendre les mesures nécessaires pour prévenir les situations où un contrat de services risque de donner lieu, dans les faits, à un contrat de travail. La Commission a conclu que cet emploi aurait dû être pourvu par un employé occasionnel.
Le MTQ s’est engagé à appliquer toutes les recommandations de la Commission.
La Commission a procédé à une enquête concernant l’attribution de deux contrats de services par le Curateur public. L’objet de l’enquête était de vérifier le bien-fondé d’allégations voulant que les contrats de services octroyés étaient en réalité des contrats de travail.
L’enquête a démontré qu’il n’y a pas eu d’attribution de contrat de services. Il s’agissait plutôt d’une possibilité qui a été explorée à l’effet d’octroyer deux contrats de services à deux étudiants qui avaient travaillé dans une direction territoriale du Curateur public, mais, considérant la réticence des deux étudiants à obtenir une police d’assurance responsabilité et à la maintenir en vigueur conformément à un éventuel contrat de services, l’idée a été abandonnée.
Des emplois occasionnels ont été prolongés et renouvelés à plusieurs reprises de façon non conforme à la Directive.En revanche, la Commission a constaté que des emplois occasionnels pour une durée de moins de onze semaines ont été octroyés aux mêmes personnes pour répondre aux mêmes besoins de surcroît de travail temporaire. Ces emplois occasionnels avaient été prolongés et renouvelés plusieurs fois. En outre, le Curateur public avait prolongé et renouvelé plusieurs fois l’emploi occasionnel de moins de onze semaines d’une personne retraitée. Or, il n’est pas possible de prolonger ou de renouveler un tel contrat pour un même emploi. Ce faisant, le Curateur public contrevenait à la Directive concernant les emplois occasionnels de la fonction publique (annexe 1).
La Commission a donc recommandé au Curateur public de ne pas renouveler ni prolonger des emplois occasionnels d’une durée inférieure à onze semaines.
Le Curateur entreprendra des actions correctrices afin de mettre en application la recommandation de la Commission. Ainsi, il accentuera la sensibilisation des gestionnaires et des conseillers en gestion des ressources humaines à cette situation. De plus, un suivi global de ce type de contrat de travail sera exercé par la Direction des ressources humaines.
La Commission a effectué, au ministère de la Justice, une enquête concernant les désignations à titre provisoire à deux emplois de cadre et le processus de promotion sans concours d’une personne.
La Commission a constaté que deux personnes ont été désignées à titre provisoire à des emplois de cadre, classe 5, pendant plus d’un an. L’un de ces emplois a fait l’objet d’une offre d’affectation-promotion et de mutation qui n’a pas permis de pourvoir à l’emploi, alors que l’autre n’a fait l’objet d’aucune démarche de dotation. Toutefois, les candidatures reçues à la suite de la publication de l’offre d’affectation-promotion et de mutation ont été considérées pour les deux emplois en cause et, malheureusement, les résultats se sont révélés infructueux.
Les désignations à titre provisoire doivent être d’une durée limitée afin d’éviter le favoritisme, et ne peuvent se prolonger indûment.Les désignations à titre provisoire sont permises en vertu des directives du Conseil du trésor et des conditions de travail applicables. Elles doivent être d’une durée limitée afin d’éviter le favoritisme, et ne peuvent se prolonger indûment. En 2007, la Commission a déjà recommandé aux ministères et aux organismes d’éviter les désignations à titre provisoire qui excèdent douze mois.
La Commission a recommandé au Ministère d’enclencher le processus de dotation des deux emplois et de mettre fin aux désignations à titre provisoire, ce qu’il fera lorsque de nouvelles listes de déclaration d’aptitudes seront constituées vers la fin mai 2012.
La Commission a également vérifié le processus de promotion sans concours d’une personne. Elle a alors constaté que cette dernière a bénéficié, pendant neuf mois, d’une rémunération additionnelle égale à 5 % de son traitement dans le cadre du processus de promotion sans concours et en vertu de modalités d’application internes du Ministère.
Aucune disposition du cadre normatif ne permet une rémunération additionnelle dans le cadre d’un processus de promotion sans concours.L’article 33 de la Loi sur l’administration publique mentionne qu’« aucune rémunération ne doit être payée aux fonctionnaires en plus du traitement régulier attaché à leurs fonctions, sauf conformément à une décision du Conseil du trésor ». De plus, aucune disposition du cadre normatif ne permet une rémunération additionnelle dans le cadre d’un processus de promotion sans concours. La rémunération est plutôt déterminée à la fin du processus, et la personne bénéficie alors du taux de traitement attribué à la classe d’emplois à laquelle elle est promue.
La Commission a conclu que cette prime est une rémunération additionnelle non conforme. Elle a donc recommandé au Ministère de mettre fin aux cas de rémunération additionnelle accordée au cours d’un processus de promotion sans concours, et de modifier ses modalités d’application internes de la promotion sans concours.
Le Ministère retirera l’octroi de primes de ses modalités d’application internes.
La Commission a effectué une enquête concernant la dotation d’un emploi étudiant et de deux emplois occasionnels d’agent de bureau dans une même direction du ministère de l’Immigration et des Communautés culturelles (MICC).
La sélection doit être effectuée de façon aléatoire et impartiale à partir d’une banque de candidatures gérée par Placement étudiant.Tout d’abord, à l’été 2008, une étudiante a été embauchée à la suite de la décision de la gestionnaire de l’unité de recruter un membre de la famille d’un de ses employés, après que ce dernier lui ait fait part de la disponibilité de cette personne. Or, la procédure prévue pour l’embauche des étudiants à l’article 9 de la Directive concernant les emplois étudiants et les stages dans la fonction publique indique que la sélection doit être effectuée de façon aléatoire et impartiale à partir d’une banque de candidatures gérée par Placement étudiant. À l’été 2009, l’étudiante était de nouveau embauchée dans la même direction.
La Commission a recommandé au MICC de s’assurer, lors des prochaines embauches d’étudiants, d’appliquer l’article 9 de la Directive. La Commission estime que ce type de nomination va à l’encontre des valeurs affirmées dans la Déclaration de valeurs de l’administration publique québécoise, soit l’impartialité des décisions et l’intégrité des membres de l’administration. Ainsi, la Commission a recommandé au Ministère de procéder à des interventions auprès de l’ensemble de son personnel au regard de l’application des valeurs propres à la dotation des emplois dans la fonction publique, et de procéder à des interventions particulières auprès de la gestionnaire ayant nommé l’étudiante et auprès de l’employé concerné.
En mars 2010, l’étudiante a obtenu un emploi occasionnel d’agent de bureau dans la même direction. Elle a été nommée à partir d’une liste de déclaration d’aptitudes valide, tout comme une autre personne qui a également obtenu un emploi occasionnel d’agent de bureau. En mars 2011, le premier emploi occasionnel a été renouvelé puisque les tâches prévues n’étaient pas terminées, tandis que celui de l’autre personne ne l’a pas été, car les tâches prévues étaient terminées. La Commission a conclu que la décision du MICC de ne pas renouveler le deuxième emploi occasionnel repose sur des motifs objectifs et impartiaux.
À la suite des recommandations, le MICC a informé la Commission qu’une note de service a été transmise aux gestionnaires concernant l’embauche du personnel étudiant et les règles afférentes. Aussi, des séances de formation sur la dotation ont été offertes aux gestionnaires. Le Ministère est également intervenu auprès de la gestionnaire impliquée dans la nomination de l’étudiante. Toutefois, le MICC a décidé de ne pas suivre la recommandation de la Commission en ce qui a trait à une intervention particulière auprès de l’employé qui a proposé les services d’un membre de sa famille, considérant qu’il n’était pas partie prenante de la décision.
La Commission a effectué deux enquêtes concernant des processus de sélection : l’une pour un emploi de préposé aux renseignements, à Services Québec, et l’autre pour un emploi d’agent de rentes, de retraite et d’assurances à la Commission administrative des régimes de retraite et d’assurances (CARRA).
Lors de la première enquête, la Commission a constaté que les personnes ayant participé aux entrevues ont été sélectionnées à partir d’une liste de déclaration d’aptitudes et selon leur connaissance de la langue anglaise. D’après le gestionnaire, ce critère était essentiel pour occuper l’emploi, bien qu’il n’ait pas été évalué dans la procédure d’évaluation du concours ayant mené à la constitution de la liste de déclaration d’aptitudes. La Commission a recommandé à Services Québec, lorsque cet emploi sera pourvu à nouveau par recrutement, qu’il le soit à partir d’une liste de déclaration d’aptitudes constituée à la suite d’un concours dans lequel la connaissance de la langue anglaise aura été évaluée.
La Commission a aussi constaté qu’une évaluation additionnelle avait été effectuée lors de l’entrevue d’embauche. Or, dans un processus de sélection, la reprise de critères déjà évalués dans un concours ou l’ajout de critères contreviennent à l’article 48 de la Loi sur la fonction publique. Dans cette entrevue d’embauche, le critère du service à la clientèle a été évalué de nouveau et d’autres critères ont été ajoutés.
La Commission a recommandé à Services Québec de prendre les mesures nécessaires pour s’assurer que les prochains processus de sélection pour des emplois de préposé aux renseignements soient exempts d’évaluation additionnelle. Services Québec a donné suite à la recommandation de la Commission en transmettant une note de service aux gestionnaires afin de leur rappeler leurs obligations en la matière.
Lors de l’enquête à la CARRA, la Commission a également constaté qu’il y avait eu une évaluation additionnelle effectuée dans le cadre d’un processus d’embauche. En effet, l’entrevue d’embauche réalisée en groupe comportait des questions visant non seulement à jauger l’intérêt pour l’emploi, mais à évaluer le critère des habiletés relationnelles de nouveau.
Les processus d’embauche doivent être exempts de nouveaux critères évalués, ou d'une double évaluation.Dans ces circonstances, la Commission a recommandé à la CARRA de prendre les mesures nécessaires pour s’assurer que les processus d’embauche soient exempts de nouveaux critères évalués, ou d’une double évaluation pour un emploi d’agent de rentes, de retraite et d’assurances. La Direction des ressources humaines de la CARRA a souscrit à la recommandation de la Commission en sensibilisant ses gestionnaires aux objectifs d’une entrevue de sélection comparativement à ceux d’une entrevue d’embauche, au respect de la Loi sur la fonction publique et au respect de la réglementation afférente. Elle prodiguera aussi ses conseils dans la conception des contenus d’entrevue d’embauche; elle a d’ailleurs conçu des guides à cet effet pour tous les modes de dotation.
La Commission a effectué une enquête concernant la vérification de l’admissibilité à un concours de recrutement tenu par le ministère des Transports du Québec (MTQ) pour pourvoir à des emplois de patrouilleur.
La Commission a constaté un manque de clarté dans l’énoncé de l’une des conditions d’admission de l’appel de candidatures relative à l’attestation reconnue d’un cours de secourisme général, ainsi que des irrégularités dans l’application de cette condition.
Les conditions d’admission du concours de recrutement exigeaient d’être titulaire d’un permis de conduire valide de la classe 5 et d’une attestation reconnue d’un cours de secourisme général tel un certificat en réanimation cardiorespiratoire, de premiers soins ou l’équivalent. Ces conditions indiquaient également que ces documents valides devaient être détenus pendant la période d’inscription et que ceux-ci devraient être présentés lors de l’embauche. Les personnes en voie d’obtenir leur certificat de secourisme pouvaient tout de même être admises au concours, à la condition d’avoir réussi la formation à l’entrée en fonction. Une copie du permis de conduire et de l’attestation d’un cours de secourisme général devaient être jointes à l’offre de service.
Or, au terme de la période d’inscription, le MTQ a reporté de six semaines la date pour fournir une attestation valide en secourisme général ou une preuve d’inscription à cette formation. Pourtant, la candidature d’un requérant a été refusée parce qu’il ne détenait pas cette attestation ou cette preuve pendant la période d’inscription. Cette exigence allait à l’encontre des conditions d’admission qui indiquaient que les documents devaient être présentés lors de l’entrée en fonction.
L’énoncé des conditions d’admission constitue l’élément essentiel d’un appel de candidatures.L’énoncé des conditions d’admission constitue l’élément essentiel d’un appel de candidatures. Elles doivent donc être rédigées de façon à fournir aux personnes susceptibles de satisfaire aux conditions d’admission une information suffisante leur permettant d’évaluer leur admissibilité au concours et de décider de soumettre leur candidature ou non. Dans ce concours de patrouilleur, l’application de cette condition d’admission s’est révélée inéquitable pour certains candidats.
La Commission a recommandé au MTQ de fixer un délai pour fournir une attestation reconnue d’un cours en secourisme général, et ce, afin de permettre aux candidats ayant été refusés en raison de cette condition d’admission de soumettre leur candidature au concours de recrutement de patrouilleur. Le MTQ a indiqué qu’il suivrait la recommandation de la Commission.
La Commission a effectué une enquête concernant le processus de désignation à un emploi de réviseure ou de réviseur de niveau de complexité « expert » au Service de la révision administrative de Montréal de la Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ). En janvier 2011, une offre d’affectation était publiée pour cet emploi, laquelle indiquait les conditions d’admission suivantes : faire partie du personnel régulier de la SAAQ; posséder un minimum de cinq années d’expérience pertinente aux attributions de l’emploi, dont six mois dans des activités ayant permis de se familiariser avec des tâches de niveau de complexité expert; une maîtrise des domaines médical et légal est un atout important.
Une personne occasionnelle a été reçue en entrevue et a été retenue pour l’emploi, alors que les conditions d’admission ne le permettaient pas.Cinq personnes membres du personnel régulier du Service ont été rencontrées en entrevue, mais n’ont pas été retenues pour l’emploi. Une personne occasionnelle de ce service a également été reçue en entrevue et a été retenue pour l’emploi. Le comité de sélection de la SAAQ a donc accepté la candidature d’une personne occasionnelle. Cependant, les autres personnes de même statut n’ont pas eu l’opportunité de manifester leur intérêt et de présenter une offre de service. Or, les conditions d’admission constituent un point central d’un appel de candidatures. Elles sont rédigées de façon à fournir aux personnes une information suffisante leur permettant d’évaluer si elles peuvent soumettre leur candidature.
La Commission a recommandé à la SAAQ de respecter les conditions d’admission énoncées dans ses affichages. Si ces conditions d’admission sont modifiées en cours de processus, elles doivent offrir une chance égale aux personnes désireuses de poser leur candidature de le faire.
La SAAQ s’est engagée à respecter les conditions d’admission affichées à l’occasion d’un processus de désignation pour des emplois de complexité supérieure, et elle s’assurera d’offrir la possibilité à toute personne de poser sa candidature si les conditions d’admission sont modifiées en cours de processus.
La Commission a procédé à une enquête concernant la décision de la Direction générale de la protection de la faune de réviser une décision positive de sélection d’un candidat à la suite de son entrevue d’embauche dans le cadre d’un processus de dotation visant à pourvoir à des emplois d’agents de protection de la faune au ministère des Ressources naturelles et de la Faune (MRNF).
Le candidat avait été déclaré apte après avoir réussi la procédure d’évaluation d’un concours de recrutement en 2010. Il a été convoqué, ainsi que d’autres personnes, à une entrevue d’embauche. Le comité de sélection, composé de deux gestionnaires et d’un coordonnateur, a été satisfait de ses réponses aux questions de la grille d’entrevue.
Une question additionnelle lui fut posée à la fin de l’entrevue relativement à sa participation au concours précédent, tel que l’indiquait son curriculum vitae. La réponse fut mal accueillie par les membres du comité, manifestement pas à cause de la réponse elle-même, mais principalement en raison de l’attitude du candidat. Ce dernier a émis des réserves à donner des précisions sur des événements survenus trois ans plus tôt, alors que sa candidature avait été rejetée, et il a déclaré avoir appris de l’erreur qui a mis fin à sa participation au premier processus de recrutement.
Après l’entrevue, les membres du comité de sélection ont choisi de retenir le candidat sur la base de l’évaluation effectuée et de ses réponses aux questions de la grille d’entrevue. Par la suite, le gestionnaire de la direction concernée par l’embauche a communiqué avec le candidat pour vérifier son attitude; il a alors décidé de maintenir sa sélection et lui a confirmé par écrit qu’il était retenu.
Informée de la sélection du candidat, la Direction générale a vu les choses autrement; elle a écarté le candidat du processus et l’en a informé, mais sans lui donner les motifs de la révision de la décision. Ce n’est qu’à la suite d’une demande faite auprès du directeur général que le candidat a reçu certains éclaircissements sur les raisons justifiant cette décision. Les explications fournies ont porté sur le problème d’équité et de cohérence soulevé par la communication que le gestionnaire a eue avec lui après l’entrevue et sur son refus de répondre à une question lors de cette dernière.
Or, les faits et les témoignages recueillis ont démontré qu’il y a eu un bris de confiance à l’endroit du candidat lors du concours de 2007 et qu’il est désormais impossible de la rétablir pour qu’il puisse occuper un emploi à la Direction générale de la protection de la faune.
Le MRNF avait l’obligation de fournir les informations nécessaires pour faire comprendre le bien-fondé de sa décision.L’enquête a démontré que la question de l’entrevue portant sur la participation du candidat à un concours en 2007 a servi de raison pour justifier la révision. Celle-ci a donc été dictée d’abord et avant tout par l’historique de la participation du candidat au premier concours. Ce faisant, le MRNF avait l’obligation de fournir les informations nécessaires pour faire comprendre le bien-fondé de sa décision. Le candidat avait en effet le droit de connaître les réels motifs de la révision de la décision et d’en apprécier le caractère équitable et impartial. Cela est d’autant plus justifié lorsque le décideur dispose d’un pouvoir discrétionnaire. De l’avis de la Commission, la candidature de la personne a été traitée avec partialité et la décision finale reflète un refus de faire preuve de tolérance sur des faits qui ont eu lieu trois ans auparavant.
De l’avis de la Commission, la candidature a été traitée avec partialité.À la suite de cette enquête, la Commission a recommandé au ministère des Ressources naturelles et de la Faune de communiquer au candidat les motifs réels de sa décision de ne pas retenir sa candidature.
Le candidat a été contacté par la Direction des ressources humaines, laquelle lui a transmis les réels motifs de la décision finale.
Chaque personne visée par une décision doit en être adéquatement informée pour bien la comprendre et en apprécier le caractère équitable et impartial.La Commission de la fonction publique a effectué six enquêtes à la demande de personnes n’ayant pas obtenu une information suffisante pour bien comprendre les décisions prises à leur endroit. Elle est d’avis que chaque personne visée par une décision doit en être adéquatement informée pour bien la comprendre et en apprécier le caractère équitable et impartial. Cela est d’autant plus justifié lorsque le gestionnaire dispose d’un pouvoir discrétionnaire.
La première enquête portait sur le refus d’une candidature à la suite d’une entrevue d’embauche pour un emploi de chef d’équipe en routes et structures au ministère des Transports du Québec. La personne désirait obtenir plus d’informations sur le refus de sa candidature puisque celle qu’elle avait obtenue était incomplète et ne permettait pas de comprendre le refus. Le Ministère a appliqué la recommandation de la Commission en fournissant à la personne les motifs du refus de sa candidature.
La seconde enquête concernait le refus d’une candidature après une entrevue de groupe lors d’un processus de sélection pour des emplois d’agent de rentes, de retraite et d’assurances à la Commission administrative des régimes de retraite et d’assurances (CARRA). La personne désirait obtenir une rétroaction sur le résultat de l’entrevue puisque celle qu’on lui avait donnée n’était pas satisfaisante. La CARRA a confirmé qu’elle suivra la recommandation de la Commission en fournissant des informations additionnelles à la plaignante.
La troisième enquête portait sur une fin de prêt de service d’un employé du ministère de la Sécurité publique. La personne occupant un emploi d’agent des services correctionnels n’a reçu qu’une explication sommaire des motifs justifiant la fin de son prêt de service. À la suite de la recommandation de la Commission, le Ministère a communiqué à la personne les motifs justifiant sa décision.
Une quatrième enquête concernait le refus d’une candidature à la suite d’une entrevue d’embauche pour un emploi de préposé aux empreintes digitales comme stagiaire à la Sûreté du Québec. Le requérant était insatisfait de l’explication qu’il avait reçue concernant le refus de sa candidature. L’enquête a permis de constater que le réel motif de refus ne lui avait pas été transmis. La Commission a recommandé à la Sûreté du Québec d’informer le requérant, ce qui a été fait.
La cinquième enquête portait sur le refus d’une candidature lors d’un processus d’affectation-mutation pour un emploi de technicien en administration à la suite d’une entrevue d’embauche. La personne voulait obtenir de l’information sur le refus de sa candidature. L’information transmise par la Commission des lésions professionnelles (CLP) à la personne était incomplète. La CLP a suivi la recommandation de la Commission en l’informant des motifs complets du refus.
Enfin, une sixième enquête traitait du refus d’une candidature à la suite d’une offre d’affectation pour un emploi d’attaché judiciaire de complexité « expert » au ministère de la Justice. Une personne satisfaisant aux conditions d’admission a demandé des explications parce qu’elle n’avait pas été convoquée à une entrevue. La Commission a recommandé au Ministère d’informer la personne des motifs justifiant le refus de sa candidature, ce qui a été fait.
La Commission a effectué une enquête concernant la vérification d’aptitudes dans le cadre d’une promotion sans concours à un emploi de préposé aux télécommunications à l’Assemblée nationale.
La réévaluation d’un emploi à un niveau supérieur peut permettre la promotion sans concours d’une personne lorsque les six conditions prévues à l’article 2 du Règlement sur la promotion sans concours sont remplies, ce qui a été le cas lors de cette enquête.
La procédure d’évaluation utilisée comportait cinq examens, dont trois avaient pour objectif d’évaluer l’aptitude perceptuelle. Un quatrième visait à évaluer le jugement ainsi que le sens de l’observation visuelle et auditive. Enfin, un examen oral mesurait l’esprit d’équipe, le sens des responsabilités, le jugement, l’expression orale et le service à la clientèle.
Parallèlement au processus de promotion sans concours, l’Assemblée nationale a tenu un concours de promotion afin de pourvoir à des emplois identiques de préposé aux télécommunications puisque trois postes étaient vacants. L’Assemblée nationale a alors déterminé que les habiletés nécessaires pour occuper cet emploi étaient l’aptitude perceptuelle, le jugement et le sens de l’observation. Ce choix avait été validé par des spécialistes du domaine. La procédure d’évaluation du concours a donc comporté les quatre premiers examens, mais pas l’examen oral.
Puisque l’Assemblée nationale avait déterminé que pour le concours de promotion ces trois critères constituaient les habiletés de base requises, il aurait dû en être de même pour le processus de promotion sans concours, car les emplois de préposé aux télécommunications à pourvoir étaient identiques et, qui plus est, les examens avaient été administrés le même jour.
En toute équité, la Commission a donc recommandé à l’Assemblée nationale de reprendre la vérification d’aptitudes de la personne visée par la promotion sans concours en recourant à la même procédure d’évaluation que celle utilisée pour le concours de promotion. Cette personne serait ainsi déclarée apte puisqu’elle avait un résultat supérieur au seuil de passage retenu.
La Commission a donc recommandé à l’Assemblée nationale de reprendre la vérification d’aptitudes de la personne visée par la promotion sans concours en recourant à la même procédure d’évaluation que celle utilisée pour le concours de promotion.Depuis ce temps, l’Assemblée nationale a revu son organisation du travail pour mettre en place celle qui prévalait initialement. Aucun emploi de préposé aux télécommunications n’a été pourvu et elle n’a pas prolongé la liste de déclaration d’aptitudes constituée à la suite du concours de promotion. En outre, aucune promotion sans concours n’a été accordée. Elle a cependant appliqué la recommandation de la Commission afin d’être équitable et de respecter la compétence de la personne visée par cette enquête tout comme celle des personnes qui ont été déclarées aptes à la suite du concours de promotion.
La Commission a effectué trois enquêtes concernant des processus de sélection : deux pour un emploi de technicien en droit à la Commission des lésions professionnelles (CLP), et une pour un emploi d’agent d’indemnisation à la Commission de la santé et de la sécurité du travail (CSST).
Lors des enquêtes à la CLP, la Commission a constaté que l’emploi avait été affiché en promotion auprès du personnel de cet organisme, que sept candidats avaient été reçus en entrevue et que la personne retenue était inscrite sur une liste de déclaration d’aptitudes valide pour cet emploi. La Commission a conclu qu’il n’y avait eu aucune irrégularité ou illégalité quant à cette nomination.
La Commission a cependant observé qu’une des conditions d’admission était la maîtrise de la langue anglaise. Or, ce critère n’a pas été évalué dans la procédure d’évaluation du concours ayant mené à la constitution de la liste de déclaration d’aptitudes utilisée pour pourvoir à l’emploi de technicien en droit. Selon la Charte de la langue française et la Loi sur la fonction publique, il est possible d’évaluer ce critère lorsqu’il est jugé indispensable pour l’emploi. La Commission a donc recommandé à la CLP que, lorsque cet emploi sera de nouveau pourvu à la suite d’une promotion ou d’un recrutement, il le soit avec une liste de déclaration d’aptitudes constituée à la suite d’un concours où la connaissance de l’anglais aura été évaluée. La CLP entend suivre cette recommandation.
La reprise, dans un processus de sélection, d’un critère ayant déjà été retenu dans le cadre de la procédure de concours ou l’ajout d’un nouveau critère requis pour l’emploi contreviennent à l’article 48 de la Loi sur la fonction publique.La Commission a également observé qu’une évaluation additionnelle avait été effectuée au cours de l’entrevue d’embauche. En effet, celle-ci visait à évaluer des habiletés comme le service à la clientèle, l’organisation, la méthode et la capacité d’influence. Selon la Commission, la reprise, dans un processus de sélection, d’un critère ayant déjà été retenu dans le cadre de la procédure de concours ou l’ajout d’un nouveau critère requis pour l’emploi, constitue une procédure qui contrevient à l’article 48 de la Loi sur la fonction publique. Cet article prévoit que l’évaluation des candidats se fait sur la base des critères de connaissances, d’expériences ou d’aptitudes requises pour l’emploi lors du concours. Or, en comparant les processus, la Commission a constaté que le critère « service à la clientèle » avait été évalué à nouveau et que des critères avaient été ajoutés.
À la suite de ces deux enquêtes, la Commission a recommandé à la CLP de prendre les mesures nécessaires pour s’assurer que les prochains processus de sélection pour l’emploi de technicien en droit soient exempts d’évaluations additionnelles au regard de celles effectuées dans le cadre des concours qui ont donné lieu à la constitution des listes de déclaration d’aptitudes ayant servi à la sélection des personnes. L’organisme a l’intention d’appliquer cette recommandation.
Lors de l’enquête à la CSST concernant un processus de sélection pour un emploi d’agent d’indemnisation, la Commission a aussi constaté qu’une évaluation additionnelle avait été effectuée. En effet, l’entrevue d’embauche comportait des mises en situation visant à évaluer le sens du service à la clientèle, le sens des relations humaines, l’esprit d’équipe et l’organisation. La CSST a ainsi procédé à l’évaluation de critères déjà évalués lors du concours et en a évalué de nouveaux. Les candidats avaient en effet déjà été déclarés aptes après avoir réussi deux examens administrés dans le cadre du concours, dont l’un mesurait les habiletés professionnelles à l’aide de deux critères, soit le sens du service à la clientèle et l’esprit d’équipe. Dans ces circonstances, la Commission a recommandé à la CSST de prendre les moyens nécessaires pour s’assurer que les prochaines entrevues d’embauche soient exemptes d’évaluations additionnelles.
La CSST a compris les motifs sous-jacents à la recommandation de la Commission et a mis en place des solutions afin de remédier à la situation et de faire en sorte que de pareils écueils ne se reproduisent plus. Elle a donc révisé l’ensemble de ses guides d’entrevue afin de s’assurer que chacun d’eux soit conforme aux normes en matière d’embauche et ne contrevienne pas à la Loi sur la fonction publique. Elle entend également diffuser un communiqué à l’ensemble de ses gestionnaires pour les sensibiliser aux exigences de la Loi sur la fonction publique en matière de recrutement et les informer des pratiques et des normes à respecter dans les entrevues d’embauche. En outre, elle leur fera parvenir le Guide d’entrevue d’embauche du Secrétariat du Conseil du trésor daté de février 2011. Enfin, elle compte offrir son soutien aux gestionnaires dans l’élaboration ou la révision de leurs guides d’entrevue.
La Commission considère que les évaluations additionnelles démontrent, d’une part, que les gestionnaires ne connaissent peut-être pas les critères retenus lors des concours et, d’autre part, qu’ils croient que la procédure d’évaluation utilisée dans les concours est insuffisante pour juger de l’aptitude des personnes.Plus généralement, la Commission considère que les évaluations additionnelles démontrent, d’une part, que les gestionnaires ne connaissent peut-être pas les critères retenus lors des concours et, d’autre part, qu’ils croient que la procédure d’évaluation utilisée dans les concours est insuffisante pour juger de l’aptitude des personnes. Elle est d’avis qu’en plus de ne pas être équitables envers les personnes évaluées à nouveau, ces pratiques engendrent des coûts significatifs, notamment, l’élaboration d’examens.
La Commission a procédé à deux enquêtes concernant des désignations à titre provisoire à des emplois de cadres de personnes qui n’avaient pas été déclarées aptes pour pourvoir à ces emplois.
Une première enquête portait sur une désignation à un emploi de cadre, classe 4, au Curateur public du Québec qui durait depuis seize mois, en octobre 2010. Malgré ses efforts, l’organisation n’avait pu pourvoir à l’emploi de façon régulière. La Commission a recommandé de mettre fin à la désignation et de pourvoir à l’emploi dans les meilleurs délais. La personne désignée l’avait été en raison de ses connaissances particulières du domaine d’activités de l’emploi. Le Curateur public a maintenu la désignation jusqu’en décembre 2010, et a titularisé cette personne après qu’elle ait réussi un nouveau concours de cadre, classe 4.
Une deuxième enquête concernait une désignation à un emploi de cadre, classe 5, au ministère du Développement durable, de l’Environnement et des Parcs, qui durait depuis deux ans et neuf mois, en novembre 2010. Cet emploi requérait des connaissances scientifiques spécifiques pour prendre en charge un site d’enfouissement. Depuis le début de la désignation, aucune démarche n’avait été entreprise par le Ministère afin de pourvoir à cet emploi. La Commission a recommandé de mettre fin à la désignation et de pourvoir à cet emploi dans les plus brefs délais. Tel qu’il s’était engagé à le faire, le Ministère a tenu un concours de promotion de cadre, classe 5, et une liste de déclaration d’aptitudes a été constituée au début d’avril 2011. Le Ministère a nommé la personne qui était désignée à titre provisoire.
Les désignations à titre provisoire sont permises en vertu des directives du Conseil du trésor et des conventions collectives applicables. Toutefois, elles doivent être d’une durée limitée et ne pas se prolonger indûment. De plus, le processus de dotation doit être enclenché le plus rapidement possible.La Commission a rappelé que les désignations à titre provisoire sont permises en vertu des directives du Conseil du trésor et des conventions collectives applicables. Toutefois, les désignations doivent être d’une durée limitée et ne pas se prolonger indûment. Le processus de dotation doit être enclenché le plus rapidement possible lorsqu’un emploi est vacant. Dans son rapport de vérification sur les désignations à titre provisoire dans des emplois de cadre (2007), la Commission recommandait notamment, aux ministères et aux organismes, de ne pas effectuer de désignation à titre provisoire qui excède douze mois et d’expliquer les motifs pour lesquels les emplois vacants étaient pourvus de façon provisoire, particulièrement lorsqu’il y avait des employés déclarés aptes sur une liste de déclaration d’aptitudes valide pour pourvoir à l’emploi. Lors du suivi de cette vérification, réalisé en 2009-2010, la Commission a réitéré les recommandations formulées en 2007, compte tenu du peu de progression de leur application.
La Commission a procédé à une enquête concernant le refus de la candidature d’une personne à la suite d’une enquête sur les bonnes mœurs et les antécédents judiciaires. L’emploi à pourvoir était un emploi d’agent de bureau, spécialiste au contrôle routier, à la Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ).
D’une part, la Commission a constaté que la condition d’admission « être de bonnes mœurs » n’était pas indiquée dans l’appel de candidatures du concours de recrutement ayant mené à la constitution de la liste de déclaration d’aptitudes utilisée pour pourvoir à cet emploi. Bien que la Loi sur la fonction publique permette d’exiger une telle condition d’admission compte tenu des particularités de l’emploi, cette exigence additionnelle aurait dû être inscrite dans l’appel de candidatures à des fins de transparence. La Commission a recommandé de préciser dans les appels de candidatures toutes les conditions d’admission au concours, incluant les exigences additionnelles, dont celle de satisfaire à une enquête sur les bonnes mœurs et les antécédents judiciaires. La SAAQ s’est engagée à suivre cette recommandation.
D’autre part, la candidate a participé à une entrevue de sélection et sa candidature a été retenue pour la suite du processus. Elle a alors été informée par la SAAQ qu’elle devait faire l’objet d’une enquête sur les bonnes mœurs et les antécédents judiciaires avant d’être embauchée. À la suite de cette enquête, la SAAQ lui a appris que sa candidature ne pouvait être retenue sans qu’on lui fournisse les motifs justifiant cette décision. La Commission a conclu que la décision de la SAAQ de ne pas admettre la candidature de cette personne était conforme à la Loi sur la fonction publique et au cadre normatif en vigueur.
La révision aurait dû être effectuée par d’autres personnes pour assurer le caractère équitable et impartial de la décision.Cependant, dans un souci de transparence et de respect des personnes, la Commission a recommandé à la SAAQ que la gestionnaire responsable de l’embauche informe la candidate des motifs ayant conduit à la décision. Cette dernière a reçu des explications additionnelles concernant l’élément sensible relevé dans le rapport d’enquête en lien avec l’emploi à pourvoir. La candidate a également demandé qu’on révise la décision de refuser sa candidature, ce qui a été fait par la personne ayant pris la décision initiale. La décision n’a pas été modifiée. La Commission a considéré que la révision aurait dû être effectuée par d’autres personnes pour assurer le caractère équitable et impartial de la décision. C’est pourquoi elle a recommandé de mettre en place un processus de révision où des gestionnaires compétents et impartiaux, qui ont reçu une formation en éthique, auront pour objectif de réévaluer de façon équitable et transparente les décisions prises à la suite d’un rapport d’enquête sur les bonnes mœurs et les antécédents judiciaires.
De manière plus générale, la Commission a aussi recommandé d’informer tous les candidats, par lettre, des décisions prises à leur égard, d’apporter plus de précisions concernant les motifs de refus et de les informer de l’existence d’un mécanisme de révision.
La SAAQ s’est engagée à appliquer ces recommandations.
Dans son Rapport de vérification concernant les enquêtes sur les bonnes mœurs et les antécédents judiciaires ainsi que l’examen médical exigé pour l’admission aux classes d’emplois des agents de la paix, produit en 2008, la Commission avait formulé plusieurs recommandations similaires au ministère de la Sécurité publique, au ministère des Ressources naturelles et de la Faune et à la Société de l’assurance automobile du Québec. Entre autres choses, la Commission avait recommandé de prévoir une formation en éthique à l’intention des décideurs et des réviseurs, de permettre aux candidats d’obtenir, de la part des personnes autorisées, des précisions quant aux motifs du refus de leur candidature, de prévoir un mécanisme de révision et d’en informer les candidats.
La Commission a reçu deux demandes d’enquête portant sur quelques aspects d’un concours de recrutement. Ce concours, tenu par le Centre de services partagés du Québec (CSPQ), visait à pourvoir à des emplois d’opératrice ou d’opérateur en informatique dans la fonction publique, plus particulièrement au ministère du Revenu du Québec (MRQ). Les points soulevés concernent les directives des examens, la révision de la correction des résultats obtenus aux examens et le seuil de passage fixé.
À la suite de ces enquêtes, deux des trois points ont été jugés non fondés. En effet, la Commission a conclu que les directives transmises lors de l’administration des examens étaient claires, et que la révision de la correction des résultats des deux candidats avait été effectuée conformément à la procédure en vigueur.
Le seuil de passage retenu avait été fixé de façon non conforme à la réglementation en vigueur.Cependant, elle a constaté que le seuil de passage retenu avait été fixé de façon non conforme à la réglementation en vigueur.
Ainsi, trois semaines après la constitution de la liste de déclaration d’aptitudes, le CSPQ a modifié le seuil de passage établi pour le concours. Cette décision a été prise à la suite de l’intervention du MRQ. Ce dernier a fait valoir qu’il n’y avait pas suffisamment de candidats sur la liste de déclaration d’aptitudes pour pourvoir à ses emplois. Cela correspond à l’un des critères de l’article 28 du Règlement sur la tenue de concours.
Toutefois, le seuil de passage doit toujours être fixé avant la constitution de la liste de déclaration d’aptitudes. En effet, l’article 28 du Règlement sur la tenue de concours prévoit que :
« Pour fixer un seuil de passage à un moyen d’évaluation, les critères suivants sont considérés :
Le CSPQ a considéré les critères pertinents. Cependant, il l’a fait à un moment inapproprié. La Commission lui a donc recommandé, pour les prochains concours, de s’assurer que la Loi sur la fonction publique et l’article 28 du Règlement sur la tenue de concours seront, pour des raisons d’équité, appliqués de façon rigoureuse avant la constitution de la liste de déclaration d’aptitudes. En effet, modifier le seuil de passage retenu après la constitution de la liste de déclaration d’aptitudes pourrait avantager indûment certains candidats connus ayant d’abord échoué aux examens, par rapport à d’autres candidats non connus ayant réussi. Le CSPQ s’est engagé à suivre la recommandation.
En outre, après la constitution de la liste de déclaration d’aptitudes, le CSPQ a informé les personnes qui avaient réussi la procédure d’évaluation à la suite de la révision du seuil de passage, de la modification de ce dernier et de leur inscription sur la liste de déclaration d’aptitudes. Cependant, pour une question de transparence, la Commission a recommandé au CSPQ d’informer les autres candidats ayant participé à la procédure d’évaluation du concours de la modification du seuil de passage fixé. Le CSPQ n’a pas appliqué cette recommandation compte tenu du temps écoulé depuis la constitution de la liste de déclaration d’aptitudes.
La Commission a effectué une enquête portant, d’une part, sur le déroulement du stage d’un participant, atteint d’un handicap visuel, au ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale (MESS) dans le cadre du Programme de développement de l’employabilité à l’intention des personnes handicapées et portant, d’autre part, sur le concours réservé auquel il a participé par la suite.
Ce programme vise à ce que des personnes handicapées acquièrent des compétences en suivant un stage dans la fonction publique. Il vise aussi à favoriser leur accès à un emploi après la réussite d’un concours de recrutement qui leur est réservé. La gestion du programme et la tenue des concours réservés relèvent du Centre de services partagés du Québec (CSPQ).
Le participant a dû intervenir lui-même auprès de l’Institut de réadaptation en déficience physique du Québec pour demander que l’on évalue ses besoins et son poste de travail.Lors de cette enquête, la Commission a constaté plusieurs lacunes, particulièrement dans le cadre du stage de douze mois. Tout d’abord, après avoir accompli plus de deux mois, le participant a dû intervenir lui-même auprès de l’Institut de réadaptation en déficience physique du Québec pour demander que l’on évalue ses besoins et son poste de travail. Les délais pour faire cette évaluation et mettre en œuvre les changements recommandés l’ont privé d’un environnement adapté à ses besoins pendant les trois premiers mois.
D’autres problèmes ont aussi été observés dans la supervision et le soutien accordés au participant. En effet, les personnes désignées à ces fins, à tous les niveaux, tant au CSPQ qu’au MESS, se sont succédé, à maintes reprises et pendant quelques mois, il y a même eu absence totale de supervision de la part du Ministère. En outre, le lieu physique de travail de la responsable du soutien pour le Ministère n’était pas le même que celui du participant. Enfin, les tâches effectuées par le participant ont été très limitées.
Le contexte et les conditions déficientes du stage ont empêché l’ajout de nouveaux apprentissages au moment opportun.Selon la Commission, les objectifs du stage n’ont pas été atteints. Le Programme de développement de l’employabilité à l’intention des personnes handicapées doit permettre d’acquérir une expérience de travail, d’accroître les habiletés professionnelles, de développer l’employabilité et d’augmenter les possibilités d’occuper un emploi dans la fonction publique. La Commission estime que cela n’a manifestement pas été le cas. Le contexte et les conditions déficientes du stage ont empêché l’ajout de nouveaux apprentissages au moment opportun. C’est ainsi que le développement des compétences s’est restreint à deux tâches sur les cinq prévues.
Le concours réservé visant à pourvoir à des emplois d’agent de bureau qui a suivi le stage comprenait deux examens écrits servant à mesurer l’aptitude au travail de bureau et au calcul arithmétique et l’habileté à comprendre une loi et un règlement ainsi qu’un examen oral qui était en fait une entrevue comportementale. Le participant avait déjà passé les deux examens écrits et ses résultats ont été transférés au concours réservé. L’absence d’une télévisionneuse qu’il n’a pu apporter au moment des examens n’a certainement pas favorisé l’atteinte des seuils de passage.
L’entrevue comportementale consistait à évaluer ses apprentissages à partir de critères précis. Or, il existe une confusion certaine à l’égard des questions posées et des apprentissages réalisés par le candidat lors du stage. L’entrevue ne pouvait certes pallier les lacunes du stage et n’était donc pas représentative du stage accompli.
Bien que la part de responsabilité du participant doive aussi être évoquée, dans la mesure où il aurait dû se retirer de la séance d’examens en l’absence de la télévisionneuse qui était indispensable vu son handicap visuel, la Commission conclut que le concours réservé n’a pas atteint le but recherché.
Le candidat n’a pas bénéficié d’un traitement équitable compte tenu de l’ensemble du contexte du stage et de ses impondérables. La Commission a donc recommandé au CSPQ de lui offrir, en 2011, un nouveau stage dans le cadre du Programme de développement de l’employabilité à l’intention des personnes handicapées. Le CSPQ a entrepris des démarches en ce sens.
La Commission a effectué 93 enquêtes sur la vérification de l’admissibilité de candidats à des réserves de candidatures constituées par le Centre de services partagés du Québec (CSPQ). Il s’agissait d’opérations de recrutement public à portée interministérielle, menées directement auprès des citoyens. La Commission a alors recommandé l’admissibilité de 30 personnes aux réserves de candidatures, c’est-à-dire 32 % des cas, en excluant 7 demandes retirées par des plaignants qui avaient finalement été admis. Sur les 30 recommandations, 21 ont été appliquées par le CSPQ.
D’une part, certains refus de l’admissibilité à des réserves de candidatures s’appuyaient sur une évaluation erronée ou une vérification incomplète et, d’autre part, de nombreux candidats ne s’étaient pas acquittés de leur obligation de faire valoir adéquatement leur candidature.Les enquêtes ont permis à la Commission de constater, d’une part, que certains refus de l’admissibilité à des réserves de candidatures s’appuyaient sur une évaluation erronée ou une vérification incomplète et, d’autre part, que de nombreux candidats ne s’étaient pas acquittés de leur obligation de faire valoir adéquatement leur candidature.
Rappelons que l’article 47 de la Loi sur la fonction publique constitue l’assise principale en matière d’admissibilité des candidats à un concours ou à une réserve de candidatures. Conformément à cet article, le ministère ou l’organisme doit admettre les personnes qui ont soumis leur candidature et qui satisfont aux conditions d’admission. Les modalités d’inscription sont prévues à l’article 17 du Règlement sur la tenue de concours qui stipule qu’une inscription doit être présentée par écrit et comporter, pour la vérification de l’admissibilité, les renseignements et documents requis dans l’appel de candidatures. De plus, selon l’article 21 du même règlement, une personne est admise à un concours ou à une réserve de candidatures si, à un moment donné pendant la période d’inscription, elle satisfait aux conditions d’admission énoncées dans l’appel de candidatures. Son admissibilité est vérifiée par l’examen de son formulaire d’inscription et des documents exigés et produits à son appui.
La Commission s’est prononcée à de nombreuses reprises, lors d’enquêtes qu’elle a réalisées ou dans des décisions qu’elle a rendues au sujet de concours de promotion, sur les responsabilités d’un ministère ou d’un organisme qui tient un concours ou qui constitue une réserve de candidatures.
Elle considère que les textes législatifs et réglementaires mentionnés créent l’obligation pour ceux qui procèdent à la vérification de l’admissibilité, de faire une étude objective, impartiale et professionnelle du formulaire d’inscription et des documents produits à son appui.
De plus, s’il y a un doute dans l’esprit des évaluateurs sur l’interprétation à donner à des renseignements fournis par le postulant, ils doivent faire jouer le doute en sa faveur et l’admettre, ou communiquer avec lui pour obtenir des éclaircissements.
À cet égard, la Commission a constaté que, dans plusieurs situations, la vérification de l’admissibilité était inadéquate, en raison, notamment, de la pertinence des tâches effectuées, d’une sous-évaluation de l’ampleur et du niveau des tâches décrites dans l’offre de service de certains candidats ainsi que de la durée de certaines expériences reconnues pertinentes. Or, ces expériences, lorsque considérées adéquatement, ont permis dans plusieurs cas de recommander l’admission des personnes concernées.
Par ailleurs, à la décharge du CSPQ, il importe d’indiquer qu’il s’agit d’une responsabilité partagée. En effet, des responsabilités incombent également aux candidats au regard de la transmission de leur offre de service. Comme indiqué dans l’appel de candidatures, ils ont l’obligation de fournir toutes les informations et données pertinentes sur leur formulaire d’inscription, à l’intérieur de la période d’inscription indiquée, afin de permettre aux évaluateurs de s’acquitter de leur responsabilité.
Or, force est de constater que plusieurs candidats n’ont pas rempli adéquatement leur obligation au moment de leur inscription. Ils ont omis de fournir toutes les informations relatives à leur scolarité et à leurs expériences de travail. Certains candidats se sont manifestés après avoir été informés du refus de leur admissibilité à la réserve de candidatures. Il était alors trop tard pour compléter les informations requises et faire valoir leur candidature. Il n’est en effet pas permis d’ajouter de nouvelles informations relatives à la scolarité et aux expériences, ni de changer celles déjà décrites dans l’offre de service une fois la période d’inscription terminée.
Il est à noter aussi que des candidats croyaient, à tort, que le nombre d’années d’expérience pertinente serait évalué ultérieurement à leur entrée en fonction dans un nouvel emploi. Ce ne peut être le cas puisque cela fait partie intégrante de la vérification de l’admissibilité aux concours.
La Commission a effectué 11 enquêtes relatives à la décision du CSPQ de refuser un report d’examens à des candidats admis et convoqués à une séance d’examens dans le cadre de leur participation à une réserve de candidatures. Tout d’abord, il est important de rappeler que l’article 49 de la Loi sur la fonction publique prévoit, notamment, que la procédure d’évaluation à un concours ou à une réserve de candidatures doit être de nature à permettre de constater impartialement la valeur des candidats. Cela implique, entre autres, que les candidats à un concours doivent tous être évalués de la même façon, dans des conditions similaires et en même temps, dans la mesure du possible.
Aucune disposition légale ou réglementaire n’oblige d’ailleurs un ministère ou un organisme, qui constitue une réserve de candidatures ou qui tient un concours, à accorder un report d’examens pour des vacances, incluant des voyages.Sous réserve des obligations découlant de la Charte des droits et libertés de la personne, la Commission est d’avis que le CSPQ n’est pas tenu d’agir en fonction des situations particulières de chacun. Aucune disposition légale ou réglementaire n’oblige d’ailleurs un ministère ou un organisme, qui constitue une réserve de candidatures ou qui tient un concours, à accorder un report d’examens pour des vacances, incluant des voyages.
Le CSPQ s’est donné des pratiques pour le traitement des demandes de report d’examens pour des motifs de vacances ou de voyages. Il accorde un report d’examens d’une semaine, après la date de la séance générale d’examens, sur présentation de pièces justificatives de frais déjà encourus par un candidat. Il n’est toutefois pas possible d’obtenir une autre séance, après celle déjà prévue. À cet égard, la Commission a constaté une application uniforme et impartiale de cette façon de faire pour tous les candidats.
La Commission a déjà insisté sur l’importance de transmettre aux personnes une information complète et transparente sur le traitement de leur candidature, notamment les règles leur permettant de bénéficier exceptionnellement d’un report d’examens et la date prévue d’une nouvelle séance, le cas échéant.
Par ailleurs, les candidats qui s’inscrivent à un concours ou à une réserve de candidatures doivent s’attendre à être convoqués à une séance d’examens lorsqu’ils satisfont les conditions d’admission indiquées dans l’appel de candidatures. Cette convocation est d’autant plus prévisible lorsque l’appel de candidatures ou le document faisant foi de la décision relative à la vérification de l’admissibilité mentionne la tenue ultérieure d’une séance d’examens pendant tel ou tel mois. Dès lors, ils ont une obligation de vigilance pour veiller à leurs propres intérêts en s’assurant d’être disponibles.
La Commission a toutefois sensibilisé le CSPQ à l’importance de faciliter l’accès aux emplois en évitant, dans la mesure du possible, la tenue des examens pendant la période intensive des vacances estivales. Le Centre a informé la Commission qu’il ne procède pas ainsi de façon courante et ne privilégie d’ailleurs pas cette option. Toutefois, il arrive que les demandes des ministères et des organismes fassent en sorte que cela se produise à l’occasion.
Au cours de l’année financière 2010-2011, la Commission a effectué douze enquêtes sur divers sujets visant le ministère du Revenu (MRQ). Huit d’entre elles n’étaient pas fondées. Parmi celles fondées, trois ayant fait l’objet de recommandations sont résumées ci-après.
La première enquête concernait l’attribution d’une promotion sans concours à un emploi d’analyste de l’informatique et des procédés administratifs. De 1998 à mai 2006, la personne concernée avait occupé un emploi de technicien en vérification fiscale. À compter de mai 2006, elle a occupé un emploi de technicien en administration. Puis, progressivement, elle a effectué des tâches de niveau professionnel. Après plusieurs démarches auprès du Ministère, elle a obtenu, en mai 2009, une promotion sans concours. La Commission a conclu que cette promotion sans concours était conforme aux six conditions prévues au Règlement sur la promotion sans concours. Aussi, le traitement accordé à cette personne lors de sa promotion à la classe d’emplois d’analyste de l’informatique et des procédés administratifs était conforme aux dispositions de l’article 17 de la Directive concernant l’attribution des taux de traitement ou taux de salaire et des bonis à certains fonctionnaires.
Aucune rémunération ne doit être payée aux fonctionnaires en plus du traitement régulier attaché à leurs fonctions, sauf s’il y a décision du Conseil du trésor.Cependant, en cours de processus, le MRQ a accordé une prime de 5 % à cette personne pour la période au cours de laquelle elle exerçait des tâches de niveau professionnel alors qu’elle avait un classement de niveau technique. Cette prime couvrait deux périodes, soit de novembre 2004 à mai 2006 et d’octobre 2006 à avril 2009. Cette indemnité rétroactive de 5 % couvre une durée cumulée de cinq ans et un mois pour deux emplois différents occupés dans deux unités administratives différentes. Il s’agissait d’une indemnité substantielle qui ne s’appuyait sur aucune disposition légale. Elle contrevenait plus précisément aux dispositions de l’article 33 de la Loi sur l’administration publique, selon lequel aucune rémunération ne doit être payée aux fonctionnaires en plus du traitement régulier attaché à leurs fonctions, sauf s’il y a décision du Conseil du trésor. Or, cette prime ne reposait sur aucune norme qui le permettait. De plus, elle était incompatible avec le processus de promotion sans concours qui était en voie de réalisation. La rémunération doit être déterminée à la fin de ce processus, lorsque le candidat est promu. Elle doit être établie en tenant compte du taux de traitement de la classe d’emplois à laquelle la personne est promue et ne pas être rétroactive. Dans ces circonstances, la Commission a recommandé au Ministère de n’accorder aucune prime qui ne repose sur le cadre légal et normatif. Le Ministère s’est engagé à suivre cette recommandation.
La deuxième enquête portait sur la participation de huit personnes à la procédure d’évaluation d’un concours de recrutement tenu par le CSPQ afin de pourvoir à des emplois de préposée ou préposé aux renseignements, classe principale, particulièrement au ministère du Revenu.
Avant la tenue du concours, en novembre 2008, à la demande du ministère du Revenu, l’École nationale d’administration publique a présenté un programme d’apprentissage pour les chefs d’équipe du personnel de bureau, technicien et assimilé. Un projet pilote d’une durée de cinq jours a été mis en oeuvre, entre janvier et mai 2009, auprès de quatre groupes d’employés du Ministère. Ainsi, sur les 67 personnes qui ont reçu cette formation, 14 appartenaient à la classe d’emplois de préposée ou préposé aux renseignements. Trois personnes étaient titularisées à un emploi de la classe principale et onze étaient désignées à titre provisoire à la classe principale. Ces dernières ont participé au concours et dix ont atteint le seuil de passage de la procédure d’évaluation.
La Commission a jugé inadéquat de donner une telle formation avant la tenue d’un concours servant à pourvoir à des emplois de la même classe.La Commission a considéré qu’il était inapproprié que le MRQ sélectionne des employés n’étant pas nommés aux classes principales du personnel de bureau, technicien et assimilé afin qu’ils participent à une formation pour les chefs d’équipe. La Commission a d’ailleurs constaté que la formation portait sur presque toutes les mêmes habiletés que celles évaluées lors du concours. Aussi, la Commission a-t-elle jugé inadéquat de donner une formation de ce genre avant la tenue d’un concours servant à pourvoir à des emplois de la même classe. En effet, un tel programme d’apprentissage peut avantager certains candidats en les aidant à mieux maîtriser des habiletés qui seront mesurées pendant la procédure d’évaluation. Cette situation entache l’apparence d’équité et d’impartialité du système de recrutement et de promotion de la fonction publique. La Commission a donc recommandé au Ministère de prendre les mesures appropriées afin de s’assurer que les formations futures, visant à développer des aptitudes pour être chef d’équipe du personnel de bureau, technicien et assimilé, s’adressent à des personnes qui sont déjà titulaires des classes d’emplois principales. Le Ministère a l’intention de suivre cette recommandation.
La troisième enquête concernait la procédure d’évaluation d’une réserve de candidatures constituée afin de pourvoir à des emplois de juriste en fiscalité au MRQ. La procédure comportait deux examens : un examen écrit à développement pour évaluer les connaissances du domaine d’activités professionnelles et la communication écrite ainsi qu’un examen oral pour mesurer les connaissances du domaine d’activités professionnelles, l’expérience et quelques aptitudes. Chaque candidat a passé les deux examens la même journée. Ces évaluations ont eu lieu sur deux jours et demi pour l’ensemble des personnes. Cinquante et une personnes ont participé à la procédure d’évaluation de cette réserve de candidatures et, de ce nombre, vingt et une étaient des employés du Ministère.
Quatre comités d’évaluation ont été constitués afin d’administrer les examens oraux. Chaque comité était formé de deux gestionnaires connaissant bien le domaine de la fiscalité. Ces huit personnes étaient des gestionnaires de la Direction générale de la législation, des enquêtes et du registraire des entreprises. Selon la Commission, les comités d’évaluation auraient dû être constitués de trois membres, dont un de l’extérieur de la Direction générale.
Pour s’assurer de la composition de comités d’évaluation compétents et impartiaux, la Commission indique, dans le document Intégrité et Compétence, que :
« La transparence et l’impartialité de la procédure exigent qu’au moins un des membres du comité vienne d’un ministère ou d’un organisme autre que celui responsable du concours ou, à tout le moins, d’une région administrative ou d’une direction générale différente, s’il s’agit du même ministère ou organisme employeur. »
Pour cette réserve de candidatures, aucun membre externe n’a été prévu pour faire partie des comités d’évaluation, alors que près de la moitié des candidats à cette réserve était des employés du MRQ. Le Ministère a toutefois pris certaines mesures afin de s’assurer que des candidats ne soient pas évalués par leurs supérieurs immédiats ou hiérarchiques, actuels ou antérieurs.
L’examen à développement ne comportait qu’une seule question. Or, comme plusieurs candidats travaillaient à la direction générale, il était clair pour la Commission que certains auraient pu se préparer après avoir été informés de la question par d’autres candidats. En effet, la préparation était tout à fait possible compte tenu de la teneur de la question (description d’une expérience professionnelle) et du temps dévolu. Cet avantage pouvait influer positivement les résultats de ces candidats. La Commission a estimé que l’ensemble des candidats à cette réserve de candidatures aurait dû faire l’examen écrit au même moment afin, à tout le moins, de ne pas entacher l’apparence d’équité et d’impartialité. L’examen oral, quant à lui, aurait pu avoir lieu dans un deuxième temps.
La Commission a jugé que les éléments observés au cours de l’enquête concernant la composition des comités d’évaluation et l’administration de la procédure d’évaluation ont entaché la crédibilité de la réserve de candidatures. En ce sens, la Commission a recommandé au MRQ de ne plus utiliser les listes de déclaration d’aptitudes constituées à la suite des concours tenus après cette réserve de candidatures.
Les éléments observés au cours de l’enquête concernant la composition des comités d’évaluation et l’administration de la procédure d’évaluation ont entaché la crédibilité de la réserve de candidatures.Le Ministère a informé la Commission que, bien qu’il se fasse un devoir de respecter les principes d’impartialité et d’équité envers les personnes, il utilisera ces listes de déclaration d’aptitudes parce qu’aucune corrélation n’a pu être établie entre le moyen de passation du moyen d’évaluation et les résultats obtenus par les candidats.
La Commission a fait une enquête sur l’affichage d’un emploi de complexité supérieure, niveau « expert », et l’attribution d’une rémunération additionnelle en raison des heures supplémentaires effectuées par un employé du ministère du Développement économique, de l’Innovation et de l’Exportation (MDEIE).
La Directive concernant la détermination du niveau de complexité des emplois professionnels et la gestion des emplois de complexité supérieure prévoit les modalités et les critères de l’évaluation des emplois professionnels au sein de la fonction publique, ainsi que les règles qui gouvernent la gestion des emplois de complexité supérieure. L’une des règles concerne l’affichage de ces emplois. En effet, l’article 23 de la directive indique qu’un emploi vacant de complexité supérieure est d’abord comblé à la suite de l’affichage d’une offre d’affectation ou de mutation. Cependant, dans le présent cas, l’emploi de niveau « expert » visé ne nécessitait aucun affichage puisqu’il n’était pas vacant.
Il y a incompatibilité entre une absence du travail et une réclamation d’heures supplémentaires.Au moment de l’enquête, la rémunération additionnelle était attribuée à l’employé depuis un an et demi : une heure supplémentaire était payée chaque jour, sauf en de rares exceptions. La Commission a constaté que, pendant cette période, l’employé s’était absenté du travail à huit reprises, pour des raisons telles que vacances ou maladie et qu’une heure supplémentaire par jour avait tout de même été payée. La Commission juge qu’il y a incompatibilité entre une absence du travail, quelle qu’en soit la raison, et une réclamation d’heures supplémentaires.
Le motif invoqué pour justifier l’attribution récurrente de cette rémunération additionnelle était principalement l’ajout de tâches. En effet, l’intégration de trois nouveaux employés à l’unité administrative et la non-performance d’une autre personne obligeaient l’employé à produire de nombreux rapports additionnels dans un même délai. Les raisons invoquées pour justifier cette situation ne s’appliquant plus, la Commission a recommandé au MDEIE de mettre fin immédiatement aux heures supplémentaires effectuées par cet employé et à la rémunération additionnelle qui en découlait. Le Ministère y a mis fin.
Les articles 39 et 40 de la Loi sur la fonction publique prévoient que les sous-ministres et les dirigeants d’organismes gèrent leurs ressources humaines dans le cadre des politiques du Conseil du trésor. Il est également prévu qu’ils exercent leurs responsabilités en favorisant la délégation. Les gestionnaires en sont donc imputables auprès de leur sous-ministre ou de leur dirigeant d’organisme. Dans le but de favoriser la mise en œuvre des valeurs de responsabilité des gestionnaires et d’équité envers les personnes, la Commission a recommandé au MDEIE de mettre en place un mécanisme de suivi de la gestion des heures supplémentaires concernant notamment les autorisations, les attestations subséquentes et les justifications afférentes. De plus, la Commission considère que l’attribution de rémunération additionnelle doit se faire de façon très rigoureuse. À la suite de la recommandation, le Ministère s’est doté d’un mécanisme permettant d’identifier les dossiers irréguliers et de faire les interventions requises, lorsque nécessaire.
La Commission a effectué trois enquêtes à la demande de personnes n’ayant pas obtenu une information suffisante pour bien comprendre les décisions les concernant.
La première enquête traitait du refus d’une candidature à la suite d’une entrevue d’embauche effectuée après un concours de recrutement au ministère des Transports. La personne avait été informée que ce refus reposait sur son manque d’expérience. Or, elle possédait l’expérience exigée dans les conditions d’admission du concours de recrutement. L’enquête a permis de constater que le motif réel de refus n’avait pas été transmis à la personne. La Commission a recommandé au Ministère d’informer la personne du motif réel justifiant le refus de sa candidature. Le Ministère l’a contactée pour lui fournir l’information.
Une deuxième enquête concernait la non-désignation d’une personne à son emploi évalué de complexité supérieure au ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport (MELS). La personne avait été informée par une lettre de la sous-ministre adjointe que son emploi avait été évalué de niveau « expert » et qu’elle y était désignée. Par la suite, elle a été avisée qu’une erreur administrative avait été commise dans cette lettre, et qu’elle ne pouvait être désignée à son emploi en raison de l’atteinte des quotas au sein de la direction générale. Cependant, au cours de la même période, trois autres personnes avaient été désignées à des emplois de complexité supérieure, de même niveau, au sein de la même direction générale. Dans les faits, cette décision était plutôt basée sur d’autres motifs, soit des critères objectifs et préalablement définis en regard de l’atteinte des objectifs stratégiques de ce secteur d’activités, ce qui expliquait pourquoi certaines personnes avaient été choisies et non cette personne. L’atteinte de quotas était l’une des contraintes qui prévalaient. La Commission a donc recommandé au MELS d’informer la personne visée des motifs qui ont mené à ne pas la désigner à son emploi de complexité supérieure, niveau « expert ». Le Ministère a rencontré la personne pour lui donner les explications adéquates et lui a transmis une lettre à cet effet.
Enfin, une troisième enquête concernait le refus d’une candidature à la suite d’une offre de mutation au ministère de la Famille et des Aînés. Une personne qui satisfaisait aux conditions d’admission a demandé des explications parce qu’elle n’avait pas été convoquée à une entrevue, mais elle n’a pu obtenir les précisions qu’elle demandait. La Commission a recommandé, en mars 2011, que cette personne soit informée du motif du refus de sa candidature.
Chaque personne visée par une décision prise à son égard en matière de gestion des ressources humaines doit être adéquatement informée des motifs justifiant cette décision, afin d’être en mesure de la comprendre et d’en apprécier le caractère équitable et impartial.La Commission est d’avis que chaque personne visée par une décision prise à son égard en matière de gestion des ressources humaines doit être adéquatement informée des motifs justifiant cette décision, afin d’être en mesure de la comprendre et d’en apprécier le caractère équitable et impartial. Cela est d’autant plus important lorsque le gestionnaire dispose d’un pouvoir discrétionnaire. C’est une question de respect et d’équité envers les personnes et de transparence dans la gestion des ressources humaines.
À la demande de neuf personnes, la Commission a effectué des enquêtes concernant des promotions sans concours au ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale (MESS). Six promotions sans concours avaient été accordées pour des emplois d’analyste de l’informatique et des procédés administratifs à l’intérieur d’une même direction.
Le Guide d’application sur la promotion sans concours énonce les conditions qui doivent être respectées par le délégataire du président du Conseil du trésor pour procéder à la vérification d’aptitudes. Ainsi, celui-ci doit donner la prépondérance à la vérification des habiletés de base de la classe d’emplois et utiliser les moyens d’évaluation appropriés à cette vérification. Or, le Ministère n’a pas vérifié les mêmes habiletés pour toutes les personnes visées.
Même s’il s’agissait de six emplois semblables, le Ministère a utilisé deux procédures d’évaluation différentes.En effet, même s’il s’agissait de six emplois semblables, le Ministère a utilisé deux procédures d’évaluation différentes. Bien que les deux procédures d’évaluation étaient adéquates et que les critères d’évaluation utilisés pour déclarer aptes les personnes promues étaient tous pertinents à la classe d’emplois, la Commission a recommandé au MESS d’utiliser des procédures d’évaluation uniformes, par souci d’équité, dans les prochains processus de promotion sans concours visant un même emploi, en évaluant les personnes en fonction des mêmes critères. Le ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale entend respecter la recommandation et s’assurera de l’uniformité des processus d’évaluation dans de telles situations.
La Commission a effectué une enquête sur la détermination du niveau d’un emploi professionnel, soit celui de secrétaire d’un des forums de concertation en administration. Avant l’entrée en vigueur, en 2006, de la Directive concernant la détermination du niveau de complexité des emplois professionnels et la gestion des emplois de complexité supérieure, le titulaire de l’emploi recevait une prime qui lui a été retirée en vertu des règles, et ce, parce que cet emploi a été évalué agent d’information de niveau de complexité standard.
La Commission estime que le Secrétariat du Conseil du trésor a agi avec impartialité lors du retrait de cette prime. En effet, l’emploi a été évalué par un comité dûment constitué par le Secrétariat selon les règles et procédures établies. La Commission a constaté que l’emploi analysé était effectivement un emploi d’agent d’information de niveau de complexité standard conformément à la Directive.
De plus, le Cadre de gestion des forums de concertation en administration, adopté en 2005, indiquait que la description de l’emploi de secrétaire de forum était la même pour chacun des forums. Il précisait également que cette description correspondait à celle d’un emploi professionnel de niveau de complexité standard et que, sous réserve du plafond salarial, le titulaire de cet emploi pourrait avoir un niveau plus élevé que celui fixé.
En juin 2009, ce cadre de gestion a été modifié et le niveau de l’emploi de secrétaire des forums n’est plus précisé. Les décisions doivent être prises dans le respect des politiques du Conseil du trésor. En outre, il est prévu que le ministère des Services gouvernementaux est désormais responsable de l’application du cadre de gestion au lieu du Secrétariat du Conseil du trésor.
Aucune disposition du cadre normatif ne prévoit la possibilité pour un cadre, dans cette situation particulière, d’occuper un emploi professionnel et de conserver son traitement de cadre.La Commission a toutefois constaté qu’à l’automne 2009, les sept emplois de secrétaire des forums étaient occupés par des cadres. Or, aucune disposition du cadre normatif ne prévoit la possibilité pour un cadre, dans cette situation particulière, d’occuper un emploi professionnel et de conserver son traitement de cadre.
Par conséquent, compte tenu de l’absence de descriptions d’emplois pour la plupart des emplois de secrétaire des autres forums et de la présence de titulaires classés à des niveaux plus élevés que celui de l’emploi, la Commission a recommandé au ministère des Services gouvernementaux de faire ou de réviser les descriptions d’emplois de tous les secrétaires de forums, d’évaluer les emplois et de pourvoir à ceux-ci, dans un délai raisonnable, par des personnes ayant le classement correspondant au niveau évalué. En outre, si le classement des personnes ne correspondait pas au niveau de l’emploi évalué, la Commission a recommandé de procéder aux actions requises tout en s’assurant du caractère impartial et équitable des décisions, et ce, dans le respect de la Loi sur la fonction publique, de la Loi sur l’administration publique et du cadre normatif. Le ministère des Services gouvernementaux est d’accord avec ces constats. Depuis, il a revu les descriptions d’emplois et en a déterminé le niveau à la classe 4 de la classification des cadres.
La Commission a effectué cinq enquêtes concernant l’évaluation de candidats lors de processus de sélection à la suite de concours de recrutement et de promotion. Quatre des cinq enquêtes ont été initiées par la Commission tandis que la cinquième faisait suite à la demande d’un candidat. Ces enquêtes concernaient des emplois de technicien, de professionnel et de cadre. Les processus de sélection ont eu lieu à la Société de l’assurance automobile du Québec, au ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale et au ministère du Revenu du Québec.
La reprise, dans un processus de sélection, d’un critère ayant déjà été retenu lors de la procédure de concours, ou l’ajout d’un nouveau critère requis pour l’emploi contreviennent à l’article 48 de la Loi sur la fonction publique.La Commission a observé que des évaluations additionnelles avaient été faites au cours des processus de sélection. Pour ce faire, divers moyens d’évaluation ont été utilisés. Ainsi, un examen pratique (exercice de groupe) portant sur des habiletés telles que l’analyse, la capacité d’adaptation, la créativité et la prise de décision a été administré à un certain nombre de candidats déclarés aptes et devait l’être éventuellement à tous les autres. Des entrevues structurées ont également été menées pour vérifier des habiletés telles que l’esprit d’équipe et le sens des relations humaines ou encore des connaissances du domaine d’activités. Enfin, un examen écrit portant sur des habiletés comme l’esprit d’analyse et de synthèse et l’habileté à rédiger a été exigé.
Selon la Commission, la reprise, dans un processus de sélection, d’un critère ayant déjà été retenu lors de la procédure de concours ou l’ajout d’un nouveau critère requis pour l’emploi, constitue une procédure qui contrevient à l’article 48 de la Loi sur la fonction publique. Cet article prévoit que l’évaluation des candidats est basée, au moment du concours, sur des critères précis – connaissances, expériences, aptitudes requises pour l’emploi - soit bien avant la constitution de la liste de déclaration d’aptitudes. Or, dans ces enquêtes, en comparant le processus du concours et celui de la sélection, la Commission a découvert que les candidats avaient à nouveau été évalués selon l’un ou plusieurs de ces critères et même en fonction de nouveaux critères.
La Commission considère que ces pratiques démontrent, d’une part, que les gestionnaires ne connaissent peut-être pas les critères retenus lors des concours et, d’autre part, qu’ils croient que la procédure d’évaluation utilisée pour les concours est insuffisante pour juger de l’aptitude des candidats.
Elle est d’avis qu’en plus de ne pas être équitables envers les personnes évaluées à nouveau, ces pratiques engendrent des coûts significatifs, notamment pour l’élaboration d’examens.
La Commission s’est déjà prononcée sur le fait qu’inviter des candidats à une entrevue de sélection ou à un entretien d’embauche est conforme à la Loi sur la fonction publique, pourvu que les gestionnaires n’effectuent pas une évaluation additionnelle des connaissances, des expériences ou des aptitudes des candidats.
À la suite de ces enquêtes, la Commission a recommandé aux ministères et à l’organisme concernés de prendre les mesures nécessaires pour s’assurer qu’il n’y ait pas, dans les prochains processus de sélection, d’évaluations additionnelles à celles effectuées lors des concours qui ont donné lieu à la constitution des listes de déclaration d’aptitudes ayant servi à la sélection des personnes.
Les ministères et l’organisme ont pris acte des constats faits par la Commission et ont reconnu avoir procédé à des évaluations additionnelles. De plus, ils ont identifié certains moyens afin que les responsables de la dotation des directions des ressources humaines et les gestionnaires ne reproduisent pas ces façons de faire qui contreviennent à la Loi.
La Commission a effectué deux enquêtes concernant le refus de l’admissibilité d’un candidat à un concours de recrutement tenu afin de pourvoir à des emplois d’agents de protection de la faune au ministère des Ressources naturelles et de la Faune, et d’un autre candidat à un concours de recrutement visant à pourvoir à des emplois d’agents de services correctionnels au ministère de la Sécurité publique.
L’objet de ces enquêtes était, notamment, de déterminer si les ministères avaient agi avec équité et impartialité lorsque fut prise la décision de ne pas admettre ces personnes aux concours et lors de la révision de cette décision. Les ministères ont vérifié leur admissibilité entre autres au regard de l’une des conditions minimales d’admission prévues aux directives de classification des classes d’emplois des agents de la paix, soit satisfaire aux exigences d’une enquête sur les bonnes mœurs et les antécédents judiciaires.
Lors de l’enquête concernant l’emploi d’agent de protection de la faune, la Commission a constaté que le Ministère n’avait pas informé le candidat qu’il pouvait demander une révision de la décision concernant son admissibilité. Le candidat avait d’abord été recruté comme occasionnel avant que les autorités ministérielles ne reçoivent le rapport d’enquête sur les bonnes moeurs et les antécédents judiciaires. À la suite d’informations complémentaires fournies par le candidat, celui-ci a été mis à pied et n’a pas été admis au concours de recrutement.
À la suite de la demande de révision du candidat, le Ministère a, pour la première fois, constitué un comité de révision d’une décision de ce type.
La Commission a décelé plusieurs lacunes relatives au processus de révision. Ainsi, elle est d’avis qu’il s’apparentait à un processus quasi judiciaire et, en l’occurrence, qu’il était inapproprié puisque la décision d’un comité de révision sur la vérification de l’admissibilité d’une personne est de nature administrative.
L’objet, le mandat et les rôles des membres d’un comité de révision d’une décision administrative doivent être pertinents et clairs pour que le processus soit transparent et équitable.En outre, la décision du comité n’a pas porté sur l’objet même de la décision qui devait être révisée, c’est-à-dire l’admissibilité du candidat, mais plutôt sur son congédiement. Enfin, la Commission a noté que le mandat des membres du comité de révision n’était pas clair, que leurs rôles étaient confus et que les membres du comité avaient été eux-mêmes mal informés de l’objet de la révision. Le candidat, bien qu’informé de la tenue d’un comité de révision, ne l’a pas été adéquatement sur son mandat, le rôle de ses membres et son fonctionnement.
Par conséquent, la Commission a recommandé au ministère des Ressources naturelles et de la Faune de reprendre la révision de la décision relative à l’admissibilité du candidat. Elle a également réitéré la recommandation qu’elle avait émise dans son rapport produit en janvier 2008 et intitulé Rapport de vérification concernant les enquêtes sur les bonnes moeurs et les antécédents judiciaires ainsi que l’examen médical exigé pour l’admission aux classes d’emploi des agents de la paix, à savoir que les ministères doivent informer les candidats de la possibilité de demander la révision d’une décision d’admissibilité.
Elle y précisait également que la considération de l’ensemble des éléments du contexte, au moment de la prise de décision, favorise le traitement équitable des candidatures. Quant au comité de révision, il doit nécessairement être composé de gestionnaires différents de ceux qui ont pris la décision initiale et à qui l’on avait donné une formation en éthique. La Commission tient à rappeler ces éléments du rapport qui s’appliquent aux enquêtes visées et qui doivent guider les ministères dans leur prise de décisions.
Enfin, le Ministère ne reprendra pas la révision de la décision à l’égard du candidat. Toutefois, il s’engage à davantage baliser ses façons de faire à l’avenir.
À la suite d’une autre enquête menée au ministère de la Sécurité publique, la Commission a constaté que le candidat avait été informé de la possibilité de demander la révision de son admissibilité et, qu’à la suite de cette demande, un comité avait été formé. Ce comité, dont le mandat était clair, a été adéquatement constitué et il a maintenu la décision de refuser la candidature. Toutefois, une enquête plus avancée a été demandée par le Ministère, lequel a mis en place un deuxième comité de révision composé de nouveaux gestionnaires connaissant bien l’emploi à pourvoir, et qui devait analyser l’ensemble de l’information obtenue. Ce comité a finalement décidé d’admettre le candidat à la classe d’emplois d’agents de services correctionnels.
La Commission n’a émis aucune recommandation relativement à cette dernière enquête puisqu’elle estime que le processus d’enquête a été suivi de manière objective, impartiale et équitable en considérant tous les éléments pertinents dans leur contexte.
À la suite de quatre enquêtes, la Commission a constaté que le ministère du Revenu du Québec ajoutait une condition d’admission à celles prévues à la Directive concernant la classification de la catégorie du personnel professionnel lors de la nomination de candidats à des emplois de vérificateur fiscal en vérification externe.
En effet, l’appel de candidatures ayant servi à tenir un concours d’agent de la gestion financière et, par la suite, à constituer une liste de déclaration d’aptitudes prévoyait les conditions minimales d’admission inscrites à la Directive. Plus précisément, il était mentionné que l’expérience pertinente pouvait compenser le diplôme universitaire exigé, en l’occurrence un baccalauréat en administration avec des concentrations particulières. Toutefois, au moment de pourvoir à un emploi, le Ministère exigeait que les candidats déclarés aptes aient l’équivalent d’un certificat universitaire en comptabilité pour être nommés à un emploi de vérificateur fiscal en vérification externe. Ce motif de refus est inacceptable à cette étape à la fois au regard de la Loi sur la fonction publique, de la Loi sur l’administration publique et de la valeur d’équité.
Dans l’appel de candidatures, les conditions d’admission ne mentionnaient aucune exigence additionnelle, ce qui veut dire que les conditions minimales d’admission devaient s’appliquer intégralement tout au long du processus.D’abord, il faut rappeler que la Directive prévoit qu’un candidat, qui a un nombre d’années de scolarité inférieur au diplôme universitaire terminal dans une discipline pertinente aux attributions du corps d’emplois, et dont l’obtention requiert un minimum de seize années d’études, est aussi admis à la condition qu’il compense chaque année de scolarité manquante par deux années d’expérience pertinente aux attributions du corps d’emplois. Or, dans l’appel de candidatures, les conditions d’admission ne mentionnaient aucune exigence additionnelle, ce qui veut dire que les conditions minimales d’admission devaient s’appliquer intégralement tout au long du processus. C’est d’ailleurs ce qui a été fait au moment de la tenue du concours. Cependant, le Ministère ne peut ajouter, dans une étape ultérieure, des exigences additionnelles qui sont au-delà des conditions minimales d’admission.
Le Ministère devait également respecter l’article 38 du Règlement sur la tenue de concours qui précise qu’une liste de déclaration d’aptitudes n’est valide que pour les utilisations annoncées dans l’appel de candidatures. Il doit alors se conformer à ce qu’il a annoncé et appliqué lors du concours, c’est-à-dire utiliser la liste de déclaration d’aptitudes pour des emplois qui requièrent des conditions minimales d’admission et tenir compte des clauses de compensation de la scolarité par de l’expérience pertinente.
La Commission a donc recommandé au Ministère de s’assurer que les processus de sélection pour pourvoir aux emplois de vérificateur fiscal en vérification externe n’en restreignent pas l’accès par des exigences additionnelles concernant la scolarité qui n’ont pas été annoncées dans l’appel de candidatures.
Le Ministère a décidé de ne pas donner suite à cette recommandation. Il soutient que la nature complexe des dossiers traités par les titulaires des emplois requiert un certificat en comptabilité et que celui-ci est une exigence minimale.
La Commission maintient qu’un certificat universitaire n’est pas une condition minimale d’admission en vertu de la Directive. Elle estime aussi que si des exigences additionnelles sont requises pour ces emplois, le Ministère doit s’assurer qu’elles sont conformes aux règles en vigueur dans la fonction publique. Ainsi, ces exigences devraient, par souci de transparence, être inscrites dans l’appel de candidatures.
La Commission a effectué une enquête sur un processus de sélection pour quatre emplois occasionnels de conseiller en affaires internationales au ministère de l’Immigration et des Communautés culturelles.
L’appel de candidatures du concours de recrutement précisait que la connaissance de l’anglais serait évaluée par un examen écrit. Par la suite, les candidats admis au concours ont été informés que la connaissance de l’anglais serait évaluée, le cas échéant, au moment de la dotation des emplois et non dans le cadre du concours. Enfin, à partir de la liste de déclaration d’aptitudes constituée, le Ministère a sélectionné vingt et un candidats sur la base de leur connaissance de l’anglais, et les a convoqués à une entrevue où il n’a toutefois pas évalué cette connaissance.
D’une part, la Commission considère que l’annonce dans l’appel de candidatures qu’un examen écrit comportera une évaluation de la connaissance de l’anglais a pu empêcher des personnes de présenter leur candidature et ainsi limiter l’accessibilité aux emplois. D’autre part, elle estime que le Ministère ne devait pas limiter la sélection aux personnes ayant mentionné une connaissance de l’anglais. Manifestement, cette connaissance n’était pas une exigence essentielle.
L’annonce, dans l’appel de candidatures, qu’un examen écrit comportera une évaluation de la connaissance de l’anglais a pu empêcher des personnes de présenter leur candidature et ainsi limiter l’accessibilité aux emplois.La Commission a recommandé au Ministère de ne plus utiliser, ni prolonger la durée de la liste de déclaration d’aptitudes constituée à la suite de ce concours de recrutement. Le Ministère en a toutefois prolongé la durée afin de pouvoir nommer de nouveau les personnes occasionnelles qui étaient à son emploi. Cependant, il n’entend plus l’utiliser pour d’autres nominations.
La Commission a procédé à des enquêtes concernant la vérification de l’admissibilité de personnes à une réserve de candidatures de conseillers ou conseillères en gestion des ressources humaines comportant des concours exigeant de trois à quatorze années d’expérience. Elle a recommandé d’admettre deux personnes à la suite de ces enquêtes.
En effet, la Commission a constaté que le Centre de services partagés du Québec (CSPQ) avait considéré pertinente une expérience de travail de conseiller en emploi pour trois personnes, compte tenu des tâches décrites dans leur offre de service. La Commission a reconnu que cette même expérience de travail était aussi pertinente pour deux autres personnes que le CSPQ a admises à la suite de ses recommandations.
La Commission a également effectué dix enquêtes sur la vérification de l’admissibilité de personnes à une réserve de candidatures constituée par le CSPQ, en février 2009, afin de pourvoir à des emplois de préposées ou préposés aux renseignements dans divers ministères et organismes.
À la suite de ces enquêtes, la Commission a recommandé au CSPQ d’admettre trois personnes et de réviser l’admissibilité de tous les candidats susceptibles d’être admissibles en fonction de la condition minimale d’admission suivante : posséder trois années d’expérience pertinente aux attributions de préposée ou préposé aux renseignements, notamment dans le domaine du service à la clientèle.
L’expérience reconnue pertinente par le CSPQ n’était pas préparatoire, mais plutôt égale ou supérieure au niveau de la classe d’emplois des préposés aux renseignements.En effet, la Commission a constaté que l’expérience reconnue pertinente par le CSPQ n’était pas préparatoire, mais plutôt égale ou supérieure au niveau de la classe d’emplois des préposés aux renseignements. Cette application n’est pas conforme à la Directive concernant la classification des emplois de la fonction publique et sa gestion, aux conditions d’admission de la classe d’emplois des préposés aux renseignements et au Guide sur la tenue de concours de recrutement et de promotion.
La Directive concernant la classification des emplois de la fonction publique et sa gestion prévoit des règles précises concernant la vérification de l’admissibilité : « Pour être admis à une classe d’emploi, un candidat doit rencontrer les conditions minimales d’admission suivantes : […] posséder l’expérience pertinente correspondant à la classe d’emploi visée; pour être reconnues pertinentes, la scolarité et l’expérience exigées aux conditions minimales d’admission doivent avoir permis l’acquisition de connaissances ou d’habiletés préalables à l’exécution des emplois du niveau de la classe visée ».
Le CSPQ a admis les trois personnes pour lesquelles la Commission a fait des recommandations. Toutefois, il n’appliquera pas la recommandation générale qui vise la révision de l’admissibilité des candidats susceptibles de l’être.
La Commission a aussi recommandé d’admettre deux personnes à des réserves de candidatures constituées par le CSPQ afin de pourvoir à des emplois d’agents d’indemnisation à la Commission de la santé et de la sécurité du travail et à la Société de l’assurance automobile du Québec et de techniciens en vérification fiscale ainsi que d’agents de recouvrement fiscal au ministère du Revenu du Québec. Le CSPQ n’avait pas tenté d’obtenir les informations complémentaires qui auraient pu rendre admissibles ces personnes à la réserve de candidatures alors qu’il aurait dû le faire. Il a admis les personnes à la suite des recommandations de la Commission.
La Commission a procédé à quatre enquêtes relativement à des désignations à titre provisoire de personnes qui n’étaient pas déclarées aptes à des emplois de cadres alors que trois des quatre requérants l’étaient.
Trois enquêtes portaient sur des emplois de cadres, classe 4 au ministère du Revenu du Québec (MRQ), au ministère des Ressources naturelles et de la Faune (MRNF) et à la Sûreté du Québec (SQ), la quatrième concernait un emploi de cadre, classe 7 au MRNF.
Les désignations à titre provisoire sont permises en vertu des directives du Conseil du trésor et des conventions collectives applicables. Toutefois, les désignations devraient être d’une durée limitée et ne pas se prolonger indûment. De plus, le processus de dotation devrait être enclenché le plus rapidement possible lorsqu’un emploi est vacant. Dans son rapport de vérification de 2007 sur les désignations à titre provisoire pour des emplois de cadres, la Commission recommandait notamment aux ministères et aux organismes de ne pas effectuer de désignations à titre provisoire qui excèdent douze mois. Elle demandait aussi d’expliquer les motifs pour lesquels les emplois vacants étaient pourvus de façon provisoire, particulièrement lorsqu’il y avait des employés déclarés aptes sur une liste de déclaration d’aptitudes. En conclusion du suivi de cette vérification effectué en 2009-2010, la Commission réitère les recommandations formulées en 2007 étant donné que les ministères et les organismes concernés n’avaient pas ou peu appliqué ses recommandations.
Concernant les enquêtes de l’année en cours, la durée des désignations à titre provisoire pour des emplois de cadres, classe 4, variait de 12 à 18 mois et les désignations étaient toujours en vigueur en mars 2010. Malgré le nombre élevé de candidats déclarés aptes sur les listes de déclaration d’aptitudes de cadres, classe 4, deux ministères et un organisme n’ont pas été en mesure de trouver un candidat qui répondait au profil recherché. L’emploi du MRNF requérait de l’expérience dans le domaine de la foresterie, alors que celui du MRQ nécessitait à la fois des habiletés particulières de gestion et des connaissances du domaine d’activités. L’emploi de la SQ, quant à lui, exigeait des connaissances variées en informatique.
Les ministères et les organismes ont souvent besoin de cadres connaissant les contenus de travail, alors que seules des habiletés en gestion ont été évaluées dans les concours centralisés.L’étude de la Commission sur les listes interministérielles de déclaration d’aptitudes pour la classe 4 du personnel d’encadrement, effectuée en mars 2009, soulignait d’ailleurs que les ministères et les organismes ont souvent besoin de cadres connaissant les contenus de travail, alors que seules des habiletés en gestion ont été évaluées dans les concours centralisés.
Bien que les ministères et l’organisme sur lesquels portaient les enquêtes soient préoccupés par la durée des désignations qui sont toujours en vigueur, ils comptent sur la tenue d’un nouveau concours visant à pourvoir à des emplois de cadres, classe 4, et sur la constitution de la liste de déclaration d’aptitudes qui en découlera pour effectuer les nominations.
Par ailleurs, l’emploi de cadre, classe 7, au MRNF était occupé par intérim depuis près de quatre ans par une personne qui n’était pas inscrite sur une liste de déclaration d’aptitudes. Malgré ses efforts, le Ministère n’avait pas encore réussi à pourvoir à cet emploi de manière permanente, soit parce que les candidats pressentis ont refusé l’emploi ou parce qu’ils ne répondaient pas au profil recherché. De toute manière, la durée de cette désignation à titre provisoire est excessive. Depuis, le Ministère a mis fin à la désignation à titre provisoire et a nommé la personne qui avait été désignée à la suite d’un concours pour lequel elle avait été déclarée apte.
Il est toujours pertinent de rappeler de nouveau que les ministères et organismes ont l’obligation de fournir les informations nécessaires pour faire comprendre le bien-fondé de leurs décisions.Bien que la Commission soit consciente que les gestionnaires, et particulièrement les représentants des directions des ressources humaines, répondent à de très nombreuses demandes d’explications sur des motifs de refus relatifs à divers sujets, elle considère qu’il est toujours pertinent de rappeler de nouveau que les ministères et les organismes ont l’obligation de fournir les informations nécessaires pour faire comprendre le bien-fondé de leurs décisions.
Ainsi, la Commission a effectué cinq enquêtes à la demande de personnes n’ayant pas obtenu une information suffisante sur les motifs du refus de leur candidature ou sur d’autres décisions visant des emplois d’agent de la paix, de personnel de bureau, de technicien et de cadre.
La première enquête concerne le refus d’une candidature pour une mutation à la suite d’un examen médical requis aux conditions minimales d’admission de la classe d’emplois. La personne n’avait pu obtenir du ministère de la Sécurité publique les informations demandées quant à sa condition médicale, et ce, au regard des exigences requises pour l’emploi. À la suite de la recommandation de la Commission, le Ministère a offert à la personne de lui fournir les explications demandées, mais celle-ci n’a finalement pas donné suite à cette offre.
La seconde enquête a trait au refus d’une candidature lors d’un processus de mutation à la suite d’une entrevue de sélection. La personne a été informée que ce refus reposait sur des références négatives sans lui en préciser la nature, l’empêchant ainsi de faire valoir son point de vue. Les lacunes constatées n’avaient pas été mentionnées à l’employé, ni verbalement ni dans une évaluation écrite de son rendement. La Commission a recommandé à l’organisme, d’une part, de mieux informer la personne des motifs de refus et, d’autre part, d’identifier le moyen approprié afin que ses gestionnaires consignent par écrit leur appréciation du comportement et les résultats des employés, particulièrement lorsque des lacunes ont été observées. Ainsi, le cas échéant, les références seront documentées et pourront être utilisées ultérieurement de façon plus objective. La Régie de l’assurance maladie du Québec a appliqué avec célérité la première recommandation. Quant à la seconde recommandation, la Régie a mis en place un projet institutionnel qui comprend des aspects relatifs à la gestion du rendement. De plus, elle poursuit certaines démarches tels une offre d’ateliers sur le sujet aux gestionnaires de la Régie et un rappel d’un guide pratique qui leur est destiné.
Une troisième enquête concerne le congédiement d’un employé occasionnel qui n’a reçu qu’une explication très sommaire des motifs justifiant cette mesure. La Société de l’assurance automobile du Québec a communiqué à la personne les motifs de sa fin d’emploi.
Une quatrième enquête concerne le refus d’une candidature après une entrevue de groupe dans un processus de sélection. La personne désirait obtenir une rétroaction sur le résultat de l’entrevue. La Société de l’assurance automobile du Québec a appliqué la recommandation de la Commission en fournissant à la personne les explications sur les profils des emplois, l’information sur les éléments observés lors de l’entrevue relativement à chacun des profils ainsi que sur son résultat.
Enfin, la Commission a constaté, lors de la dernière enquête, qu’à la suite de la présentation de sa candidature à une offre d’affectation et de promotion au ministère du Revenu, une personne a reçu une lettre imprécise du Ministère concernant l’appréciation de sa candidature. Le Ministère a refusé de communiquer avec cette personne pour lui donner plus d’information. Toutefois, il est en voie de réviser le contenu des lettres transmises à la suite des offres d’affectation ou de mutation afin que le message ne comporte aucune ambiguïté quant au motif de refus.
La Commission est d’avis que chaque personne visée par une décision doit être adéquatement informée pour être en mesure de la comprendre et d’en apprécier le caractère équitable et impartial. Toute personne a le droit de connaître les motifs qui justifient des décisions importantes prises à son égard en matière de gestion des ressources humaines, qu’il s’agisse de refus pour un emploi, de décisions prises à différentes étapes d’un processus ou d’un congédiement. Cela est d’autant plus justifié lorsque le gestionnaire dispose d’un pouvoir discrétionnaire. En outre, la Commission considère que, bien qu’à la suite de son intervention, une personne soit informée de certains aspects d’une décision, il demeure qu’un ministère ou un organisme a la responsabilité de fournir l’information de la façon la plus appropriée au regard du contexte applicable.