Séance d'échanges et d'information

Qu’est-ce que c’est?

La séance d’échanges et d’information est une rencontre, animée par un membre du personnel de la Commission, à laquelle participent la personne qui a déposé un recours en matière de promotion et des représentants de l’employeur. Elle concerne exclusivement ce type de recours. Cette séance peut avoir lieu à distance, en mode visioconférence.

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Est-ce que vous devez assister à la séance d'échanges et d'information?

Vous êtes tenu d'assister à la séance d'échanges et d'information, car elle constitue une étape préalable à l’audience (à moins qu’un juge administratif décide qu’il n’y a pas lieu de la tenir).

Si vous êtes dans l’impossibilité d’assister à la séance d'échanges et d'information, vous devez justifier par écrit et sans délai votre demande de remise, laquelle ne sera accordée que si un motif sérieux est invoqué et si l'intérêt de la justice le requiert. La Commission jugera de sa recevabilité et, le cas échéant, elle convoquera à nouveau les deux parties pour les informer de la nouvelle date de la séance d'échanges et d'information. Si la Commission refuse votre demande de remise, la date de la séance est maintenue.

Toutefois, si vous ne vous présentez pas à la séance d'échanges et d'information à laquelle vous avez été convoqué, et que vous n’avez pas informé la Commission d’un motif valable justifiant votre absence, la Commission peut décider du recours, notamment en le rejetant.

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Quels sont ses avantages?

Cette rencontre est l’occasion pour vous d’obtenir des explications relativement au processus de qualification en vue de la promotion auquel vous avez participé, et d’exprimer votre point de vue.

Grâce à l’information recueillie, vous serez également en mesure de préciser vos prétentions et les conclusions recherchées, et ainsi de circonscrire les éléments sur lesquels portera l’audience, le cas échéant.

Vous pouvez également décider de vous désister de votre recours, en considérant les renseignements obtenus.

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Comment y avoir accès?

La décision de tenir une séance d’échanges et d’information est prise par un juge administratif. Les parties sont alors convoquées. Si le juge administratif décide qu’il n’y a pas lieu de tenir une telle séance, le recours est inscrit au rôle d’audience de la Commission. Dans certains cas, le juge administratif peut décider de rendre une décision « sur dossier », c'est-à-dire sans tenir d'audience.

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Comment se préparer?

La meilleure façon de vous préparer à une séance d’échanges et d’information est de mettre par écrit les questions que vous vous posez par rapport au processus de qualification en vue de la promotion et qui sont à l’origine de votre recours. Ainsi, vous aurez l’assurance de faire le tour de tout ce qui vous semble irrégulier ou illégal dans la procédure à laquelle vous avez participé.

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Faut-il être représenté?

Lors d’une séance d’échanges et d’information, il n’est pas nécessaire d’être représenté. Si vous choisissez de l’être, vous devrez payer les honoraires de votre avocat.

Si vous êtes membre d’une association ou d’un syndicat, vous pouvez vous informer pour connaître les types d’accompagnement offerts.

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Y a-t-il des frais?

La Commission n'exige aucuns frais pour la séance d’échanges et d’information.

Concernant votre rémunération et les frais remboursés lorsque vous êtes convoqué par la Commission, vous pouvez consulter la Directive concernant les conditions de travail des fonctionnaires document (article 7 de la sous-section 3 – Conditions de travail applicables à l’occasion d’un recours ou d’une plainte devant la Commission de la fonction publique).

En résumé, sachez que, lorsque vous êtes convoqué par la Commission, vous avez droit de recevoir votre traitement durant la période pendant laquelle votre présence est requise, ainsi que d’être remboursé pour les frais engagés pour vos déplacements. Vous devez cependant consulter votre direction des ressources humaines pour connaître les détails et les modalités de remboursement.

Il est important de noter que vous n’avez pas droit à votre traitement ni au remboursement de vos frais de déplacement pour vous préparer, s’il y a lieu,  en vue de la séance d’échanges et d’information proprement dite. En cas de doute, vous pouvez communiquer avec le greffe de la Commission.

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Comment se déroule la séance d'échanges et d'information?

Si la Commission a reçu plusieurs recours concernant la même étape d’un processus de qualification, d’autres appelants, accompagnés ou non de leur avocat, peuvent y participer simultanément1.

L’animateur vous rencontre d’abord en aparté, dans une salle réservée à cet effet. Il vous explique le déroulement de la séance et répond à vos questions. Une autre salle est mise à la disposition des représentants du ministère ou de l’organisme concerné.

La séance proprement dite se déroule dans la salle d’audience et débute par la lecture de l’ordre du jour. La parole est ensuite donnée aux représentants du ministère ou de l’organisme. Ceux-ci fournissent des explications, des renseignements et des documents concernant la procédure d'admission ou d'évaluation du processus de qualification en vue de la promotion. Vous pouvez aussi fournir des explications, apporter des précisions, déposer des documents et poser des questions.

Vous avez accès à l’information ou aux documents qui contiennent des renseignements pertinents sur la procédure que vous contestez.

Toutefois, si le moyen d’évaluation a été certifié2, l’accès aux documents pourra être limité à certains d’entre eux.

De plus, parmi les documents auxquels vous avez accès, certains pourraient, sur demande des représentants du ministère ou de l’organisme concerné, avoir fait l’objet d’une ordonnance interdisant ou restreignant leur divulgation, publication ou diffusion parce qu’il a été démontré qu’il est de l’intérêt de la bonne administration de la justice qu’ils demeurent confidentiels (ex. : questionnaire ou grille de correction d’un examen).

Si c’est le cas, vous devez vous engager à ne pas reproduire ou reconstituer ces documents de quelque façon que ce soit et à ne pas en divulguer le contenu. Vous devez également vous engager à remettre intégralement les documents confidentiels avant de quitter la salle mise à votre disposition pour les consulter.

1- Si vous désirez que votre dossier soit traité individuellement, vous devez en faire part à la personne qui anime la séance avant le début de celle-ci.

2- Les moyens d’évaluation certifiés sont peu nombreux (voir la rubrique Certification). Le cas échéant, les éléments certifiés d’un moyen d’évaluation sont le contenu de l’examen, les critères évalués ainsi que la grille et les modalités de correction. Étant donné que ces éléments ne peuvent être le sujet d’un recours devant la Commission (article 115 de la Loi sur la fonction publique), l’information et les documents qui s’y rapportent ne sont pas accessibles au cours d’une séance d’échanges et d’information.

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Quelle est la durée de la séance d’échanges et d’information?

La durée de la séance est variable. Elle peut être de quelques heures à une journée, selon la complexité du sujet et le nombre d'appelants (certains recours peuvent être regroupés).

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Quel est le délai pour préciser vos prétentions et les conclusions recherchées?

Dans les 10 jours suivant la séance d’échanges et d’information, vous devrez préciser par écrit à la Commission vos prétentions et les conclusions recherchées de façon suffisamment détaillée pour permettre à la partie responsable du processus d'évaluation de se préparer à y répondre à l'aide du formulaire de précision des prétentions et des conclusions recherchées.

Au moment de l’audience, le juge administratif peut autoriser l’ajout d’une prétention ou d'une conclusion recherchée à celles qui ont été précisées à la suite de la séance d'échanges et d'information.

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Que faire si vous changez d'idée?

Peu importe les raisons, si vous désirez mettre un terme à votre recours, vous pouvez le faire en tout temps. Le désistement d’un recours doit être déposé à la Commission, par écrit ou en ligne.

Le désistement d’un recours entraîne la fermeture de votre dossier sans autre avis ni délai.

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